Hoe u een effectieve gids voor sociale media voor uw bedrijf kunt maken

Het maakt niet uit in welke branche je actief bent, elk modern bedrijf zou best practices voor sociale media moeten hebben.

De richtlijnen voor sociale media bevatten de beste sociale praktijken voor uw werknemers. In sommige gevallen zijn deze regels vereist door de wet of voor rechtsbescherming. Maar uiteindelijk is het doel van deze richtlijnen om werknemers de informatie te geven die ze nodig hebben om de juiste sociale media-beslissingen te nemen voor zichzelf en het bedrijf.

Dit geldt zelfs als uw bedrijf nog niet aanwezig is op sociale media. Of je nu een officieel Twitter-account of een Instagram-profiel hebt of niet, je kunt er maar beter op vertrouwen dat je medewerkers online zijn en wild aan het chatten zijn.

Dit artikel behandelt:

Verschil tussen social media beleid en social media richtlijnen
Echte voorbeelden van andere merken
Hoe u onze gratis gidssjabloon voor sociale media gebruikt om uw eigen set gidsen te maken

Wat zijn aanbevelingen voor sociale media?

Richtlijnen voor sociale media zijn suggesties voor hoe werknemers van het bedrijf zichzelf en het bedrijf op hun persoonlijke sociale media-accounts moeten presenteren.

Beschouw best practices op het gebied van sociale media als een gids voor best practices op het gebied van sociale media voor werknemers.

Ze moeten beschrijven hoe ze zich op sociale netwerken moeten gedragen op een manier die positief en gunstig is voor zowel het bedrijf als de werknemers en klanten. Sociale aanbevelingen kunnen bestaan uit etiquettetips, handige tools en links naar belangrijke bronnen.

Het is belangrijk op te merken dat we echt niet aanbevelen om werknemers te verbieden sociale media te gebruiken, of om hen te verbieden om over uw bedrijf te praten. Het is niet goed om de sociale aanwezigheid van je teamleden te bewaken of te censureren: praat over de morele moordenaar en neem afscheid van organische ambassadeurskansen.

Houd er rekening mee dat het gebruiksbeleid voor sociale media verschilt van het beleid voor sociale media van uw bedrijf. Ze verschillen ook van uw stijlgids voor sociale media.

Het beleid inzake sociale media is een uitgebreid document waarin wordt beschreven hoe een bedrijf en zijn werknemers sociale media gebruiken. Dit beleid is bedoeld om het merk te beschermen tegen juridische risico’s en om zijn reputatie op sociale media te behouden. Waar het beleid voor sociale media regels en consequenties vaststelt voor het overtreden ervan, zijn de richtlijnen voor sociale media informatiever.

Ondertussen definieert de stijlgids voor sociale media de merkstem, merkbeelden en andere belangrijke marketingelementen. Het wordt vaak gebruikt door makers van inhoud in organisaties om ervoor te zorgen dat hun berichten gebrandmerkt worden.

Nog een verschil: regels voor sociale media zijn ook anders dan gemeenschapsregels, die de regels bepalen voor openbare interactie met uw account of groep.

Wil meer weten? Volg de gratis Hootsuite Academy-cursus Social Media Management implementeren in uw organisatie.

Waarom is social media begeleiding belangrijk?

Elke medewerker (ja, ook Maurice van de boekhouding) is een potentiële woordvoerder van een online merk. Het delen van aanbevelingen op sociale media is uw kans om het hele team de tools te geven waarmee ze u op een positieve, inclusieve en respectvolle manier kunnen promoten.

Gebruik regels voor sociale media om:

Geef uw werknemers de mogelijkheid om positief te communiceren met hun persoonlijke sociale accounts.
Beste praktijken op het gebied van sociale media leren
Moedig werknemers aan om uw officiële accounts te volgen of officiële hashtags te gebruiken.
Verspreid de strategie van uw bedrijf op sociale media
Medewerkers kennis laten maken met handige tools en bronnen van derden, zoals het Hootsuite-dashboard voor sociale media of de Hootsuite Academy-training.
Bescherm uw werknemers tegen sociale intimidatie
Bescherm uw bedrijf tegen cyberdreigingen
Maak duidelijk welke informatie gedeeld mag worden en wat een inbreuk op de privacy is
Geef uw merkreputatie een boost op sociale media

Hoewel best practices voor sociale media meestal zijn ontworpen om te worden gedeeld met werknemers, kan iedereen met wie u werkt ook profiteren van deze best practices, zoals bedrijfspartners, marketingbureaus of influencers.

