15 beste Microsoft Word-tips en -trucs

Microsoft Word is de perfecte app waarmee je gemakkelijk aan de slag kunt, maar die veel leerfuncties heeft. In deze gids zal ik u enkele van de beste tips en trucs voor Microsoft Word laten zien. Dit is erg handig als u elke dag documenten bewerkt.

Word blijft een van de meest waardevolle en oudste tools van Microsoft. In de loop der jaren is de software geëvolueerd om onder andere complexe tabellen en grafieken, samenvattingen, flyers en nieuwsbrieven te maken. U kunt deze beste tips en trucs gebruiken om de tijd die u aan MS Word besteedt te verminderen en door te gaan naar de volgende taak op uw lijst.

15 beste Microsoft Word-tips en -trucs

De meest populaire tekstverwerkingstoepassing die door typisten over de hele wereld wordt gebruikt, is Microsoft Word. Wanneer u een rapport, een verhaal, een essay of wat dan ook uittypt, zit het programma vol met allerlei functies die u misschien nooit tegenkomt. Ik presenteer een paar van mijn favoriete trucs om je te helpen enkele van de minder bekende stukjes software te ontdekken. Hier zijn vijftien tips en trucs waarmee u een Microsoft Word-wizard wordt:

1. Gebruik uw eigen lettertypen en stijlen
2. Bepaal de leesbaarheidsstatistieken van uw document
3. Markeer een aanbieding door erop te klikken
4. Gebruik datum en tijd voor automatische update
5. Verwijder ongewenste opmaak.
6. Schermafbeelding invoegen
7. Laat uw document spreken
8. Werkbalklint verwijderen
9. Bescherm uw document
10. Converteer Word naar PDF
11. Gebruik sjablonen om tijd te besparen.
12. Importeer, formatteer en bewerk afbeeldingen
13. Verwijder woorden met een enkele toetsaanslag
14. Bladwijzers toevoegen aan een document
15. Documenten combineren en samenvoegen

Laten we ze een voor een proberen.

1] Klik op Aangepaste lettertypen en stijlen

Een van de belangrijke tips voor het werken met Word is het aanpassen van de lettergrootte en -stijl. Word geeft tekst standaard weer in het 12-punts Calibri-lettertype. Als u de lettertype-instellingen wijzigt, kunt u het uiterlijk van uw document wijzigen.

Er zijn twee manieren om de lettergrootte en -stijl te wijzigen:

• Voordat u iets invoert, kunt u de instellingen wijzigen.
• Na het schrijven van de tekst kun je ook de grootte en stijl van de tekst aanpassen.

U kunt dit in de linkerbovenhoek van het scherm wijzigen door het volgende te doen:

• Aan de linkerkant van het tabblad Start ziet u de groep Lettertype .

• Klik en sleep de cursor om de tekst te selecteren die u wilt wijzigen.
• Daarna kunt u het lettertype wijzigen met behulp van de vervolgkeuzemenu’s in de groep Lettertype .
• Kies een nieuwe letterstijl en wijzig de grootte.

In realtime ziet u hoe Word uw tekst bijwerkt. Dit maakt het een van de meest populaire tips voor Microsoft Word – het is een simpele aanpassing die significante resultaten oplevert!

2] Bepaal de leesbaarheidsstatistieken van uw document

Word kan naast spelling en grammatica ook de complexiteit van uw schrijfstijl beoordelen. Komt jouw schrijfstijl bijvoorbeeld overeen met het begripsniveau van vijfdeklassers of hoger opgeleiden? Er is niets waar je je zorgen over hoeft te maken. Word berekent uw score op een schaal van 100 punten met de Flesh Reading Ease Test. Over het algemeen geldt: hoe hoger het percentage op de schaal, hoe gemakkelijker het te begrijpen is. In de documentatie van het Bureau staat meestal dat de score boven de 60 moet zijn.

