Comment créer un processus d’approbation des médias sociaux efficace pour votre équipe
Chaque équipe de médias sociaux composée de plusieurs personnes a besoin d’un processus d’approbation des médias sociaux.
Les processus d’approbation de contenu ne sont pas propres aux médias sociaux. Par exemple, vous avez probablement déjà un processus d’approbation pour votre blog ou votre site Web. Mais la vitesse et la portée des canaux sociaux rendent le flux de travail d’approbation encore plus important pour vos publications sur les réseaux sociaux.
Ici, nous expliquerons comment mettre en place un flux de travail d’approbation des médias sociaux qui permet à votre équipe de collaborer efficacement tout en s’assurant que votre contenu est propre, correct et de marque.
Le processus d’approbation des médias sociaux est un flux de travail dans lequel le contenu passe d’une partie prenante à une autre jusqu’à ce qu’il soit finalement publié.
Un processus d’approbation bien conçu régit toutes les phases de votre activité sur les réseaux sociaux, de la création de contenu à la publication sur la plateforme de réseaux sociaux. Cela crée également un chemin clair pour votre contenu de personne à personne à travers votre organisation. Il documente quelles parties prenantes sont impliquées et quand. Enfin, il précise qui a l’autorité finale pour approuver le contenu à publier sur les médias sociaux de votre marque.
Avant de pouvoir rédiger votre politique, vous devez vous préparer. Voici tous les outils et pièces dont vous aurez besoin pour commencer :
Étape 1 : Définissez votre stratégie de médias sociaux
Si vous lisez régulièrement le blog Hootsuite, vous savez que l’on parle beaucoup de stratégie. Nous croyons fermement à la planification et à l’établissement d’objectifs. Sans savoir où vous voulez aller, vous avez peu de chances d’y arriver.
Pourquoi avez-vous besoin d’une stratégie sociale avant de pouvoir mettre en place un processus d’approbation ?
Une stratégie claire permet aux créateurs de contenu (graphistes et spécialistes du marketing de contenu) de créer plus facilement un contenu qui répond aux attentes des parties prenantes seniors. Cela permet à tout le monde d’être sur la même page et de gagner du temps en réduisant le nombre de clics nécessaires au niveau de la publication individuelle.
Une stratégie de médias sociaux claire vous permet également de savoir si votre processus d’approbation est conforme à vos objectifs. Par exemple, si votre stratégie consiste à être à l’avant-garde des sujets tendances, vous devez définir le nombre de parties prenantes et leur calendrier en conséquence.
Étape 2 : Définir les rôles et les responsabilités de l’équipe et des parties prenantes
Plus de 20 % des moyennes entreprises clientes de Hootsuite ont plusieurs équipes utilisant les réseaux sociaux. Pour créer un processus de médias sociaux efficace, vous devez clarifier toutes les personnes et équipes qui utilisent les médias sociaux et qui est impliqué dans l’approbation de chacun.
À quoi cela ressemble dépend de vous. Peut-être que chaque équipe a ses propres canaux et ses propres processus d’approbation. Ou peut-être que quelques parties prenantes seniors sont les gardiennes de tout le contenu social de votre marque.
L’essentiel est que tout cela soit enregistré.
Par exemple, vous devez écrire :
- Qui crée et planifie le contenu des médias sociaux ?
- Qui édite le contenu pour maintenir la qualité ?
- Qui approuve et publie le contenu ?
Dans une entreprise de taille moyenne, le processus d’approbation du contenu des médias sociaux peut inclure les rôles suivants :
- Créateurs de contenu : écrivains, concepteurs, éditeurs vidéo et toute personne impliquée dans la création et la planification de contenu.
- Les éditeurs de contenu qui modifient le contenu pour la langue, le style et la cohérence entre les comptes de médias sociaux.
- Les gestionnaires de médias sociaux qui approuvent le contenu et s’assurent que le calendrier de publication est cohérent avec la stratégie globale de la marque et le temps de publication optimal.
Étape 3 : créer un guide de style pour les médias sociaux
Quel contenu votre marque publie-t-elle ? Utilisez-vous l’orthographe britannique ou américaine ? Ou une langue complètement différente ? Le ton de votre marque est-il ludique et amusant ? Ou informatif et sérieux? Que pensez-vous des hashtags et des emojis ?
Tous ces éléments doivent être pris en compte pour garantir que le contenu des médias sociaux de votre marque est cohérent, de haute qualité et toujours en accord avec la marque.
Assurez-vous que votre entreprise a créé un guide de style. Il s’agit d’un document détaillé décrivant à quoi vos réseaux sociaux devraient ressembler. Cela peut inclure tout, du ton et du style d’écriture aux couleurs de la marque, à l’utilisation de photos et à la police.