Als u geen best practices creëert voor hoe uw bedrijf wordt gepresenteerd of besproken op sociale media, kan het snel uit de hand lopen. En aan de andere kant kan een gebrek aan social media-aanbevelingen er ook voor zorgen dat je niet profiteert van de content van medewerkers. Een enthousiast teamlid, gewapend met sociale principes en ervan overtuigd dat ze mogen spreken, kan een krachtige woordvoerder van uw merk zijn.

10 social media regels voor werknemers

Hier is een samenvatting van de belangrijkste secties die u in uw socialemediabeleid moet opnemen. Maar natuurlijk, hoewel deze details gebruikelijk zijn, kunt u elk onderdeel ervan afstemmen op uw merk: elke branche is immers anders.

In feite is elk bedrijf uniek… dus misschien wilt u uw team raadplegen voordat u zich vastlegt aan vaste regels. Het kan zijn dat uw medewerkers specifieke vragen of zorgen hebben die nuttig kunnen zijn om in uw hoofddocument op te nemen.

1. Officiële rekeningen

Identificeer de officiële socialemediakanalen van uw bedrijf en moedig werknemers aan om ze te volgen. Dit is niet zomaar een kans om wat meer volgers te krijgen, het is een mooie kans om medewerkers te laten zien hoe jouw merk zich presenteert op social media.

U kunt ook specifieke hashtags definiëren als deze een belangrijk onderdeel van uw sociale strategie vormen.

In sommige gevallen staan bedrijven bepaalde werknemers toe of eisen ze dat ze merkgerelateerde sociale media-accounts onderhouden. Als dat is wat uw bedrijf doet, is het een goede plaats in uw sociale richtlijnen om uit te leggen hoe een teamlid zich wel of niet kan aanmelden bij zijn eigen merkaccount.

2. Openbaarmaking en transparantie

Als uw teamleden trots op hun sociale accounts vermelden dat ze voor uw bedrijf werken, is het een goed idee om hen te vragen te verduidelijken dat ze namens hen posts op sociale media plaatsen en niet uw merk. Door informatie toe te voegen aan hun profiel of bio op sociale media dat “Alle geuite meningen mijn eigen mening zijn” (of vergelijkbaar), wordt duidelijk gemaakt dat dit geen officiële mening is.

Dat gezegd hebbende, als ze bedrijfsgerelateerde kwesties op sociale media gaan bespreken, zijn ze feitelijk wettelijk verplicht om zichzelf als werknemers te identificeren. Dit is een regel, geen vriendelijke suggestie. In de Verenigde Staten vereist de Federal Trade Commission zelfs dat identificatie plaatsvindt op de juiste post. Het alleen vermelden in je biografie is niet voldoende.

Een voorbeeld van een bio van een Google-medewerker op Twitter

3. Privacy

Het kan nooit kwaad om uw team eraan te herinneren dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie op elk moment van de dag vertrouwelijk is. Of het nu gaat om persoonlijke informatie over collega’s, financiële onthullingen, toekomstige producten, privécommunicatie, onderzoeks- en ontwikkelingsgegevens of andere gevoelige informatie, verduidelijk dat privacy en vertrouwelijkheid op alle socialemediaplatforms moeten worden gerespecteerd.

4. Cyberbeveiliging

Cyberhacks en bedreigingen zijn geen grap. Zelfs als uw werknemers waakzaam zijn voor phishing en dergelijke, kan het nooit kwaad om de basisprincipes van cyberbeveiliging te leren, vooral als u klant- of klantgegevens verzamelt.

Cyberbeveiliging voorop!

