15 bedste Microsoft Word-tip og tricks

Microsoft Word er den perfekte app, der er nem at komme i gang med, men som har en masse læringsfunktioner. I denne guide vil jeg lede dig gennem nogle af de bedste Microsoft Word-tip og tricks. Dette vil være meget praktisk, hvis du redigerer dokumenter hver dag.

Word er fortsat et af Microsofts mest værdifulde og ældste værktøjer. Gennem årene har softwaren udviklet sig til blandt andet at skabe komplekse tabeller og diagrammer, resuméer, flyers og nyhedsbreve. Du kan bruge disse bedste tips og tricks til at skære ned på den tid, du bruger på MS Word, og gå videre til den næste opgave på din liste.

15 bedste Microsoft Word-tip og tricks

Det mest populære tekstbehandlingsprogram, der bruges af maskinskrivere over hele verden, er Microsoft Word. Når du skriver en rapport, en historie, et essay eller hvad du ellers arbejder på, er programmet fyldt med alle mulige funktioner, som du måske aldrig støder på. Jeg præsenterer et par af mine yndlingstricks for at hjælpe dig med at opdage nogle af de mindre kendte stykker software. Her er femten tips og tricks, der gør dig til en Microsoft Word-guide:

1. Brug dine egne skrifttyper og stilarter
2. Bestem dit dokuments læsbarhedsstatistikker
3. Fremhæv et tilbud ved at klikke
4. Brug automatisk opdatering af dato og klokkeslæt
5. Slip af med uønsket formatering.
6. Indsæt skærmbillede
7. Få dit dokument til at tale
8. Fjern Toolbar Ribbon
9. Beskyt dit dokument
10. Konverter Word til PDF
11. Brug skabeloner for at spare tid.
12. Importer, formater og rediger billeder
13. Slet ord med et enkelt tastetryk
14. Tilføj bogmærker til et dokument
15. Kombinere og flette dokumenter

Lad os prøve dem én efter én.

1] Klik på Brugerdefinerede skrifttyper og typografier

Et af de vigtige tips til at arbejde med Word er at justere skriftstørrelsen og stilen. Word viser tekst i 12-punkts Calibri-skrifttype som standard. Hvis du ændrer skrifttypeindstillingerne, kan du ændre dit dokuments udseende.

Der er to måder at ændre skriftstørrelsen og stilen på:

• Før du indtaster noget, kan du foretage ændringer i indstillingerne.
• Når du har skrevet teksten, kan du også justere tekstens størrelse og stil.

Du kan ændre dette i øverste venstre hjørne af skærmen ved at gøre følgende:

• På venstre side af fanen Hjem vil du se Font- gruppen.

• Bare klik og træk markøren for at vælge den tekst, du vil ændre.
• Derefter kan du ændre skrifttypen ved hjælp af rullemenuerne i Font- gruppen.
• Vælg en ny skrifttype , og skift størrelsen.

I realtid vil du se, hvordan Word opdaterer din tekst. Dette gør det til et af de mest populære tips til Microsoft Word – det er en simpel justering, der giver betydelige resultater!

2] Bestem dit dokuments læsbarhedsstatistikker

Word kan også vurdere kompleksiteten af ​​din skrivestil, udover stavning og grammatik. Passer din skrivestil for eksempel til niveauet af forståelse hos femteklasser eller personer med en videregående uddannelse? Du har intet at bekymre dig om. Word beregner din score på en 100-punkts skala med Flesh Reading Ease Test. Som en generel regel, jo højere procentdel på skalaen, jo lettere er den at forstå. Dokumentation fra kontoret siger normalt, at scoren skal være over 60.

Flesh-Kincaid Grade Level-testen angiver også den karakter, din tekst er skrevet til, og ifølge Microsofts dokumentation bør du sigte efter mellem 7.0 og 8.0.

Her er proceduren for at aktivere denne funktion:

• Åbn Word > Gå til Filer > Indstillinger > Vælg stavning
• Under overskriften Ved rettelse af stavning og grammatik i Word > Marker afkrydsningsfeltet Kontroller grammatik med stavning.
• Marker derefter Vis læsbarhedsstatistikker > Klik på OK.
• Når du har aktiveret denne funktion, skal du åbne den fil, du vil udforske.
• Tryk på F7 , eller vælg Oversigt > Stavekontrol og grammatik.

Word viser læseniveauet for dit dokument efter kontrol af grammatik og stavning.

3] Fremhæv et tilbud med et enkelt klik

Du vil måske vælge en stor del af dokumentet for at ændre skrifttype, tekstfarve osv. Den sædvanlige måde at flytte markøren over en tekstblok på er at trække markøren, men det kan være tidskrævende, især når tekstblok er stor og strækker sig over flere sider.