Lorsque tous les membres de l’équipe marketing travaillent à partir d’un guide de style solide, l’approbation est beaucoup plus facile. Les créateurs de contenu utilisent ce document pour guider leur travail. Pendant ce temps, les éditeurs et les responsables peuvent se référer au document pour s’assurer que les normes et directives de la marque sont respectées.
Étape 4 : créer une bibliothèque de contenu
La bibliothèque de contenu est un pool existant de ressources sociales approuvées. Cela peut inclure des graphiques, des modèles et d’autres ressources que vos développeurs de contenu peuvent utiliser lors de la création de nouvelles publications.
L’utilisation d’actifs d’une bibliothèque pré-approuvée simplifie considérablement le processus d’approbation. Les parties prenantes seniors peuvent être sûres que de nombreux éléments ont été approuvés avant même la création du poste.
Étape 5 : Fixez des délais et des échéances
Votre processus d’approbation des médias sociaux doit être lié à un calendrier qui donne à chacun suffisamment de temps pour terminer sa partie du processus.
Commencez par déterminer combien de temps il faut en moyenne à vos créateurs de contenu pour créer un nombre donné de publications. Déterminez ensuite combien de temps il faudra pour modifier ce contenu, le planifier et l’approuver.
Travaillez ensuite à rebours pour établir un calendrier qui convient à tout le monde. Cela aidera à éviter la panique de dernière minute ou les goulots d’étranglement de contenu.
Fixez également des délais réguliers et un calendrier qui rend chacun responsable de la livraison à temps.
Par exemple, un processus continu d’approbation des médias sociaux peut inclure :
- Les créateurs livrent le contenu final avant le 15 de chaque mois.
- Les éditeurs livrent le contenu final avant le 20 de chaque mois.
- Les responsables planifient un contenu de qualité édité pour le mois suivant avant la fin du mois en cours.
Bien sûr, cette chronologie ne fonctionne que pour le contenu à feuilles persistantes ou le contenu qui n’est pas exceptionnellement opportun. Vous devrez peut-être créer un deuxième ensemble de délais ou de délais qui permettent à votre marque de répondre aux tendances sociales à mesure qu’elles se présentent.
Étape 6 : Définissez votre flux de travail et vos notifications
Votre processus d’approbation des médias sociaux est un flux de travail où le contenu passe d’une personne à une autre jusqu’à ce qu’il soit finalement publié. Vous avez déjà défini des rôles et des délais pour chacun. Il est maintenant temps d’utiliser ces informations pour personnaliser votre flux de travail et vos notifications.
Idéalement, votre flux de travail devrait automatiquement transférer le contenu d’une personne à une autre, en avertissant chaque personne lorsque c’est à son tour de commencer à travailler. Garder tout dans un seul système garantit que tout le monde sait où tout se trouve dans le processus d’approbation. Cela garantit également qu’une seule personne apporte des modifications au contenu à la fois.
Alors, comment vous assurez-vous que tout le monde est averti lorsque c’est son tour ? Vous pouvez utiliser les e-mails, les notifications Slack ou d’autres outils de gestion de projet.
Lors de la conception d’un flux de travail, il est judicieux d’inclure des outils et des applications qui faciliteront la création de contenu et l’identification des problèmes de contenu.
Quelques excellents outils pour votre flux de travail :
- Grammaire pour prendre en charge l’orthographe, la grammaire et la clarté de l’écriture.
- Visme pour l’aide à la conception.
- Pictographr pour prendre en charge la retouche photo.
Étape 7 : Surveillez et révisez au besoin
Essayez le processus d’approbation des médias sociaux pendant un certain temps et voyez comment cela fonctionne pour votre équipe. Ensuite, rassemblez tout le monde pour discuter des problèmes ou des choses qui pourraient être améliorées.
L’objectif est toujours de faciliter la vie de l’équipe, pas de la compliquer. Si un processus devient difficile à manier, il ne fonctionne pas. Obtenez des commentaires réguliers des membres de l’équipe afin que chacun se sente valorisé et impliqué.
Vous avez probablement déjà récolté certains des avantages de la création d’un processus de médias sociaux. Mais il y en a quelques-uns que nous voulons nommer explicitement.
1. Assurez-vous que le contenu correspond à la voix et à la stratégie de votre marque.
Nous avons déjà parlé de la création d’un guide de style de médias sociaux pour vous aider à gérer votre contenu et votre processus d’approbation. C’est un bon moyen de garder votre contenu reconnaissable.
Mais rien ne vaut l’expérience combinée de votre équipe. Travailler tout au long du processus garantit que chacun peut partager son expérience, à la fois dans ses compétences de base et dans sa connaissance de l’histoire et du style de la marque.
La mise en œuvre d’un processus de révision vous donne également les meilleures chances de détecter les bogues avant la publication du contenu. Même les meilleurs éditeurs ignorent parfois les liens brisés ou les virgules manquantes. Plus il y a de mains sur le pont, plus il y a de chances de bien faire les choses.