Snelle cyberbeveiligingsupdate 101:

Kies sterke wachtwoorden
Gebruik verschillende wachtwoorden voor elk sociaal account
Gebruik niet dezelfde wachtwoorden voor bedrijfsaccounts.
Gebruik tweefactorauthenticatie (of multifactorauthenticatie) om u aan te melden bij sociale netwerken
Beperk de persoonlijke en professionele informatie die u deelt
Gebruik persoonlijke inloggegevens voor persoonlijke accounts
Zorg ervoor dat uw internetverbinding veilig is
Download of klik niet op verdachte inhoud
Activeer locatieservices in apps alleen wanneer dat nodig is
Oefen veilig browsen

5. Vervolging

De richtlijnen herinneren het personeel er meestal aan vriendelijk te zijn op sociale media. Maar naast het promoten van positiviteit, moeten bedrijven ook duidelijk maken dat ze geen enkele vorm van intimidatie via sociale media tolereren.

Aan de andere kant is het een kans om uw werknemers te ondersteunen als ze te maken krijgen met intimidatie. Bepaal uw beleid ten aanzien van trollen of pestkoppen, of het nu gaat om rapporteren, negeren, blokkeren of verbannen.

Vertel mensen hoe ze problemen kunnen melden die ze mogelijk ervaren. Als er ondersteuning nodig is, laat medewerkers dan weten hoe en waar ze die kunnen krijgen.

Door een protocol en tools aan te bieden, kan je team problemen in de kiem smoren voordat ze escaleren tot een complete socialemediacrisis.

6. Inclusiviteit

Het is belangrijk voor elke werkgever en elk merk om inclusie op sociale media en daarbuiten te promoten. Moedig uw werknemers aan hetzelfde te doen – het is een manier om te laten zien dat u ook om hen geeft.

Aanbevelingen voor opname kunnen zijn:

Gebruik inclusieve voornaamwoorden (zij/zij/zij/mensen)
Voeg beschrijvende bijschriften toe aan afbeeldingen
Houd rekening met representatie
Maak geen aannames over geslacht, ras, ervaring of capaciteiten
Vermijd emoji voor geslacht of ras
Voel je vrij om je favoriete voornaamwoorden te delen
Gebruik hoofdletters voor hashtags (dit maakt ze beter leesbaar voor schermlezers_
Gebruik verschillende afbeeldingen en pictogrammen. Dit omvat stockfoto’s, emoji’s en merkvisuals.
Rapporteer en verwijder alle opmerkingen die als seksistisch, racistisch, begaafd, ageist, homofoob of haatdragend jegens een groep of persoon worden beschouwd.
Maak de tekst toegankelijk in gewone taal en toegankelijk voor mensen die Engels als tweede taal leren of mensen met leerproblemen.

Aanvullende bronnen over inclusie zijn hier te vinden.

7. Juridische aspecten

Uw sociale principes kunnen bestaan uit het eraan herinneren van werknemers om intellectueel eigendom, auteursrechten, handelsmerken en andere relevante wetten te respecteren. Bij twijfel is de vuistregel relatief eenvoudig: als het niet van jou is en je hebt geen toestemming, plaats het dan niet. Eenvoudig!

8. Wat u wel en niet moet doen

Natuurlijk, hoewel je misschien de voorgaande secties in detail wilt doornemen, is het maken van een snelle referentielijst met wat je wel en niet moet doen een kans om alles zo duidelijk mogelijk te maken.

Bijvoorbeeld…

Neem het bedrijf als werkgever op in je bio op sociale media (als je dat wilt).
ONTMOET concurrenten NIET op ongepaste wijze
Deel bedrijfsberichten, evenementen en verhalen op sociale media.
VERGEET GEEN bedrijfsgeheimen of de vertrouwelijke informatie van uw collega’s
GEEF uw eigen mening – zorg er alleen voor dat u niet namens het bedrijf spreekt.
Geef GEEN commentaar op juridische zaken met betrekking tot het bedrijf
WEL intimidatie melden die u ervaart of opmerkt
GEEFT GEEN interactie met trollen, negatieve berichtgeving of opmerkingen

9. Nuttige bronnen

U kunt links naar nuttige bronnen in uw begeleidingsdocument opnemen of ze in een apart gedeelte vermelden. Waar je ze ook plaatst, het is een goed idee om te linken naar je social media-beleid, social media-stijlgids en community-richtlijnen, zodat iedereen deze informatie bij de hand heeft.