Ook geeft de Flesh-Kincaid Grade Level-test aan voor welk cijfer uw tekst is geschreven, en volgens de documentatie van Microsoft zou u moeten streven naar tussen 7.0 en 8.0.

Hier is de procedure voor het activeren van deze functie:

• Open Word > Ga naar Bestand > Opties > Spelling selecteren
• Schakel onder het kopje Bij het corrigeren van spelling en grammatica in Word het selectievakje Grammatica controleren met spelling in.
• Vink vervolgens Toon leesbaarheidsstatistieken aan > Klik op OK.
• Nadat je deze functie hebt ingeschakeld, open je het bestand dat je wilt verkennen.
• Druk op F7 of selecteer Overzicht > Spelling en grammatica.

Word geeft het leesniveau van uw document weer na controle van grammatica en spelling.

3] Markeer een aanbieding met één klik

U wilt misschien een groot deel van het document selecteren om het lettertype, de tekstkleur, enz. te wijzigen. De gebruikelijke manier om de cursor over een tekstblok te bewegen, is door de cursor te slepen, maar dit kan tijdrovend zijn, vooral tekstblok is groot en beslaat meerdere pagina’s.

Volg deze stappen om dit snel te doen:

• Klik op het begin van het tekstblok dat u wilt markeren.
• Houd de Shift-toets ingedrukt en scrol omlaag naar het einde van het tekstblok.
• Alles wordt gemarkeerd wanneer u op het einde van de tekst klikt. U kunt dan elke actie ondernemen die u nodig heeft.

Als u het hele document wilt selecteren, kunt u dit doen door op Ctrl + A te drukken.

4] Gebruik de datum en tijd voor automatische updates

Gebruikt u hetzelfde document steeds opnieuw en wijzigt u slechts enkele belangrijke details? Een handige truc is om Word automatisch de datum te laten bijwerken als het document de tijd en datum bevat.

Om een ​​datum in te voegen die automatisch wordt bijgewerkt, kunt u deze stappen volgen:

• Open Word > klik op het tabblad Invoegen.
• Klik in de groep Tekst op Datum en tijd.
• Selecteer de gewenste notatie in het dialoogvenster Datum en tijd .
• Vink vervolgens het vakje Automatisch bijwerken aan .

De datum wordt ingevoegd als een veld en wordt automatisch bijgewerkt.

5] Verwijder ongewenste opmaak

Het is gemakkelijk om de opmaak van een document te verknoeien, vooral als het vanuit een andere bron is gekopieerd en geplakt. Daarom moet u eventuele onjuiste opmaak controleren en corrigeren om uw document aantrekkelijker en presentabeler te maken. U moet het terugzetten naar de standaardindeling zoals weergegeven in de groep Lettertype op het tabblad Start van het lint. Om dit te doen, moet u de onderstaande stappen volgen:

• Markeer de aanstootgevende tekst en druk op Ctrl+spatiebalk.
• U kunt ook de knop ” Alle opmaak wissen ” gebruiken om de opmaak van de geselecteerde tekst te verwijderen.

Dat is alles.

6] Schermafbeelding invoegen

Het toevoegen van een visuele weergave of link naar de inhoud van een artikel of recensie voegt soms diepte toe. Zo kunt u de screenshot-functie in MS Word gebruiken om een ​​screenshot te maken en gewicht toe te voegen aan uw inhoud. Volg hiervoor deze stappen:

• Open Word > Klik op het tabblad “Invoegen”.
• Klik op de optie Screenshot in de groep Illustratie in de groep Lint .
• De optie om het scherm bij te snijden verschijnt .
• Als u erop klikt, gaat u naar de pagina waarvan u een screenshot wilt maken.
• Sleep de muis naar de gewenste afbeelding.
• Een kopie van de schermafbeelding wordt automatisch aan uw document toegevoegd.

Dit is alles.

