Les meilleurs trucs et astuces Microsoft Teams que vous devriez connaître

Utilisez-vous Microsoft Teams sur vos appareils ? Votre entreprise utilise-t-elle Microsoft Teams pour des réunions ou des visioconférences ? Si vous ou votre entreprise l’utilisez, il existe divers conseils Microsoft Teams que peu de gens connaissent. Dans cet article, nous avons essayé de vous proposer certains des meilleurs trucs et astuces de Microsoft Teams pour vous aider à tirer le meilleur parti de cette puissante application d’organisation.

Les meilleurs trucs et astuces Microsoft Teams que vous devriez connaître

Voici une liste des meilleurs trucs et astuces Microsoft Teams qui seront couverts dans cet article :

1. Modifier la notification d’invitation au calendrier dans Microsoft Teams
2. L’icône de partage n’est pas disponible dans Teams
3. Inviter des participants externes à une réunion Teams
4. Rejoindre une réunion Microsoft Teams avec un compte
5. Inviter toute l’équipe à une réunion d’équipe
6. Éteignez la caméra dans Microsoft Teams
7. Obtenir une liste des participants à la réunion dans les équipes
8. Comment puis-je me connecter à une réunion Microsoft Teams ?
9. Comment trouver une entrée dans Microsoft Teams ?
10. Créer un lien hypertexte pour une réunion d’équipe Microsoft
11. Faire d’un participant le présentateur lors d’une réunion dans Teams

Assurez-vous de passer en revue chacun d’entre eux et de déterminer quand les utiliser.

1. Modifier la notification d’invitation au calendrier dans Microsoft Teams

Étant donné que Microsoft Teams ne le prend pas encore en charge, vous devrez accéder à l’application Outlook sur votre téléphone ou votre ordinateur.

• Ouvrez l’application Outlook.
• Sélectionnez le rendez-vous/le rendez-vous que vous souhaitez modifier.
• Modifiez le rappel que vous souhaitez définir.

2. L’icône de partage n’est pas disponible dans Teams

Il n’y a pas d’option de partage d’écran dans l’application Web Microsoft. De plus, si vous utilisez la version de bureau de Microsoft Teams, contactez votre administrateur. Ils peuvent activer ou désactiver la fonctionnalité de partage d’écran pour les membres de l’équipe uniquement dans Microsoft Teams.

3. Inviter des membres externes à la réunion d’équipe

Oui, vous pouvez utiliser Microsoft Teams pour rencontrer des personnes extérieures à votre entreprise. De plus, ils peuvent toujours vous rejoindre dans une réunion même s’ils n’ont pas de compte ou l’application Teams installée. Pour le faire, suivez ces étapes:

• Ouvrez l’application Teams et cliquez sur l’icône de calendrier dans le volet de gauche.
• Sélectionnez Nouveau rendez-vous dans le coin supérieur droit du volet de droite.

• Entrez l’adresse e-mail complète dans le champ « Membres » et appuyez sur « Entrée ».
• Étape 4 : Remplissez tous les détails restants et cliquez sur Soumettre.

C’est ainsi que vous pouvez envoyer des invitations à des utilisateurs externes pour rejoindre une réunion dans Microsoft Teams, même s’ils n’ont pas de compte.

4. Rejoindre une réunion Microsoft Teams avec un compte

Vous souhaitez rejoindre une réunion Teams sans compte ? Oui, vous pouvez participer en tant qu’invité depuis n’importe quel appareil, même si vous n’avez pas de compte Microsoft Teams ou de compte Microsoft. Suivez ces étapes pour rejoindre les réunions Teams en tant qu’invité.

• Ouvrez l’invitation à la réunion et cliquez sur « Rejoindre une réunion Microsoft Teams ».
• Deux options s’offrent à vous : téléchargez l’application Teams ou rejoignez-la en ligne.
• Si vous ne souhaitez pas télécharger l’application, cliquez sur « Rejoindre en ligne ». Vous pouvez rejoindre des réunions à l’aide du navigateur Microsoft Edge ou Chrome.
• Autorisez l’accès à votre microphone et à votre caméra si vous y êtes invité afin que vous puissiez être vu et entendu pendant la réunion.
• Entrez votre nom et sélectionnez les paramètres audio et vidéo de votre choix. Cliquez sur « Rejoindre maintenant » pour rejoindre la réunion.

Si vous rencontrez des difficultés pour vous connecter lors de l’utilisation de Microsoft Teams, lisez notre guide connexe.

