8 eenvoudige manieren om Outlook-agenda met anderen te delen
Wilt u uw agenda delen met collega’s en andere mensen op uw werkplek, maar weet u niet hoe u dat moet doen? Maak je geen zorgen; In dit artikel bespreken we eenvoudige manieren om het delen van agenda’s een fluitje van een cent voor je te maken.
Volg alle stappen die in het artikel worden genoemd zoals ze worden gegeven om de mogelijkheid van fouten te voorkomen. De stappen in dit artikel werken uitstekend in Office 365 en post-2013-versies van Outlook, zodat u uw Outlook-agenda met anderen kunt delen .
Wat is Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook is veelzijdige software die verschillende doelen dient, waaronder samenwerking met anderen om gebeurtenissen te markeren, herinneringen in te stellen voor belangrijke gebeurtenissen, afspraken te plannen en meer.
Microsoft Office bevat Office 365-mappen. Het wordt voornamelijk gebruikt om e-mails uit te wisselen (met e-mailservices zoals @Gmail, @hotmail, @msn, etc.) met teamleden via communicatie met Microsoft-servers.
Functies zoals het delen van e-mailagenda’s en het beheren van belangrijke taken maken van Outlook een belangrijk onderdeel van elk bedrijf.
- Stappen om uw nieuwe agenda te delen in Microsoft Outlook
- Stappen om uw agenda te delen met een collega
- Hoe bekijk ik een agenda die met mij is gedeeld door een collega?
- Stappen om uw agenda te delen met iemand buiten uw organisatie
- Hoe krijg ik toegang tot een agenda die is gedeeld met iemand buiten mijn organisatie?
- Hoe krijg ik toegang tot de gedeelde agenda als ik software van derden gebruik?
- Wie heeft toegang tot uw agenda en welke rechten hebben zij?
Bij het delen van een Outlook-agenda zijn er twee mogelijke situaties. Ten eerste ken je de persoon aan wie je deze kalender wilt sturen. Een ander scenario is wanneer een gebruiker een agenda deelt buiten uw organisatie.
We zullen bekijken hoe we beide situaties kunnen benaderen met de volgende stappen.
De stappen om een Outlook-agenda te delen die u kent of in dezelfde organisatie werkt, zijn eenvoudig.
1. Open de Outlook-desktoptoepassing.
2. Als u meerdere accounts hebt geregistreerd bij uw kantoorpakket, zorg er dan voor dat u alleen de agenda van het juiste Microsoft-account selecteert.
3. Klik op het tabblad Start. Klik op Agenda delen en selecteer de gewenste agenda.
4. Ga naar het tabblad “Rechten” en klik op “Agenda-eigenschappen”. Het toont u een lijst met gebruikers die toegang hebben tot uw agenda.
5. Volgens de standaardinstellingen kan iedereen die in hetzelfde bedrijf werkt alleen het rooster zien als jij bezig bent, meer niet.
6. Configuraties verschillen echter per organisatie. Daarom zullen we ons concentreren op hoe u het kunt delen met één gebruiker die met u samenwerkt.
7. Klik nu op de knop “Toevoegen” om iemand toegang te geven tot uw agenda.
8. Vervolgens ziet u uw adresboek op het display. Volgens de standaardinstellingen toont het u een lijst met gebruikers van uw organisatie.
9. Als de gewenste gebruiker niet in de lijst staat, kunt u deze inschakelen door op de knop Toevoegen te klikken. Klik OK.
- Nadat u de gebruiker heeft toegevoegd, klikt u op OK. Je agenda is niet beschikbaar voor deze persoon.
10. De geselecteerde gebruikersnaam wordt weergegeven in het toestemmingsvenster. Standaard zijn ze ingesteld op “Kan alle details bekijken”.
Deze instelling kan op elk moment naar wens worden geconfigureerd en gewijzigd.
- Klik op het tabblad “Start”.
- Selecteer Agenda toevoegen.
- Klik op Gedeelde agenda openen.
- Daarna gaat er een venster open. Voer de naam in van de gebruiker wiens gedeelde agenda u wilt bekijken en klik op OK.
Je hebt nu toegang tot alle gedeelde agenda’s van die gebruiker in de lijst Gedeelde agenda’s.
Het proces voor het delen van een agenda met iemand die in een andere organisatie werkt, is niet veel anders.
1. Open de toepassing OutlookDesktop.
2. Open de agenda die je wilt delen.
3. Als je meerdere Microsoft-accounts op je apparaat hebt, zorg er dan voor dat je alleen de agenda van het juiste Microsoft-account selecteert.
4. Klik op Hoofdmenu. Klik op Agenda delen.
5. Vervolgens wordt een venster met kalendereigenschappen geopend. Om uw agenda te delen met een gebruiker die niet in de lijst staat, klikt u op Toevoegen in het dialoogvenster Gebruikers toevoegen.
