15 meilleurs trucs et astuces Microsoft Word

Microsoft Word est l’application parfaite avec laquelle il est facile de démarrer, mais qui possède de nombreuses fonctionnalités d’apprentissage. Dans ce guide, je vais vous présenter quelques-uns des meilleurs trucs et astuces de Microsoft Word. Ce sera très pratique si vous éditez des documents tous les jours.

Word reste l’un des outils les plus précieux et les plus anciens de Microsoft. Au fil des ans, le logiciel a évolué pour créer des tableaux et des graphiques complexes, des résumés, des dépliants et des bulletins d’information, entre autres. Vous pouvez utiliser ces meilleurs trucs et astuces pour réduire le temps que vous passez sur MS Word et passer à la tâche suivante de votre liste.

15 meilleurs trucs et astuces Microsoft Word

L’application de traitement de texte la plus populaire utilisée par les dactylographes du monde entier est Microsoft Word. Lorsque vous tapez un rapport, une histoire, un essai ou tout autre sujet sur lequel vous travaillez, le programme est chargé de toutes sortes de fonctionnalités que vous ne rencontrerez peut-être jamais. Je vous présente quelques-unes de mes astuces préférées pour vous aider à découvrir certains des logiciels les moins connus. Voici quinze trucs et astuces qui feront de vous un assistant Microsoft Word :

1. Utilisez vos propres polices et styles
2. Déterminez les statistiques de lisibilité de votre document
3. Mettez une offre en surbrillance en cliquant
4. Utiliser la date et l’heure de mise à jour automatique
5. Débarrassez-vous des mises en forme indésirables.
6. Insérer une capture d’écran
7. Faites parler votre document
8. Supprimer le ruban de la barre d’outils
9. Protégez votre document
10. Convertir Word en PDF
11. Utilisez des modèles pour gagner du temps.
12. Importer, formater et éditer des images
13. Supprimer des mots avec une seule touche
14. Ajouter des signets à un document
15. Combiner et fusionner des documents

Essayons-les un par un.

1] Cliquez sur Polices et styles personnalisés

L’un des conseils importants pour travailler avec Word consiste à ajuster la taille et le style de la police. Word affiche le texte dans la police Calibri 12 points par défaut. Si vous modifiez les paramètres de police, vous pouvez modifier l’apparence de votre document.

Il existe deux manières de modifier la taille et le style de la police :

• Avant de saisir quoi que ce soit, vous pouvez modifier les paramètres.
• Après avoir écrit le texte, vous pouvez également ajuster la taille et le style du texte.

Vous pouvez modifier cela dans le coin supérieur gauche de l’écran en procédant comme suit :

• Sur le côté gauche de l’ onglet Accueil , vous verrez le groupe Police .

• Cliquez et faites glisser le curseur pour sélectionner le texte que vous souhaitez modifier.
• Après cela, vous pouvez modifier la police à l’aide des menus déroulants du groupe Police .
• Choisissez un nouveau style de police et modifiez la taille.

En temps réel, vous verrez comment Word met à jour votre texte. Cela en fait l’un des conseils les plus populaires pour Microsoft Word – c’est un simple ajustement qui produit des résultats significatifs !

2] Déterminez les statistiques de lisibilité de votre document

Word peut également évaluer la complexité de votre style d’écriture, en plus de l’orthographe et de la grammaire. Votre style d’écriture correspond-il, par exemple, au niveau de compréhension des élèves de cinquième année ou des personnes ayant fait des études supérieures ? Vous n’avez rien à craindre. Word calcule votre score sur une échelle de 100 points avec le test de facilité de lecture de chair. En règle générale, plus le pourcentage sur l’échelle est élevé, plus il est facile à comprendre. La documentation du Bureau indique généralement que le score doit être supérieur à 60.

De plus, le test Flesh-Kincaid Grade Level indique la note pour laquelle votre texte est écrit et, selon la documentation de Microsoft, vous devriez viser entre 7,0 et 8,0.