For at gøre dette hurtigt, følg disse trin:

• Klik på begyndelsen af ​​den tekstblok, du vil fremhæve.
• Hold Shift-tasten nede , og rul ned til slutningen af ​​tekstblokken.
• Alt vil blive fremhævet, når du klikker på slutningen af ​​teksten. Du kan derefter foretage enhver handling, du har brug for.

Hvis du vil markere hele dokumentet, kan du gøre det ved at trykke på Ctrl + A.

4] Brug automatisk opdatering af dato og klokkeslæt

Bruger du det samme dokument igen og igen, så længe du kun ændrer nogle få nøgledetaljer? Et smart trick er at lade Word automatisk opdatere datoen, hvis dokumentet indeholder klokkeslæt og dato.

For at indsætte en dato, der automatisk opdateres, kan du følge disse trin:

• Åbn Word > klik på fanen Indsæt.
• I tekstgruppen > klik på Dato og tid.
• Vælg det ønskede format i dialogboksen Dato og klokkeslæt .
• Marker derefter feltet Opdater automatisk .

Datoen indsættes som et felt og opdateres automatisk.

5] Slip af med uønsket formatering

Det er nemt at ødelægge formateringen af ​​et dokument, især hvis det er blevet kopieret og indsat fra en anden kilde. Derfor bør du kontrollere og rette enhver forkert formatering for at gøre dit dokument mere attraktivt og præsentabelt. Du skal vende det tilbage til standardformatet som vist i skrifttypegruppen på fanen Hjem på båndet. For at gøre dette skal du følge nedenstående trin:

• Fremhæv den stødende tekst, og tryk på Ctrl+Mellemrum.
• Du kan også bruge knappen ” Slet alt formatering ” for at slippe af med formateringen af ​​den valgte tekst.

Det er alt.

6] Indsæt skærmbillede

Tilføjelse af en visuel repræsentation eller et link til indholdet af en artikel eller anmeldelse tilføjer nogle gange dybde. Sådan kan du bruge skærmbilledefunktionen i MS Word til at tage et skærmbillede og tilføje vægt til dit indhold. For at gøre dette skal du følge disse trin:

• Åbn Word > Klik på fanen “Indsæt”.
• Klik på indstillingen Skærmbillede i illustrationsgruppen i båndgruppen .
• Muligheden for at beskære skærmen vises .
• Hvis du klikker på den, kommer du til den side, du vil tage et skærmbillede af.
• Træk musen til det ønskede billede.
• En kopi af skærmbilledet vil automatisk blive tilføjet til dit dokument.

Dette er alt.

7] Få dit dokument til at tale

Word har en interessant funktion, der giver dig mulighed for at læse tekst i et dokument gennem din computers højttalere. Det hører ikke til båndet, så det skal tilføjes til værktøjslinjen Hurtig adgang. Følg disse trin for at få dine dokumenter til at tale:

• Åbn Word > Klik på Filer på båndet > Klik derefter på Indstillinger i menuen i venstre side af skærmen.
• Klik på Hurtig adgangsværktøjslinje > Skift rullemenuen fra populære kommandoer til alle kommandoer. Vent et par sekunder på, at listen over kommandoer opdateres.
• Rul ned til Tal > tryk på Tilføj.
• I linjen med hurtig adgang over båndet vil du se Tale-ikonet. Det ligner en tom taleboble.
• Vælg noget tekst > Klik derefter på Tal- ikonet, og efter et par sekunder vil du høre den talte tekst.

Du kan oprette en lydbog fra et dokument. Dette ville være meget nyttigt i en præsentation, hvor dit publikum skal forstå alle punkterne i et dokument, før de går videre til næste afsnit.

Det er ofte mere effektivt for et publikum at lytte til det talte ord end at læse noget, hvor de kan springe linjer over og komme til fejlagtige konklusioner.

8] Fjern Toolbar Ribbon

Den grå værktøjslinje øverst i Word kaldes båndet.

Hvis du vil skrive uden afbrydelse, kan du skjule værktøjslinjens bånd øverst i dit dokument ved blot at trykke på Ctrl + F1 tastekombinationen på dit tastatur. Når du er færdig med dit arbejde, kan du trykke på Ctrl + F1 igen for at få det tilbage til syne.

9] Beskyt dit dokument

Det er sandsynligt, at du har lagt meget arbejde i at skabe et komplekst dokument, og du vil måske ikke have, at dine kolleger skal kunne foretage ændringer, eller du vil måske kun have, at de skal kunne foretage visse ændringer, såsom at indsætte kommentarer .

Hvis dokumentet er tilgængeligt i et flerbrugermiljø, kan du også tildele en adgangskode til det, så kun autoriserede brugere kan åbne det. Microsoft Word har en række indbyggede sikkerhedsfunktioner, der kan hjælpe med at kryptere din tekst. Følg nedenstående trin for at få adgang til beskyttelsesindstillingerne:

• Klik på Filer > Info > Beskyt dokument.
• Du kan vælge Begræns redigering, Krypter med adgangskode eller Begræns adgang fra rullemenuen.

