ビジネスに効果的なソーシャル メディア ガイドを作成する方法
どの業界に属していても、現代のすべてのビジネスにはソーシャル メディアのベスト プラクティスがあるはずです。
ソーシャル メディア ガイドラインは、従業員にとっての最善のソーシャル プラクティスを示しています。場合によっては、これらのルールは法律または法的保護のために必要となります。しかし、最終的には、これらのガイドラインの目的は、従業員が自分自身と会社にとってソーシャルメディアに関する正しい意思決定を行うために必要な情報を提供することです。
これは、会社がまだソーシャル メディアを展開していない場合でも当てはまります。公式 Twitter アカウントや Instagram プロフィールを持っているかどうかに関係なく、従業員がオンラインで熱心にチャットしていると信じたほうがよいでしょう。
この記事では次の内容について説明します。
- ソーシャルメディアポリシーとソーシャルメディアガイドラインの違い
- 他ブランドの実例
- 無料のソーシャル メディア ガイド テンプレートを使用して独自のガイド セットを作成する方法
ソーシャル メディア ガイドラインは、企業の従業員が個人のソーシャル メディア アカウントで自分自身と会社をどのように表現すべきかについての提案です。
ソーシャル メディアのベスト プラクティスは、従業員向けのソーシャル メディアのベスト プラクティスへのガイドであると考えてください。
会社、従業員、顧客の両方にとってポジティブで有益な方法でソーシャル ネットワーク上でどのように行動するかを説明する必要があります。ソーシャルでの推奨事項には、エチケットのヒント、役立つツール、重要なリソースへのリンクが含まれる場合があります。
従業員によるソーシャル メディアの使用を禁止したり、従業員が会社について話すことをまったく禁止したりすることは、実際には推奨されていないことに注意することが重要です。チームメンバーの社会的存在を守ったり検閲したりするのは良くありません。モラルキラーについて話し、有機的なアンバサダーの機会に別れを告げましょう。
ソーシャル メディアの使用ポリシーは、貴社のソーシャル メディア ポリシーとは異なることに注意してください。また、ソーシャル メディアのスタイル ガイドとも異なります。
ソーシャル メディア ポリシーは、企業とその従業員がソーシャル メディアをどのように使用するかを詳細に説明する包括的な文書です。これらのポリシーは、ブランドを法的リスクから保護し、ソーシャル メディアでの評判を維持することを目的としています。ソーシャルメディアポリシーがルールとそれに違反した場合の結果を定めている場合、ソーシャルメディアガイドラインの方がより有益です。
一方、ソーシャル メディア スタイル ガイドは、ブランド ボイス、ブランド ビジュアル、その他の重要なマーケティング要素を定義します。これは、組織内のコンテンツ作成者が自分の投稿にブランドを付けるためによく使用されます。
もう 1 つの違い: ソーシャル メディアのルールは、アカウントやグループとの公開のやり取りのルールを設定するコミュニティ ルールとも異なります。
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すべての従業員 (はい、経理担当のモーリスを含む) はオンライン ブランドの潜在的なスポークスマンです。ソーシャル メディアで推奨事項を共有することは、ポジティブで包括的かつ敬意を持った方法であなたを宣伝するのに役立つツールをチーム全体に提供するチャンスです。
ソーシャル メディア ルールを使用して次のことを行います。
- 従業員に個人のソーシャル アカウントと積極的に対話する機会を与えてください。
- ソーシャルメディアのベストプラクティスを教える
- 従業員に公式アカウントをフォローするか、公式ハッシュタグを使用するよう奨励します。
- あなたの会社の戦略をソーシャルメディアで広めましょう
- Hootsuite ソーシャル メディア ダッシュボードや Hootsuite アカデミー トレーニングなど、役立つサードパーティのツールやリソースを従業員に紹介します。
- 従業員をソーシャルハラスメントから守る
- サイバーセキュリティの脅威から会社を守る
- 共有できる情報とプライバシーの侵害について明確にする
- ソーシャルメディアでブランドの評判を高めます
ソーシャル メディアのベスト プラクティスは通常、従業員と共有するように設計されていますが、企業パートナー、マーケティング代理店、インフルエンサーなど、一緒に働く人もこれらのベスト プラクティスから恩恵を受けることができます。
ソーシャル メディアで会社を紹介したり議論したりする方法についてベスト プラクティスを確立していないと、事態は急速に制御不能になる可能性があります。また、その一方で、ソーシャル メディアでの推奨事項が不足すると、従業員のコンテンツから恩恵を受けられなくなる可能性もあります。社会的原則を備え、発言することが許可されているという自信を持った熱心なチームメンバーは、ブランドの強力なスポークスマンとなることができます。
ここでは、ソーシャル メディア ポリシーに含める必要がある主要なセクションの概要を示します。もちろん、これらの詳細は一般的ですが、この部分を自社のブランドに合わせて調整してください。結局のところ、業界はそれぞれ異なります。