Voici la marche à suivre pour activer cette fonctionnalité :

• Ouvrez Word> Allez dans Fichier > Options> Sélectionnez l’orthographe
• Sous le titre Lors de la correction de l’orthographe et de la grammaire dans Word > Cochez la case Vérifier la grammaire avec l’orthographe.
• Cochez ensuite Afficher les statistiques de lisibilité > Cliquez sur OK.
• Après avoir activé cette fonctionnalité, ouvrez le fichier que vous souhaitez explorer.
• Appuyez sur F7 ou sélectionnez Présentation > Orthographe et grammaire.

Word affiche le niveau de lecture de votre document après avoir vérifié la grammaire et l’orthographe.

3] Mettez en avant une offre en un clic

Vous souhaiterez peut-être sélectionner une grande partie du document pour modifier la police, la couleur du texte, etc. La manière habituelle de déplacer le curseur sur un bloc de texte consiste à faire glisser le curseur, mais cela peut prendre du temps, en particulier lorsque le bloc de texte est volumineux et s’étend sur plusieurs pages.

Pour le faire rapidement, suivez ces étapes :

• Cliquez sur le début du bloc de texte que vous souhaitez mettre en surbrillance.
• Maintenez la touche Maj enfoncée et faites défiler jusqu’à la fin du bloc de texte.
• Tout sera mis en surbrillance lorsque vous cliquerez sur la fin du texte. Vous pouvez alors prendre toutes les mesures dont vous avez besoin.

Si vous souhaitez sélectionner l’intégralité du document, vous pouvez le faire en appuyant sur Ctrl + A.

4] Utiliser la date et l’heure de mise à jour automatique

Utilisez-vous le même document encore et encore tant que vous ne modifiez que quelques détails clés ? Une astuce consiste à laisser Word mettre à jour automatiquement la date si le document contient l’heure et la date.

Pour insérer une date automatiquement mise à jour, vous pouvez suivre ces étapes :

• Ouvrez Word> cliquez sur l’ onglet Insertion.
• Dans le groupe Texte > cliquez sur Date et heure.
• Dans la boîte de dialogue Date et heure , sélectionnez le format souhaité .
• Ensuite, cochez la case Mettre à jour automatiquement .

La date sera insérée dans un champ et sera mise à jour automatiquement.

5] Débarrassez-vous du formatage indésirable

Il est facile de gâcher la mise en forme d’un document, surtout s’il a été copié et collé à partir d’une autre source. Ainsi, vous devez vérifier et corriger tout formatage incorrect pour rendre votre document plus attrayant et présentable. Vous devez le rétablir au format par défaut, comme indiqué dans le groupe Police de l’onglet Accueil du ruban. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes indiquées ci-dessous :

• Mettez en surbrillance le texte incriminé et appuyez sur Ctrl + Espace.
• Vous pouvez également utiliser le bouton « Effacer tout le formatage » pour supprimer le formatage du texte sélectionné.

C’est tout.

6] Insérer une capture d’écran

L’ajout d’une représentation visuelle ou d’un lien vers le contenu d’un article ou d’une critique ajoute parfois de la profondeur. C’est ainsi que vous pouvez utiliser la fonction de capture d’écran dans MS Word pour prendre une capture d’écran et ajouter du poids à votre contenu. Pour le faire, suivez ces étapes:

• Ouvrez Word> Cliquez sur l’onglet « Insérer »
• Cliquez sur l’ option Capture d’écran dans le groupe Illustration du groupe Ruban .
• L’option pour recadrer l’écran apparaîtra .
• En cliquant dessus, vous accéderez à la page dont vous souhaitez prendre une capture d’écran.
• Faites glisser la souris sur l’image souhaitée.
• Une copie de la capture d’écran sera automatiquement ajoutée à votre document.

C’est tout.