6. U ziet een lijst met gebruikers die momenteel uw Outlook-agenda kunnen zien.
7. Daarna wordt uw adresboek op het scherm weergegeven. Selecteer hier “Contacten”. Alle externe contacten die in uw adresboek zijn opgeslagen, worden in de lijst weergegeven.
8. Als u echter merkt dat de gewenste gebruiker niet in deze lijst staat, moet u die gebruiker eerst toevoegen. Voeg deze gebruiker toe en klik op OK. Je agenda wordt gedeeld.
9. De door u geselecteerde gebruiker wordt opgenomen in het toestemmingsvenster. Standaard zijn ze ingesteld op “Kan alle details bekijken”.
Deze optie kan naar eigen goeddunken op elk moment worden bijgewerkt of gewijzigd.
Het is belangrijk op te merken dat mensen die buiten uw organisatie werken geen “Delegate”- of “Can Edit”-rechten kunnen krijgen.
Dit is anders dan de gebruikelijke manier om toegang te krijgen tot een gedeelde agenda.
Het proces voor het bekijken van een gedeelde agenda door iemand buiten uw organisatie is iets anders.
Volg de onderstaande stappen om als ontvanger toegang te krijgen tot de gedeelde agenda.
- Klik op Accepteren en agenda bekijken.
- U wordt doorgestuurd naar de officiële Outlook-website.
- Je moet ingelogd zijn op je account om de gedeelde agenda te zien.
De methoden die in het artikel worden genoemd, zijn niet direct van toepassing als u geen Outlook heeft en alternatieve software gebruikt.
Het proces is een beetje tijdrovend omdat het een paar extra stappen vereist. We leggen het uit door een link naar Google Agenda te nemen. Dit komt omdat het een van de meest populaire kalendersoftware is die momenteel op de markt verkrijgbaar is.
De stappen zijn echter even geldig voor elke andere agendasoftware die u mogelijk gebruikt.
- Open Gmail (of welke e-mailservice je ook gebruikt) en log in op je e-mailaccount.
- Open de e-mailuitnodiging voor delen.
- Je ziet een nieuwe e-mail geopend. Klik met de rechtermuisknop op de optie “Deze URL” in de rechterbenedenhoek van de e-mail.
- Selecteer Koppelingslocatie kopiëren.
- Meld u aan bij uw Google Agenda.
- Klik op de drie stippen naast Agenda toevoegen.
- Selecteer Van URL.
- Plak de URL die je hebt gekopieerd.
- Klik op Agenda toevoegen.
De agenda verschijnt niet in de lijst “Andere agenda’s” aan de linkerkant van het scherm.
7. Wie heeft toegang tot uw agenda en welke rechten hebben zij?
Wanneer u een agenda deelt, kunt u uit verschillende detailniveaus kiezen.
- Kan zien wanneer ik bezig ben: degenen met dit toegangsniveau in uw agenda kunnen alleen zien wanneer u aanwezig bent.
- Kan titels en locaties bekijken: Gebruikers met dit machtigingsniveau kunnen uw beschikbaarheid, inhoud en vergaderlocaties bekijken.
- Kan alle informatie bekijken. Degenen met dit toegangsniveau in uw agenda kunnen al uw afspraakdetails bekijken, net zoals u dat kunt.
Conclusie
Dit brengt ons aan het einde van dit artikel. In dit artikel hebben we het gehad over het delen van uw agenda met mensen binnen en buiten uw organisatie.
We hebben besproken hoe u gedeelde agenda’s kunt zien. We hebben ook uitgelegd hoe u naar behoefte toestemming kunt verlenen aan andere gebruikers.
FAQ
U kunt op elk moment de toestemming voor toegang tot uw agenda van iedereen intrekken. Houd er rekening mee dat Microsoft 365- en Outlook-gebruikers enige tijd nodig hebben om de weergavemachtigingen voor uw agenda bij te werken.1. Selecteer Agenda.2. Klik op Start. Selecteer agendatoestemmingen.3. Op het tabblad Rechten vindt u een lijst met gebruikers die toegang hebben tot deze agenda. Selecteer de gebruikersnaam die u wilt verwijderen en klik op Remove.4. Klik op de knop OK.
Er zijn drie mogelijke verklaringen voor de melding ‘Deze agenda kan niet worden gepubliceerd’.– Het opgegeven e-mailadres is ongeldig.– Dit is een Microsoft 365-groeps-e-mailadres.
Een van de belangrijkste redenen waarom mensen ervoor kiezen om agenda’s via e-mail te delen, is dat je ze met deze methode een statische kopie van de agenda kunt sturen. U kunt ook de periode opgeven van het specifieke datumbereik dat u wilt delen. Hierdoor blijven uw geplande updates veilig en privé. Door deze methode te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat de ontvanger een momentopname van uw agenda ontvangt.
Geef een reactie