実際、どの企業も独自性があるため、厳格なルールを適用する前にチームに確認することをお勧めします。従業員が具体的な質問や懸念事項を持っている場合がありますので、それを主要文書に含めると役立ちます。
1.公式アカウント
会社の公式ソーシャル メディア チャネルを特定し、従業員にそれらをフォローするよう奨励します。これはフォロワーを数人増やすだけのチャンスではなく、ソーシャル メディア上でブランドがどのように表現されているかを従業員に示す絶好の機会でもあります。
ソーシャル戦略の主要な部分である場合は、特定のハッシュタグを定義することもできます。
場合によっては、企業が特定の従業員にブランド関連のソーシャル メディア アカウントの維持を許可または要求していることがあります。それがあなたのビジネスの目的である場合、チームメンバーが自分のブランドアカウントにどのようにサインインできるか（またはできないか）を説明するのがソーシャルガイドラインの適切な場所です。
2. 開示と透明性
チームメンバーがソーシャルアカウントであなたの会社で働いていることを誇らしげに述べている場合は、彼らがあなたのブランドではなく彼らに代わってソーシャルメディア投稿を作成していることを明確にするよう依頼することをお勧めします。ソーシャル メディアのプロフィールやプロフィールに「表明されたすべての意見は私個人のものです」（または同様の内容）という情報を追加すると、これが公式見解ではないことを明確にするのに役立ちます。
そうは言っても、ソーシャルメディアで会社関連の問題について話し合おうとする場合、法律により事実上、従業員であることを明らかにすることが義務付けられています。これはルールであり、友好的な提案ではありません。実際、米国では、連邦取引委員会が適切なポストで身分証明書を発行することを要求しています。経歴で言及するだけでは十分ではありません。
Twitter 上の Google 従業員のプロフィールの例
3. プライバシー
会社の機密情報は機密であることをいつでもチームに思い出させるのは決して悪いことではありません。同僚に関する個人情報、財務情報の開示、将来の製品、プライベートな通信、研究開発データ、その他の機密情報のいずれであっても、すべてのソーシャル メディア プラットフォームでプライバシーと機密性が尊重される必要があることを明確にします。
4. サイバーセキュリティ
サイバーハッキングや脅威は冗談ではありません。従業員がフィッシングなどに警戒しているとしても、特に顧客や顧客の情報を収集している場合は、サイバーセキュリティの基本を学んでおいて損はありません。
まずはサイバーセキュリティ！
ラピッド サイバー セキュリティ アップデート 101:
- 強力なパスワードを選択する
- ソーシャルアカウントごとに異なるパスワードを使用する
- 企業アカウントに同じパスワードを使用しないでください。
- 2 要素 (または多要素) 認証を使用してソーシャル ネットワークにサインインする
- 共有する個人情報および職業情報を制限する
- 個人アカウントに個人認証情報を使用する
- インターネット接続が安全であることを確認してください
- 疑わしいコンテンツをダウンロードしたりクリックしたりしないでください
- 必要な場合にのみアプリで位置情報サービスを有効にする
- セーフ ブラウジングを実践する
5. 迫害
ガイドラインでは通常、スタッフにソーシャルメディア上で親切にするよう注意を促している。しかし、企業はポジティブな姿勢を促進するだけでなく、ソーシャルメディアでのいかなるハラスメントも容認しないことを明確にする必要があります。
一方で、従業員がハラスメントに直面した場合は、サポートを提供する機会でもあります。荒らしやいじめに対するポリシーを定義します。報告するか、無視するか、ブロックするか、禁止します。
発生している可能性のある問題を報告する方法を人々に伝えます。サポートが必要な場合は、どこでどのようにサポートを受けられるかを従業員に知らせます。
プロトコルとツールを提供すると、本格的なソーシャル メディア危機に発展する前に、チームが問題の芽を摘み取るのに役立ちます。
6. 包括性
すべての雇用主とブランドにとって、ソーシャルメディアやその他の分野でインクルージョンを促進することが重要です。従業員にも同じようにするよう奨励します。これは、あなたも従業員のことを気にかけていることを示す方法です。
含めるための推奨事項には次のものが含まれます。
- 包含代名詞を使用します (彼ら/彼ら/彼ら/人々)
- 画像に説明的なキャプションを追加する
- 表現に気を配る
- 性別、人種、経験、能力について推測しないでください
- 性別や人種の絵文字を避ける
- お気に入りの代名詞を自由に共有してください
- ハッシュタグには大文字を使用してください (これにより、スクリーン リーダーで読みやすくなります_)
- さまざまな画像やアイコンを使用します。これには、ストック画像、絵文字、ブランドのビジュアルが含まれます。
- 性差別的、人種差別的、障害者差別的、年齢差別的、同性愛嫌悪的、またはグループや個人に対する憎しみに満ちているとみなされるコメントは報告し、削除してください。
- テキストは平易な言語を使用してアクセスしやすく、第二言語として英語を学習している人や学習障害のある人もアクセスできるようにします。
