8 nemme måder at dele Outlook-kalender med andre
Vil du dele din kalender med kolleger og andre mennesker på din arbejdsplads, men ved du ikke, hvordan du gør det? Bare rolig; I denne artikel vil vi diskutere nemme måder at gøre kalenderdelingsprocessen til en leg for dig.
Følg alle trinene nævnt i artiklen, da de er givet for at undgå muligheden for enhver fejl. Trinnene i denne artikel fungerer godt i Office 365 og post-2013 versioner af Outlook, så du kan dele din Outlook-kalender med andre.
Hvad er Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook er en alsidig software, der tjener en række formål, herunder at samarbejde med andre for at markere begivenheder, sætte påmindelser om vigtige begivenheder, planlægge aftaler og meget mere.
Microsoft Office inkluderer Office 365-mapper. Det bruges hovedsageligt til at udveksle e-mails (med e-mail-tjenester som @Gmail, @hotmail, @msn osv.) med teammedlemmer via kommunikation med Microsoft-servere.
Funktioner såsom deling af e-mailkalender og styring af vigtige opgaver gør Outlook til en vigtig del af enhver virksomhed.
- Trin til at dele din nye kalender i Microsoft Outlook
- Trin til at dele din kalender med en arbejdskollega
- Hvordan får jeg vist en kalender, der er delt med mig af en kollega?
- Trin til at dele din kalender med nogen uden for din organisation
- Hvordan får jeg adgang til en kalender, der er blevet delt med en person uden for min organisation?
- Hvordan får jeg adgang til den delte kalender, hvis jeg bruger tredjepartssoftware?
- Hvem har adgang til din kalender, og hvilke tilladelser har de?
Når du deler en Outlook-kalender, er der to mulige situationer. Først kender du den person, du vil sende denne kalender til. Et andet scenarie er, når en bruger deler en kalender uden for din organisation.
Vi vil se på, hvordan du griber begge situationer an med de følgende trin.
Trinene til at dele en Outlook-kalender, du kender eller arbejder i samme organisation, er enkle.
1. Åbn Outlook-skrivebordsprogrammet.
2. Hvis du har flere konti registreret med din kontorpakke, skal du sørge for, at du kun vælger kalenderen fra den korrekte Microsoft-konto.
3. Klik på fanen Hjem. Klik på Del kalender, og vælg den ønskede kalender.
4. Gå til fanen “Tilladelser” og klik på “Kalenderegenskaber”. Det vil vise dig en liste over brugere, der kan få adgang til din kalender.
5. Ifølge standardindstillingerne kan alle, der arbejder i samme virksomhed, kun se tidsplanen, når du har travlt, intet mere.
6. Konfigurationerne varierer dog fra organisation til organisation. Derfor vil vi fokusere på, hvordan du kan dele det med én bruger, der arbejder med dig.
7. Klik nu på knappen “Tilføj” for at give nogen adgang til din kalender.
8. Dernæst vil du se din adressebog på displayet. I henhold til standardindstillingerne vil den vise dig en liste over brugere fra din organisation.
9. Hvis den ønskede bruger ikke er på listen, kan du aktivere den ved at klikke på knappen Tilføj. Klik på OK.
- Når du har tilføjet brugeren, skal du klikke på OK. Din kalender vil ikke være tilgængelig for denne person.
10. Det valgte brugernavn vil blive vist i tilladelsesvinduet. Som standard vil de være indstillet til “Kan se alle detaljer”.
Denne indstilling kan konfigureres og ændres til enhver tid, som du ønsker det.
- Klik på fanen “Hjem”.
- Vælg Tilføj kalender.
- Klik på Åbn delt kalender.
- Derefter åbnes et vindue. Indtast navnet på den bruger, hvis delte kalender du vil se, og klik på OK.
Du kan nu få adgang til alle denne brugers delte kalendere på listen Delte kalendere.
Processen for at dele en kalender med en person, der arbejder i en anden organisation, er ikke meget anderledes.
1. Åbn programmet OutlookDesktop.
2. Åbn den kalender, du vil dele.
3. Hvis du har flere Microsoft-konti på din enhed, skal du sørge for, at du kun vælger kalenderen fra den korrekte Microsoft-konto.
4. Klik på Hovedmenu. Klik på Del kalender.
5. Derefter åbnes et vindue med kalenderegenskaber. For at dele din kalender med en bruger, der ikke er på listen, skal du klikke på Tilføj i dialogboksen Tilføj brugere.