7] Laat uw document spreken

Word heeft een interessante functie waarmee u tekst in een document kunt lezen via de luidsprekers van uw computer. Het hoort niet bij het lint, dus moet het worden toegevoegd aan de werkbalk Snelle toegang. Volg deze stappen om uw documenten te laten spreken:

• Open Word > Klik op Bestand op het lint > Klik vervolgens op Opties in het menu aan de linkerkant van het scherm.
• Klik op Werkbalk Snelle toegang > Wijzig de vervolgkeuzelijst van populaire opdrachten in alle opdrachten. Wacht een paar seconden totdat de lijst met opdrachten is bijgewerkt.
• Scrol omlaag naar Spreken > tik op Toevoegen.
• In de snelle toegangsbalk boven het lint ziet u het pictogram Spreken. Het ziet eruit als een lege tekstballon.
• Selecteer wat tekst > Klik vervolgens op het pictogram Spreken en na een paar seconden hoort u de gesproken tekst.

U kunt een audioboek maken van een document. Dit zou erg handig zijn in een presentatie waarbij uw publiek alle punten in een document moet begrijpen voordat ze naar het volgende gedeelte kunnen gaan.

Het is vaak effectiever voor een publiek om naar het gesproken woord te luisteren dan iets te lezen waarbij ze regels kunnen overslaan en tot verkeerde conclusies kunnen komen.

8] Werkbalklint verwijderen

De grijze werkbalk bovenaan Word wordt het lint genoemd.

Als u ononderbroken wilt schrijven, kunt u het werkbalklint bovenaan uw document verbergen door simpelweg op de toetsencombinatie Ctrl + F1 op uw toetsenbord te drukken. Als u klaar bent met uw werk, kunt u nogmaals op Ctrl + F1 drukken om het weer in beeld te brengen.

9] Bescherm uw document

Het is waarschijnlijk dat u veel werk heeft gestoken in het maken van een complex document en dat u niet wilt dat uw collega’s wijzigingen kunnen aanbrengen, of dat u alleen wilt dat zij bepaalde wijzigingen kunnen aanbrengen, zoals het invoegen van opmerkingen .

Als het document beschikbaar is in een omgeving met meerdere gebruikers, kunt u er ook een wachtwoord aan toewijzen zodat alleen geautoriseerde gebruikers het kunnen openen. Microsoft Word heeft een aantal ingebouwde beveiligingsfuncties die kunnen helpen bij het coderen van uw tekst. Volg de onderstaande stappen om toegang te krijgen tot de beveiligingsinstellingen:

• Klik op Bestand > Info > Document beveiligen.
• U kunt Bewerken beperken, Versleutelen met wachtwoord of Toegang beperken selecteren in het vervolgkeuzemenu.

Door “Versleutelen met wachtwoord” te selecteren , kunt u de machtigingen voor het bekijken en bewerken beheren .

10] Converteer Word naar PDF

Gebruikt u nog steeds software van derden om Word-documenten naar PDF-bestanden te converteren? Welnu, nu kunt u uw Word-document eenvoudig in slechts een paar stappen naar PDF converteren in plaats van op de ouderwetse manier:

• Open het document dat u als pdf wilt opslaan .
• Sla het document op door op het tabblad Bestand te klikken > klik op het tabblad Opslaan als , het dialoogvenster Opslaan als verschijnt.
• Klik op de vervolgkeuzelijst Opslaan als type > selecteer de PDF-optie .
• Zorg ervoor dat de optie Bestand openen na publicatie is aangevinkt of geselecteerd.
• Klik op de optie Opslaan.

Dit wordt uw PDF-document.

11] Gebruik sjablonen om tijd te besparen.

Er zijn veel sjablonen beschikbaar in Microsoft Word, van cv’s tot nieuwsbrieven. Het meeste harde werk – opmaak, lay-out, enz. – is al voor je gedaan als je begint met een sjabloon. Volg deze stappen om aan de slag te gaan met een sjabloon:

• Start Word > Klik op Nieuw.
• Onder de optie Leeg document ziet u miniatuurvoorbeelden van enkele van de sjablonen waaruit u kunt kiezen.
• De hierboven getoonde sjablonen zijn slechts enkele van de opties die online beschikbaar zijn.
• Als u naar iets specifieks zoekt, klikt u op de plaats waar staat Search Online Templates en voert u een trefwoord in, zoals CV . Druk vervolgens op Enter op uw toetsenbord.