7] Faites parler votre document

Word a une fonctionnalité intéressante qui vous permet de lire le texte d’un document via les haut-parleurs de votre ordinateur. Il n’appartient pas au ruban, il doit donc être ajouté à la barre d’outils d’accès rapide. Pour faire parler vos documents, suivez ces étapes :

• Ouvrez Word > Cliquez sur Fichier sur le ruban > Cliquez ensuite sur Options dans le menu sur le côté gauche de l’écran.
• Cliquez sur Barre d’outils d’accès rapide > Modifier la liste déroulante des commandes populaires à toutes les commandes. Attendez quelques secondes que la liste des commandes se mette à jour.
• Faites défiler jusqu’à Parler > appuyez sur Ajouter.
• Dans la barre d’accès rapide au-dessus du ruban, vous verrez l’icône Parler. Cela ressemble à une bulle vide.
• Sélectionnez du texte> Cliquez ensuite sur l’ icône Parler , et après quelques secondes, vous entendrez le texte parlé.

Vous pouvez créer un livre audio à partir d’un document. Cela serait très utile dans une présentation où votre public doit comprendre tous les points d’un document avant de passer à la section suivante.

Il est souvent plus efficace pour un public d’écouter la parole que de lire quelque chose où il peut sauter des lignes et arriver à des conclusions erronées.

8] Supprimer le ruban de la barre d’outils

La barre d’outils grise en haut de Word s’appelle le ruban.

Si vous souhaitez écrire sans interruption, vous pouvez masquer le ruban de la barre d’outils en haut de votre document en appuyant simplement sur la combinaison de touches Ctrl + F1 de votre clavier. Lorsque vous avez terminé votre travail, vous pouvez appuyer à nouveau sur Ctrl + F1 pour le réafficher.

9] Protégez votre document

Il est probable que vous ayez consacré beaucoup de travail à la création d’un document complexe et que vous ne souhaitiez peut-être pas que vos collègues puissent apporter des modifications, ou que vous souhaitiez qu’ils puissent uniquement apporter certaines modifications, telles que l’insertion de commentaires. .

De plus, si le document est disponible dans un environnement multi-utilisateurs, vous pouvez lui attribuer un mot de passe afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent l’ouvrir. Microsoft Word dispose d’un certain nombre de fonctionnalités de sécurité intégrées qui peuvent aider à chiffrer votre texte. Pour accéder aux paramètres de protection, suivez les étapes ci-dessous :

• Cliquez sur Fichier > Infos > Protéger le document.
• Vous pouvez sélectionner Restreindre la modification, Chiffrer avec un mot de passe ou Restreindre l’accès dans le menu déroulant.

La sélection de « Crypter avec mot de passe » vous permet de contrôler les autorisations de visualisation et de modification .

10] Convertir Word en PDF

Utilisez-vous toujours un logiciel tiers pour convertir des documents Word en fichiers PDF ? Eh bien, maintenant vous pouvez simplement convertir votre document Word en PDF en quelques étapes au lieu de l’ancienne méthode :

• Ouvrez le document que vous souhaitez enregistrer au format PDF .
• Enregistrez le document en cliquant sur l’onglet Fichier > cliquez sur l’ onglet Enregistrer sous, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît.
• Cliquez sur la liste déroulante Enregistrer sous le type > sélectionnez l’ option PDF .
• Assurez-vous que l’ option Ouvrir le fichier après la publication est cochée ou sélectionnée.
• Cliquez sur l’ option Enregistrer.

Ce sera votre document PDF.

11] Utilisez des modèles pour gagner du temps.

Il existe de nombreux modèles disponibles dans Microsoft Word, des CV aux newsletters. La plupart du travail acharné – formatage, mise en page, etc. – est déjà fait pour vous si vous commencez avec un modèle. Pour commencer avec un modèle, procédez comme suit :

• Lancez Word> Cliquez sur Nouveau.
• Sous l’ option Document vierge , vous verrez des aperçus miniatures de certains des modèles parmi lesquels vous pouvez choisir.
• Les modèles présentés ci-dessus ne sont que quelques-unes des options disponibles en ligne.
• Si vous recherchez quelque chose de spécifique, cliquez là où il est indiqué Rechercher des modèles en ligne et entrez un mot-clé, comme CV . Appuyez ensuite sur Entrée sur votre clavier.