2. Évitez le partage de mot de passe et contrôlez l’accès
Le partage de mots de passe à la fois au sein des équipes et avec des consultants et sous-traitants externes est un cauchemar pour la sécurité.
Le processus d’approbation des médias sociaux, combiné à de bons outils de gestion des médias sociaux, permet à chacun de faire son travail sur le même système sans avoir à partager les mots de passe.
Le processus d’approbation doit également vous permettre de contrôler le niveau d’accès de chaque membre de l’équipe. Vous souhaitez que plusieurs personnes puissent créer du contenu, mais seules quelques-unes ont probablement des autorisations d’approbation.
Les outils de processus d’approbation vous permettent également d’exclure quelqu’un du processus s’il quitte votre équipe ou votre organisation, de sorte que vous n’êtes jamais exposé à des risques externes inutiles.
3. Collaborez plus efficacement
Le bouclage constant de toute l’équipe – avec de multiples parties prenantes – peut être fastidieux. Si vous le faites par e-mail ou transférez des documents, cela réduit l’efficacité, ralentit votre flux de travail et peut avoir un impact sur votre calendrier de contenu de médias sociaux. Le workflow d’approbation simplifie le processus et améliore la productivité.
Par exemple, un chef de projet de marketing immobilier mondial a parlé à Forrester Consulting des défis de travailler sans flux de travail d’approbation :
« Lorsque les employés voulaient publier, ils devaient envoyer leurs ressources par e-mail, puis il s’agissait d’un processus en plusieurs étapes avec quelqu’un postant en leur nom ou revenant ensuite pour examiner le contenu publié en leur nom. »
Il est beaucoup plus efficace de tout conserver sur une seule plate-forme pour la création, la visualisation et la publication. Lorsque des demandes spécifiques surviennent, les employés savent qui est responsable de chaque étape du processus. Cela signifie que les employés peuvent collaborer directement et efficacement.
De plus, le flux de travail d’approbation aide les employés à respecter le calendrier. Cela empêche le contenu d’être créé, oublié ou non publié. Les notifications informent tout le monde de ce qui requiert leur attention.
Un rapport Forrester a révélé que l’amélioration de la gestion du processus d’approbation des médias sociaux pourrait permettre d’économiser 495 000 $ en temps et en efforts sur trois ans. C’est beaucoup de temps et d’efforts.
Source : Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.
4. Maintenir le contrôle de version et l’édition de piste
La soumission de fichiers par e-mail peut entraîner des commentaires de différentes parties prenantes dans différentes versions. Quelqu’un est peut-être en train de consulter un fichier qui n’est déjà plus à jour. Ou quelqu’un devra peut-être recueillir les commentaires de plusieurs parties prenantes et les compiler dans un seul document.
Ce n’est pas la meilleure perte de temps. Et cela crée le risque que la mauvaise version passe par le processus d’approbation ou même soit publiée.
Le processus d’approbation des médias sociaux vous permet également de suivre les modifications afin que vous puissiez voir qui a changé quoi et quand. Il s’agit d’une bonne ressource éducative pour toute personne impliquée dans la création de contenu.
Voici quelques-uns de nos outils préférés pour vous aider à créer votre processus d’approbation et votre flux de travail sur les réseaux sociaux.
1.Hootsuite
Vous avez déjà vu comment Hootsuite peut vous aider dans le processus d’approbation des réseaux sociaux.
L’utilisation de Hootsuite signifie que toutes les parties du flux de travail peuvent s’exécuter sur la même plate-forme. Le contenu peut être créé, modifié et approuvé à partir du tableau de bord Hootsuite.
Voici comment les seniors de votre équipe peuvent utiliser Hootsuite pour approuver les publications créées par les créateurs de réseaux sociaux :
Ces fonctionnalités d’approbation de haut niveau sont disponibles dans les plans Hootsuite Business et Enterprise.
Conçu pour les petites équipes, le plan de groupe comprend également de nombreuses fonctionnalités utiles pour maintenir un flux de travail d’approbation des médias sociaux.
Les membres seniors de l’équipe peuvent gérer l’accès et les rôles de l’équipe, et attribuer des publications et des commentaires à des membres spécifiques de l’équipe.
2. Mou
Slack est une plateforme de messagerie puissante qui aide les équipes à collaborer. L’application Slack pour Hootsuite vous permet de partager sur les réseaux sociaux directement dans Slack sans quitter Hootsuite pour faciliter l’envoi de messages entre équipes.
Cet outil aide à garder les équipes organisées. Organisez et codez les tâches par couleur sur des cartes et des tableaux Trello. Attribuez des tâches à un membre de l’équipe et marquez votre tâche comme terminée lorsque votre tâche est terminée. Et avec la fonction « mention », vous saurez que le membre de votre équipe sera alerté de l’avancement du processus.
3. Trello
La fonction glisser-déposer rend Trello convivial. Il visualise le flux de travail et toute l’équipe peut être au courant du processus d’approbation.
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