Dat is alles.

12] Importeer, formatteer en bewerk afbeeldingen

U kunt als volgt afbeeldingen aan uw documenten toevoegen:

• Start Word. Klik op het tabblad Invoegen op het lint.
• Klik vervolgens op Afbeeldingen > Dit apparaat.
• Zoek de gewenste afbeelding. Klik vervolgens op Invoegen om het aan het document toe te voegen.
• U kunt ook stockafbeeldingen of online afbeeldingen selecteren via Invoegen > Afbeeldingen > Online afbeeldingen.

In de meeste gevallen moet u wat werk verzetten om uw afbeeldingen er op hun best uit te laten zien. Word plaatst uw afbeeldingen standaard zo dat ze zijn uitgelijnd met uw tekst, maar dit is misschien niet de beste keuze. Volg deze stappen om dit op te lossen:

• Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en selecteer ” Text Wrap ” voor andere opties. Vierkant is een goede optie omdat je hiermee de afbeelding overal naartoe kunt slepen en er tekst omheen kunt laten lopen.
• Klik op uw afbeelding en vervolgens op het tabblad Afbeeldingsindeling op het lint voor meer opties voor het bewerken van afbeeldingen.
• U kunt bijvoorbeeld een kader, schaduw of effect selecteren in Beeldstijlen , of klikken op ” Bijsnijden ” om ongewenste delen van de afbeelding te verwijderen.

13] Verwijder woorden met één toetsaanslag

Wil je een groot stuk tekst verwijderen? In plaats van de Backspace-toets ingedrukt te houden, houdt u CTRL ingedrukt en drukt u vervolgens op de Backspace- toets op uw toetsenbord.

Door dit te doen, wordt in plaats van slechts één teken te verwijderen, één woord verwijderd elke keer dat u op de backspace-toets drukt. Hierdoor verwijder je razendsnel stukken tekst.

14] Voeg bladwijzers toe aan een document

Bij het werken met grote documenten zijn bladwijzers erg handig. U kunt een bladwijzer maken voor elk deel van een document en de bladwijzer een naam geven zodat deze kan worden gebruikt om naar specifieke tekst te zoeken. De naam van de bladwijzer wordt niet weergegeven in het document zelf.

Volg deze stappen om een ​​bladwijzer toe te voegen:

• U kunt een bladwijzer maken door de cursor op de gewenste plek te plaatsen.
• Klik op het tabblad Invoegen op het lint > Klik in de groep Koppelingen op het pictogram Bladwijzer .
• U wordt gevraagd om uw bladwijzer een naam te geven in een pop-upvenster.
• Klik gewoon op de knop ” Toevoegen ” om een ​​bladwijzer aan uw document toe te voegen.
• Druk nu op F5 om de bladwijzer in het document te vinden.
• De knoppen Ga naar en Zoeken en vervangen verschijnen in het pop-upvenster.
• Selecteer ” Bladwijzer ” in de eerste lijst> Selecteer vervolgens de gewenste bladwijzernaam in de vervolgkeuzelijst.
• Klik op “Ga” .

15] Documenten samenvoegen en consolideren

Office 365 biedt een Word-functie waarmee iedereen meerdere documenten kan samenvoegen en samenvoegen tot één bestand. Dit is ongelooflijk handig voor degenen die documenten uit meerdere bronnen ontvangen en deze als één document aan de vergadering moeten presenteren.

Conclusie

Hoewel Microsoft Word veel wordt gebruikt, zijn de meeste gebruikers de beste functies niet bekend. Ik hoop dat dit bericht nuttig was en dat je nu enkele van de beste Microsoft Word-tips en -trucs kent die je veel tijd zullen besparen, vooral als je met een groot en complex document werkt.