Ved at vælge “Krypter med adgangskode” kan du kontrollere tilladelser til visning og redigering .

10] Konverter Word til PDF

Bruger du stadig tredjepartssoftware til at konvertere Word-dokumenter til PDF-filer? Nå, nu kan du simpelthen konvertere dit Word-dokument til PDF med nogle få trin i stedet for på den gammeldags måde:

• Åbn det dokument, du vil gemme som PDF .
• Gem dokumentet ved at klikke på fanen Filer > klik på fanen Gem som, dialogboksen Gem som vises.
• Klik på rullelisten Gem som type > vælg PDF-indstillingen .
• Sørg for, at indstillingen Åbn fil efter udgivelse er markeret eller valgt.
• Klik på indstillingen Gem.

Dette vil være dit PDF-dokument.

11] Brug skabeloner for at spare tid.

Der er mange skabeloner tilgængelige i Microsoft Word, lige fra CV’er til nyhedsbreve. Det meste af det hårde arbejde – formatering, layout osv. – er allerede gjort for dig, hvis du starter med en skabelon. Følg disse trin for at komme i gang med en skabelon:

• Start Word > Klik på Ny.
• Under indstillingen Blank Document , vil du se miniaturevisninger af nogle af de skabeloner, du kan vælge imellem.
• Skabelonerne vist ovenfor er blot nogle af de muligheder, der er tilgængelige online.
• Hvis du leder efter noget specifikt, skal du klikke hvor der står Søg online skabeloner og indtaste et søgeord – f.eks. CV . Tryk derefter på Enter på dit tastatur.

Det er alt.

12] Importer, formater og rediger billeder

Du kan tilføje billeder til dine dokumenter ved at gøre følgende:

• Start Word. Klik på fanen Indsæt på båndet.
• Klik derefter på Billeder > Denne enhed.
• Find det ønskede billede. Klik derefter på Indsæt for at tilføje det til dokumentet.
• Du kan også vælge lagerbilleder eller onlinebilleder fra Indsæt > Billeder > Onlinebilleder.

I de fleste tilfælde skal du gøre noget arbejde for at få dine billeder til at se deres bedste ud. Som standard placerer Word dine billeder, så de er justeret med din tekst, men dette er muligvis ikke det bedste valg. Følg disse trin for at løse dette:

• Højreklik på billedet og vælg ” Tekstombrydning ” for andre muligheder. Square er en god mulighed, fordi det giver dig mulighed for at trække billedet hvor som helst og vikle tekst omkring det.
• Klik på dit billede og derefter fanen Billedformat på båndet for flere billedredigeringsmuligheder.
• Du kan f.eks. vælge en ramme, en skygge eller en effekt i Picture Styles eller klikke på ” Crop ” for at fjerne uønskede områder af billedet.

13] Slet ord med ét tastetryk

Vil du slette et stort stykke tekst? I stedet for at holde tilbagetasten nede, skal du holde CTRL nede og derefter trykke på tilbagetasten på dit tastatur.

Ved at gøre dette, i stedet for kun at fjerne ét tegn, fjernes ét ord hver gang du trykker på tilbagetasten. Takket være dette kan du slette bidder af tekst med lynets hast.

14] Tilføj bogmærker til et dokument

Når du arbejder med store dokumenter, er bogmærker meget praktiske. Du kan bogmærke enhver del af et dokument og navngive bogmærket, så det kan bruges til at søge efter specifik tekst. Navnet på bogmærket vises ikke i selve dokumentet.

Følg disse trin for at tilføje et bogmærke:

• Du kan oprette et bogmærke ved at placere markøren, hvor du vil have det vist.
• Klik på fanen Indsæt på båndet > Klik på bogmærkeikonet i gruppen Links .
• Du vil blive bedt om at give dit bogmærke et navn i et pop op-vindue.
• Bare klik på ” Tilføj “-knappen for at tilføje et bogmærke til dit dokument.
• Tryk nu på F5 for at finde bogmærket i dokumentet.
• Knapperne Gå til og Find og Erstat vises i pop op-vinduet.
• Vælg ” Bogmærke ” på den første liste > Vælg derefter det bogmærkenavn, du ønsker, fra rullelisten.
• Klik på “Go” .

15] Sammenlægning og konsolidering af dokumenter

Office 365 tilbyder en Word-funktion, der giver enhver mulighed for at flette og flette flere dokumenter til en enkelt fil. Dette er utrolig praktisk for dem, der modtager dokumenter fra flere kilder og har brug for at præsentere dem til mødet som ét dokument.

Konklusion

Selvom Microsoft Word er meget udbredt, er dets bedste funktioner ukendte for de fleste brugere. Jeg håber, at dette indlæg var nyttigt, og nu kender du nogle af de bedste Microsoft Word-tip og tricks, der vil spare dig for en masse tid, især hvis du arbejder med et stort og komplekst dokument.