6. Du kan se en liste over brugere, der i øjeblikket kan se din Outlook-kalender.
7. Derefter vil din adressebog blive vist på skærmen. Herfra skal du vælge “Kontakter”. Alle eksterne kontakter, der er gemt i din adressebog, vil blive vist på listen.
8. Men hvis du opdager, at den bruger, du ønsker, ikke er på denne liste, skal du først tilføje denne bruger. Tilføj denne bruger, og klik på OK. Din kalender vil blive delt.
9. Den bruger, du valgte, vil blive inkluderet i tilladelsesvinduet. Som standard vil de være indstillet til “Kan se alle detaljer”.
Denne mulighed kan opdateres eller ændres til enhver tid efter eget skøn.
Det er vigtigt at bemærke her, at personer, der arbejder uden for din organisation, ikke kan tildeles “Delegeret” eller “Kan redigere”-rettigheder.
Dette er forskelligt fra den sædvanlige måde at få adgang til en delt kalender på.
Processen for at se en delt kalender af en person uden for din organisation er lidt anderledes.
Følg nedenstående trin for at få adgang til den delte kalender som modtager.
- Klik på Accepter og se kalender.
- Du vil blive omdirigeret til det officielle Outlook-websted.
- Du skal være logget ind på din konto for at se den delte kalender.
Metoderne nævnt i artiklen er ikke direkte anvendelige, hvis du ikke har Outlook og bruger alternativ software.
Processen er lidt tidskrævende, da den kræver et par ekstra trin. Vi vil forklare ved at tage et link til Google Kalender. Dette skyldes, at det er en af de mest populære kalendersoftware, der findes på markedet lige nu.
Trinene er dog lige gyldige for enhver anden kalendersoftware, du bruger.
- Åbn Gmail (eller hvilken e-mail-tjeneste du bruger), og log ind på din e-mail-konto.
- Åbn e-mailen med invitation til deling.
- Du vil se en ny e-mail åben. Højreklik på indstillingen “Denne URL” i nederste højre hjørne af e-mailen.
- Vælg Kopier linkplacering.
- Log ind på din Google Kalender.
- Klik på de tre prikker ud for Tilføj kalender.
- Vælg Fra URL.
- Indsæt den URL, du kopierede.
- Klik på Tilføj kalender.
Kalenderen vises ikke på listen “Andre kalendere” i venstre side af skærmen.
7. Hvem har adgang til din kalender, og hvilke tilladelser har de?
Når du deler en kalender, har du flere detaljeringsniveauer at vælge imellem.
- Kan se, når jeg er optaget: Dem med dette adgangsniveau i din kalender vil kun se, når du er til stede.
- Kan se titler og lokationer: Brugere med dette tilladelsesniveau kan se din tilgængelighed, indhold og mødesteder.
- Kan se alle oplysninger. De, der har dette adgangsniveau i din kalender, kan se alle dine aftaledetaljer, ligesom du kan.
Konklusion
Dette bringer os til slutningen af denne artikel. I denne artikel talte vi om, hvordan du deler din kalender med folk i og uden for din organisation.
Vi diskuterede, hvordan du kan se delte kalendere. Vi har også forklaret, hvordan du kan give tilladelse til andre brugere efter behov.
FAQ
Du kan til enhver tid tilbagekalde tilladelsen til at få adgang til din kalender fra enhver. Vær opmærksom på, at Microsoft 365- og Outlook-brugere kan tage lidt tid at opdatere visningstilladelserne for din kalender.1. Vælg Kalender.2. Klik på Hjem. Vælg kalendertilladelser.3. På fanen tilladelser finder du en liste over brugere, der kan få adgang til denne kalender. Vælg det brugernavn, du vil fjerne, og klik på Fjern.4. Klik på knappen OK.
Der er tre mulige forklaringer på meddelelsen “Denne kalender kan ikke offentliggøres”.– Den angivne e-mail-adresse er ugyldig.– Dette er en Microsoft 365-gruppe-e-mailadresse.
En af hovedårsagerne til, at folk vælger at dele kalendere via e-mail, er, at du med denne metode kan sende dem en statisk kopi af kalenderen. Du kan også angive perioden for det specifikke datointerval, du vil dele. Dette vil holde dine planlagte opdateringer sikre og private. Ved at bruge denne metode kan du sikre dig, at modtageren modtager et øjebliksbillede af din kalender.
Skriv et svar