5. Invitez toute l’équipe à une réunion d’équipe

Vous souhaitez envoyer une invitation à tous les membres de l’équipe pour une prochaine réunion ? Vous avez envoyé, mais les participants n’ont pas reçu d’invitation. En effet, les membres de l’équipe ne reçoivent pas d’invitations par défaut.

Vous pouvez l’activer en procédant comme suit :

• L’application Open Teams a suivi le canal commun. Cliquez sur Messages et cliquez sur l’icône boulette de viande (trois points horizontaux).
• Un menu déroulant apparaîtra – sélectionnez l’option Ouvrir dans SharePoint.

• Ensuite, vous devez sélectionner l’option Conversations dans le volet de gauche.
• Cliquez maintenant sur l’icône Meatball et sélectionnez « Paramètres » dans la liste déroulante.
• Sur la page des paramètres, cliquez sur le bouton « Modifier le groupe » en bas.
• Faites défiler vers le bas de l’écran.
• Cochez la case « Les membres recevront toutes les notifications et tous les événements du groupe dans leur boîte aux lettres ».

• Cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer les modifications.

Vous n’êtes pas obligé d’inviter tous les membres de l’équipe à la réunion. Tous les membres de l’équipe seront automatiquement invités dès que vous créez une nouvelle réunion dans l’application Teams.

6. Désactiver la caméra dans Microsoft Teams

Voulez-vous désactiver la caméra dans Microsoft Teams avant ou après avoir rejoint une réunion ? Vous ne trouvez pas d’option ? Voici un guide pour vous aider à désactiver la caméra dans Microsoft Teams :

Avant de rejoindre une réunion

Vous pouvez désactiver la caméra avant de rejoindre une réunion dans Teams. Pour le faire, suivez ces étapes:

• Cliquez sur le bouton Rejoindre pour rejoindre la réunion.
• L’écran suivant vous permettra de sélectionner les paramètres vidéo et audio. Désactivez l’icône de la caméra en bas.

• Cliquez sur « Rejoindre maintenant » pour rejoindre la réunion sans afficher la vidéo.

Au milieu d’une réunion

Vous pouvez éteindre la caméra à tout moment pendant une réunion. Pour ce faire, appuyez sur le bouton de l’appareil photo pour désactiver la vidéo pendant la réunion en cours. C’est tout; votre vidéo sera mise en sourdine pendant que vous êtes en réunion dans Teams.

7. Obtenez une liste des participants à la réunion en équipes

Vous avez deux options pour obtenir une liste des participants à la réunion. Tout d’abord, téléchargez le rapport pendant la réunion pour voir qui est présent. Deuxièmement, téléchargez le rapport final de présence après la fin de la réunion.

Suivez ces étapes pour vous aider à télécharger le rapport sur les membres dans Microsoft Teams :

Pendant la réunion:

• Ouvrir les contrôles de réunion
• Sélectionnez Afficher les membres.
• Cliquez sur l’icône de téléchargement (bouton fléché vers le bas) à côté de Personnes.

Il téléchargera une liste des participants, y compris le nom et l’heure à laquelle ils ont rejoint et quitté la réunion.

Après la réunion:

• Cliquez sur l’icône du calendrier.
• Ouvrez la réunion et sélectionnez l’onglet Participants dans le menu supérieur. Il vous montrera toutes les données relatives aux participants à la réunion.
• Pour les réunions plus anciennes, vous pouvez cliquer sur Rapport de présence et sélectionner le rapport que vous souhaitez afficher.

Alternativement, vous pouvez attendre 5 minutes. Ouvrez le chat de la réunion et vous verrez la vignette du rapport de présence. Cliquez dessus pour télécharger le fichier CSV.

8. Comment puis-je me connecter à une réunion Microsoft Teams ?

Vous souhaitez appeler une réunion Teams ? Eh bien, le processus est assez simple. Suivez simplement ces étapes :

• Ouvrez l’application Teams, cliquez sur l’icône du calendrier dans le volet de gauche.
• Sélectionnez la réunion sur le côté droit du calendrier. Les détails de la réunion apparaîtront.
• Faites défiler vers le bas et recherchez le numéro d’appel et l’ID de conférence.
• Composez le numéro de téléphone que vous voyez dans les détails de la réunion.

S’il y a une chance, vous n’êtes pas membre de Teams, mais vous avez reçu une invitation à rejoindre la réunion. Utilisez le numéro de téléphone au même endroit pour vous connecter à la conférence.

9. Comment trouver un enregistrement dans Microsoft Teams ?

Si vous souhaitez rechercher un enregistrement dans Microsoft Teams, devenez l’organisateur de la réunion ou démarrez l’enregistrement.