包含に関するその他のリソースは、ここで見つけることができます。
7. 法的側面
社会原則には、知的財産、著作権、商標、およびその他の関連法を尊重するよう従業員に思い出させることが含まれる場合があります。疑わしい場合の経験則は比較的単純です。自分のものではなく、許可がない場合は投稿しないでください。簡単！
8. すべきこととしてはいけないこと
もちろん、前のセクションを詳細に検討することもできますが、「すべきこと」と「してはいけないこと」のクイックリファレンスリストを作成することは、すべてをできるだけ明確にする機会となります。
例えば…
- ソーシャルメディアの自己紹介に雇用主としてその会社を含めてください（ご希望の場合）。
- 競合他社と不適切に接触しないでください
- 会社のメッセージ、イベント、ストーリーをソーシャル メディアで共有してください。
- 企業秘密や同僚の機密情報を開示しないでください
- 自分の意見を表明してください。ただし、会社を代表して発言しないようにしてください。
- 会社に関する法的事項についてはコメントしないでください
- あなたが経験した、または気づいた嫌がらせを報告してください
- 荒らし、否定的な報道やコメントと交流しないでください
9. 役立つリソース
役立つリソースへのリンクをガイダンス文書に含めたり、別のセクションにリストしたりできます。どこに置く場合でも、ソーシャル メディア ポリシー、ソーシャル メディア スタイル ガイド、コミュニティ ガイドラインにリンクして、誰もがこの情報を入手できるようにすることをお勧めします。
他に含める必要があるリンクは次のとおりです。
- 会社の書類
- 企業行動規範
- 雇用契約
- プライバシーポリシー
- カナダ政府および連邦取引委員会によるマーケティング、広告、販売に関する規制。
あなたの会社がソーシャル メディア リソースを提供している場合、それを全員に知らせるために、ソーシャル メディアの推奨以上に良い方法はありませんか? ツールであれ、Hootsuite によるトレーニングであれ、ソーシャル メディアの奨学金であれ、あなたはあなたのために働く人々にソーシャル メディアに全力で取り組む機会を与えます。
10. 連絡先および日付
質問を送信できる情報も忘れずに追加してください。特定の人、フォーラムや Slack チャネル、または電子メール アドレスを指定できます。
推奨事項が最後に更新された時期も指定する必要があります。
ソーシャルネットワークの推奨例
ソーシャルメディアの使用ルールの実例をお探しですか? 私たちはいくつかのインスピレーション源を集めました。
グロスモント – クヤマカ コミュニティ カレッジディストリクトは、ベスト プラクティスに関する明確かつ簡潔なアドバイスを提供します。このページでは「言論の自由は責任を持って行使されなければならない」と読者に注意を促している。「これらのガイドラインは、ソーシャル ネットワーキング サイトを建設的、敬意を持って生産的に使用するためのロードマップを提供します。」
インテルは、従業員がオンラインでの行動を検閲したり管理したりするためにここにいるわけではないことを従業員に安心させるために、あらゆる努力を払っています。マニュアルには「私たちはあなたを信頼しています」と直接的または間接的に書かれています。インテルは当初から、誠実であり、良いことに焦点を当て、常識を働かせるという自らの願いを明確にしてきました。
スタンフォード大学(そう、Facebook の創設者マーク ザッカーバーグが中退したのと同じ大学です) は、かなり広範でありながら、ユーザーに多くのリソースとコンテキストを提供するソーシャル メディア ポリシーを開発しました。ソーシャル メディアでの推奨事項が非常に詳細である場合は、ワークショップやセミナーで重要なポイントについてチームと話し合って、詳細が漏れていないことを確認することをお勧めします。
トロント大学のブルームバーグ看護学校は、一目で理解できる非常に簡潔な推奨事項のリストを提供しています。Web ページ、PDF、パンフレットのいずれであっても、ガイドラインを作成する方法が理解に役立つことを思い出してください。
推奨事項は必要に応じて長くても短くてもよいことに注意してください。たとえば、シャープニュースは、ソーシャルメディアの利用に関する推奨事項を 4 つだけ提供しています。
オリンピック委員会は、北京オリンピックに対するソーシャルメディアでの推奨事項を、かなり内容が濃いとはいえ、1ページにまとめている。「できる」と「できない」に基づいて、何が許容され、何が非難されるのかがすぐに明らかになります。
ノードストロームは顧客サービス会社であり、プライバシーが重要であるため、ソーシャル メディア ポリシーは顧客保護に重点を置いています。それぞれの業界は異なるため、特定の問題領域 (または機会) に合わせて推奨事項を調整してください。
ソーシャルメディアガイドテンプレート
これらすべての役立つヒントを、無料でダウンロードできる 1 つのテンプレートにまとめました。これはシンプルな Google ドキュメントであり、非常に使いやすいです。
コピーを作成して、チームがソーシャル メディアで成功するのに役立つ推奨事項を追加してください。
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