Andere links die u misschien wilt opnemen, zijn:

bedrijfsdocumenten
- gedragscode van het bedrijf
- arbeidsovereenkomsten
- Privacybeleid
Marketing-, reclame- en verkoopregelgeving van de regering van Canada en de Federal Trade Commission.

Als uw bedrijf middelen voor sociale media aanbiedt, wat is dan een betere manier dan uw aanbevelingen voor sociale media om iedereen ervan bewust te maken? Of het nu gaat om tools, training van Hootsuite, of social media beurzen, je geeft de mensen die voor jou werken de kans om helemaal los te gaan (voeten?) op social media.

10. Contactgegevens en datum

Vergeet niet om ook informatie toe te voegen waar je vragen naartoe kunt sturen. Dit kan een specifieke persoon zijn, een forum of Slack-kanaal, of een e-mailadres.

U moet ook aangeven wanneer uw aanbevelingen voor het laatst zijn bijgewerkt.

Voorbeelden van aanbevelingen voor sociale netwerken

Op zoek naar echte voorbeelden van regels voor het gebruik van sociale media? We hebben verschillende inspiratiebronnen verzameld.

Het Grossmont-Cuyamaca Community College District geeft duidelijk en beknopt advies over best practices. “De vrijheid van meningsuiting moet op verantwoorde wijze worden uitgeoefend”, herinnert de pagina de lezers eraan. “Deze richtlijnen bieden een stappenplan voor een constructief, respectvol en productief gebruik van sociale netwerksites.”

Intel doet er alles aan om werknemers gerust te stellen dat ze hier niet zijn om hun online gedrag te censureren of te controleren. “We trust you”, zegt de handleiding direct en indirect. Vanaf het begin heeft Intel haar wensen duidelijk gemaakt: wees oprecht, focus op het goede en gebruik gezond verstand.

Stanford University (ja, dezelfde instelling waar Facebook-oprichter Mark Zuckerberg uitstapte) heeft een beleid voor sociale media ontwikkeld dat behoorlijk breed is, maar gebruikers veel bronnen en context biedt. Als uw aanbevelingen voor sociale media zo gedetailleerd zijn, is het misschien een goed idee om de belangrijkste punten met uw team te bespreken tijdens een workshop of seminar om er zeker van te zijn dat er geen details worden weggelaten.

Bloomberg School of Nursing aan de Universiteit van Toronto biedt een zeer beknopte lijst met aanbevelingen die in één oogopslag gemakkelijk te verteren zijn. Het is een goede herinnering dat de manier waarop u uw richtlijnen ontwikkelt, kan helpen bij het begrijpen, of het nu gaat om een webpagina, een pdf of een brochure.

Onthoud dat uw aanbevelingen zo lang of zo kort kunnen zijn als u wilt. Sharp News biedt bijvoorbeeld slechts vier aanbevelingen voor het gebruik van sociale media.

Het Olympisch Comité heeft zijn aanbevelingen voor sociale media voor de Olympische Spelen in Peking op één pagina gehouden, zij het een vrij dichte. Aan de hand van het “kan” en “onmogelijk” wordt direct duidelijk wat acceptabel is en wat afgekeurd is.

Omdat Nordstrom een klantenservicebedrijf is en privacy belangrijk is, is het beleid voor sociale media sterk gericht op klantbescherming. Uw eigen branche zal anders zijn, dus stem uw aanbevelingen af op uw specifieke probleemgebieden (of kansen!).

Sjabloon voor gids voor sociale media

We hebben al deze handige tips verzameld in één gratis, downloadbare sjabloon. Het is gewoon een eenvoudig Google-document en het is vrij eenvoudig te gebruiken.

Maak gewoon een kopie en begin met het toevoegen van uw aanbevelingen om uw team te helpen slagen op sociale media.