Si vous utilisez Microsoft Stream pour enregistrer des enregistrements, vous devrez suivre ces étapes :

• Ouvrez Teams et accédez à Chats dans le volet de gauche. Cliquez sur la réunion dont vous souhaitez afficher un enregistrement.
• Cliquez sur « Enregistrement de la réunion » dans cet historique de chat et sélectionnez « Plus d’options ».
• Sélectionnez maintenant Microsoft Stream. Cliquez sur le bouton « Plus d’options ».
• Ici, vous pouvez voir et télécharger les enregistrements des réunions. Vous pouvez également partager l’entrée ou l’ajouter à la fenêtre de chat.

10. Créer un lien hypertexte vers une réunion d’équipe Microsoft

Oui, vous pouvez créer un lien hypertexte pour une réunion Teams à partager avec d’autres participants. Il existe deux manières de créer un lien. Découvrez ces façons ci-dessous:

Méthode 1 : Obtenir un lien via la fonctionnalité Meet Now

Pour obtenir un lien à partager, vous devez suivre ces étapes :

• Cliquez sur l’icône du calendrier dans le volet gauche de l’application Teams.
• Dans le volet de droite, cliquez sur le bouton Démarrer la réunion. Une liste déroulante apparaîtra. Cliquez sur le bouton Obtenir le lien sur le bouton Partager.

• En cliquant sur le bouton, vous pouvez copier le lien ou le partager par e-mail.

Méthode 2 : obtenir un lien d’invitation à l’aide d’une réunion planifiée

Souhaitez-vous partager un lien d’invitation à une réunion déjà planifiée ? Eh bien, c’est facile aussi. Procédez comme suit :

• Ouvrez l’application Teams. Cliquez sur l’icône du calendrier sur le panneau de gauche et sur « Nouveau rendez-vous » sur le côté droit.
• Entrez toutes les données. Assurez-vous d’ajouter au moins un membre pour que ce didacticiel fonctionne. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Soumettre.

• Ouvrez à nouveau Calendrier. Cliquez sur une réunion pour ouvrir les détails de la réunion.
• Étape 4 : Faites défiler jusqu’à la section « Détails de la réunion » et cliquez avec le bouton droit sur le lien « Cliquez ici pour rejoindre une réunion ». Sélectionnez « Copier le lien » et partagez le lien avec vos collègues.

12. Faire d’un membre l’orateur lors d’une réunion d’équipe

Oui, Microsoft Teams prend désormais en charge plusieurs rôles, vous pouvez donc promouvoir les participants au rôle de présentateur entre les réunions. Pour le faire, suivez ces étapes:

• Au cours d’une réunion, cliquez sur l’icône Participants.
• Après avoir cliqué, vous verrez une liste des participants. Survolez le nom du membre. Cliquez sur l’icône avec trois points et sélectionnez l’option « Créer un présentateur ».
• Vous recevrez une fenêtre contextuelle de confirmation. Sélectionnez l’option Modifier.

Une notification sera envoyée au responsable du nouveau rôle.

Tirez le meilleur parti de Microsoft Teams !

Voici quelques-uns des meilleurs trucs et astuces Microsoft Team que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd’hui. J’espère que ces meilleurs conseils Microsoft Teams vous aideront à être plus productif sur votre lieu de travail.

Dans une réunion Microsoft Teams, la barre continue d’apparaître dans Teams

Pour masquer la barre des tâches de gestion des réunions, vous devez ouvrir Microsoft Teams. Tout d’abord, vous devez démarrer un appel et éloigner votre curseur de la barre des tâches. C’est tout. La barre d’outils disparaîtra en un clin d’œil.

Comment masquer les présentateurs Microsoft Team Meetings dans une réunion Teams

Pour masquer les intervenants dans une réunion, vous pouvez passer en mode plein écran pour tout masquer. Seul l’écran utilisé par les présentateurs sera visible. Vous pouvez également cliquer sur les trois points, puis cliquer sur le bouton Focus sur le bouton Contenu partagé.

Vous ne pouvez pas voir tous les participants dans une vidéo Microsoft Teams ?

Aucune méthode ne vous permet de voir tous les participants à la fois dans une réunion. Microsoft Teams prend en charge 300 participants dans une seule réunion, il n’est donc pas pratique de montrer tout le monde en même temps. Un maximum de 49 personnes peuvent être vues en même temps pendant la réunion. Cependant, si moins de 49 personnes vous ont rejoint, vous pouvez toutes les voir en même temps.