Beveiliging in virtuele datarooms: 6 dingen om in gedachten te houden

Het veilig houden van bedrijfsbestanden is een must voor elk bedrijf. Deze documenten bevatten informatie die niet alleen het bedrijf helpt groeien, maar ook de persoonlijke bestanden van uw werknemers, hun salarissen en woonadressen. Daarom is het goed voor uw bedrijf om deze documenten op een specifieke locatie op te slaan, beschermd tegen externe bedreigingen.

Van de vele cloudopslagoplossingen die op de markt verkrijgbaar zijn, zijn er maar een paar die volledige bestandsbeveiliging kunnen bieden. Virtuele Datarooms zijn gebouwd rond het idee van een veilige documentomgeving die indien nodig kan worden gedeeld met de buitenwereld. Maar welke kenmerken moeten de beste datarooms hebben?

1. Veiligheidscertificaat

Aanbieders van virtuele datarooms moeten over alle benodigde certificaten en beveiligingsalgoritmen beschikken om het zo veilig te maken als een fort. Bekijk de meest populaire virtuele datarooms die op de markt verkrijgbaar zijn en vergelijk welke beveiligingscertificeringen ze hebben en wat ze echt doen met veilige ruimte.

Als online bestandsopslag is gebouwd op het idee van beveiliging, heeft het ook tools waarmee de klant de ruimte nog veiliger kan maken. Dit zijn meestal machtigingsinstellingen, watermerkfuncties en tweefactorauthenticatie.

2. Machtigingsinstellingen

Een veilige VDR is niet alleen ontworpen voor opslag, maar ook voor samenwerking. Daarom is het belangrijk om bij te houden wie toegang heeft tot welke bestanden.

Met machtigingsinstellingen kunt u bepaalde mensen toegang geven tot geselecteerde documenten. Alleen de bestanden die er rechtstreeks aan gekoppeld zijn, zijn dus voor hen beschikbaar.

U loopt geen risico op informatielekken of privacyschendingen en u kunt er zeker van zijn dat alleen de mensen die de documenten moeten inzien, deze kunnen inzien. Aanbieders van virtuele datarooms zijn er zeker van.

3. Watermerkfuncties

Als iemand een bestand wil ophalen uit de virtuele dataroomsoftware, zullen deze documenten een watermerk hebben dat onderstreept wie het bestand heeft geüpload en wanneer.

Als er problemen zijn met het lekken van gevoelige informatie, kunt u de watermerkfunctie gebruiken om een ​​zwakke plek in een van uw werknemersaccounts te identificeren.

Het is ook veel eenvoudiger om bij te houden welke soorten documenten worden afgedrukt en wie ze moet afdrukken voor beheerdoeleinden. Er zijn ook opties voor de tool, afhankelijk van de behoeften van de gebruiker van de virtuele dataroom.

4. Veilig bestanden delen

Zoals eerder vermeld, is online dataroomsoftware niet alleen een plek om documenten veilig op te slaan, maar ook om ze met anderen te delen.

De manier waarop ze worden gedeeld moet ook veilig zijn, en de virtuele dataroom moet u die beveiliging kunnen bieden – door middel van encryptie-algoritmen en het verlenen van toegang aan mensen met de juiste autorisatie. En er zouden geen privacykwesties moeten zijn tijdens bestandsoverdracht of bestandstoegang, en u moet de beoordelingen van de aanbieder van virtuele datarooms controleren om te zien hoe sterk hun beveiligingsmaatregelen zijn.

Het is een combinatie van tools die beschikbaar zijn voor de klant en die in de oplossing zijn ingebouwd die de uitwisseling van ervaringen echt veilig maakt.

5. Tweefactorauthenticatie

Als het gaat om persoonlijke accountbeveiliging, is tweefactorauthenticatie een van de dingen waar u zeker van kunt zijn. Veel hackers proberen toegang te krijgen tot uw gegevens en een eenvoudig oud wachtwoord is niet genoeg.

De combinatie van wat je hebt (authenticator) en wat je weet (wachtwoord) is praktisch ongeëvenaard. Een virtuele dataroom moet deze functionaliteit hebben om een ​​echt veilige omgeving te zijn voor het opslaan van uw zakelijke bestanden.

6. Ondersteuning

Als er problemen zijn tijdens het gebruik van virtuele datarooms, kan een goed ondersteuningsteam de extra beveiliging bieden die u nodig heeft. Eventuele bugs in de software of eenvoudigweg wanbeheer van de beschikbare tools kunnen worden gecorrigeerd via de hotline van een competente provider.

Wanneer u op zoek bent naar een virtuele dataroom-oplossing, moet u zich ook bewust zijn van de hulp die u van het team kunt krijgen – hebben ze een hotline of chatfunctie ingebouwd in hun virtuele dataroom? Is er altijd een live vertegenwoordiger beschikbaar om u te helpen?

Beveiliging in virtuele kamers

Veiligheid is in alle situaties cruciaal. In de zakenwereld is dit een van de belangrijkste functies die een tool kan hebben. Daarom moet de elektronische dataroom, waar alle belangrijke bestanden van het bedrijf moeten worden opgeslagen, een beveiligde omgeving zijn. Door alle vermelde functies te bekijken en ernaar te zoeken in de markt voor virtuele datarooms, vindt u zeker een oplossing die past bij al uw behoeften op het gebied van dataroomservice.