C’est tout.

12] Importer, formater et éditer des images

Vous pouvez ajouter des images à vos documents en procédant comme suit :

• Lancez Word. Cliquez sur l’ onglet Insertion du ruban.
• Cliquez ensuite sur Images > Cet appareil.
• Trouvez l’image souhaitée. Cliquez ensuite sur Insérer pour l’ajouter au document.
• Vous pouvez également sélectionner des images de stock ou des images en ligne dans Insertion > Images > Images en ligne.

Dans la plupart des cas, vous devrez faire du travail pour que vos images soient à leur meilleur. Par défaut, Word positionne vos images de manière à ce qu’elles soient alignées avec votre texte, mais ce n’est peut-être pas le meilleur choix. Pour résoudre ce problème, procédez comme suit :

• Cliquez avec le bouton droit sur l’image et sélectionnez « Text Wrap » pour d’autres options. Carré est une bonne option car il vous permet de faire glisser l’image n’importe où et d’envelopper du texte autour d’elle.
• Cliquez sur votre image, puis sur l’ onglet Format d’image sur le ruban pour plus d’options d’édition d’image.
• Par exemple, vous pouvez sélectionner un cadre, une ombre ou un effet dans Styles d’image ou cliquer sur « Rogner » pour supprimer les zones indésirables de l’image.

13] Supprimer des mots avec une seule touche

Vous voulez supprimer un gros morceau de texte ? Au lieu de maintenir la touche Retour arrière enfoncée, maintenez la touche CTRL enfoncée , puis appuyez sur la touche Retour arrière de votre clavier.

Ainsi, au lieu de supprimer un seul caractère, un mot est supprimé chaque fois que vous appuyez sur la touche de retour arrière. Grâce à cela, vous pouvez supprimer des morceaux de texte à la vitesse de l’éclair.

14] Ajouter des signets à un document

Lorsque vous travaillez avec des documents volumineux, les signets sont très pratiques. Vous pouvez marquer n’importe quelle partie d’un document et nommer le signet afin qu’il puisse être utilisé pour rechercher un texte spécifique. Le nom du signet n’est pas affiché dans le document lui-même.

Pour ajouter un marque-page, procédez comme suit :

• Vous pouvez créer un signet en plaçant le curseur à l’endroit où vous souhaitez qu’il apparaisse.
• Cliquez sur l’ onglet Insertion du ruban > Dans le groupe Liens , cliquez sur l’ icône Signet .
• Vous serez invité à donner un nom à votre signet dans une fenêtre contextuelle.
• Cliquez simplement sur le bouton « Ajouter » pour ajouter un signet à votre document.
• Appuyez maintenant sur F5 pour trouver le signet dans le document.
• Les boutons Aller à et Rechercher et remplacer apparaîtront dans la fenêtre contextuelle.
• Sélectionnez « Signet » dans la première liste > Sélectionnez ensuite le nom du signet souhaité dans la liste déroulante.
• Cliquez sur « Aller » .

15] Fusionner et consolider des documents

Office 365 propose une fonctionnalité Word qui permet à quiconque de fusionner et de fusionner plusieurs documents en un seul fichier. C’est incroyablement pratique pour ceux qui reçoivent des documents de plusieurs sources et doivent les présenter à la réunion comme un seul document.

Conclusion

Même si Microsoft Word est largement utilisé, ses meilleures fonctionnalités sont inconnues de la plupart des utilisateurs. J’espère que cet article vous a été utile et que vous connaissez maintenant certains des meilleurs trucs et astuces de Microsoft Word qui vous feront gagner beaucoup de temps, surtout si vous travaillez avec un document volumineux et complexe.