Hoe u een effectief goedkeuringsproces voor sociale media voor uw team opbouwt

Elk social media team dat uit meer dan één persoon bestaat, heeft een social media goedkeuringsproces nodig.

Processen voor goedkeuring van inhoud zijn niet uniek voor sociale media. U heeft bijvoorbeeld waarschijnlijk al een goedkeuringsproces voor uw blog of website. Maar de snelheid en het bereik van sociale kanalen maken de goedkeuringsworkflow nog belangrijker voor uw posts op sociale media.

Hier leggen we uit hoe u een goedkeuringsworkflow voor sociale media opzet waarmee uw team effectief kan samenwerken en er tegelijkertijd voor zorgt dat uw inhoud schoon, correct en merkgebonden is.

Wat is het goedkeuringsproces voor sociale media?

Het goedkeuringsproces voor sociale media is een workflow waarbij inhoud van de ene belanghebbende naar de andere wordt verplaatst totdat deze uiteindelijk wordt gepubliceerd.

Een goed ontworpen goedkeuringsproces regelt alle fasen van uw sociale media-activiteit, van het maken van inhoud tot het plaatsen op het sociale media-platform. Het creëert ook een duidelijk pad voor uw inhoud van persoon tot persoon door uw organisatie. Het documenteert welke stakeholders wanneer betrokken zijn. Ten slotte specificeert het wie de uiteindelijke bevoegdheid heeft om inhoud goed te keuren voor publicatie op de sociale media van uw merk.

Voordat u uw polis kunt schrijven, moet u wat voorbereidingen treffen. Hier zijn alle tools en onderdelen die je nodig hebt om aan de slag te gaan:

Hoe een goedkeuringsproces voor sociale media te creëren

Stap 1: Bepaal je social media strategie

Als je regelmatig de Hootsuite-blog leest, weet je dat we het veel over strategie hebben. Wij geloven sterk in planning en het stellen van doelen. Zonder te weten waar je heen wilt, kom je er waarschijnlijk niet.

Waarom heb je een sociale strategie nodig voordat je een goedkeuringsproces kunt opzetten?

Een duidelijke strategie maakt het voor contentmakers (grafisch ontwerpers en contentmarketeers) gemakkelijker om content te creëren die voldoet aan de verwachtingen van senior stakeholders. Hierdoor kan iedereen op dezelfde pagina zitten en wordt tijd bespaard door het aantal benodigde klikken op het niveau van individuele berichten te verminderen.

Een duidelijke social media-strategie laat je ook weten of je goedkeuringsproces in lijn is met je doelen. Als het bijvoorbeeld uw strategie is om voorop te lopen in trending topics, moet u het aantal belanghebbenden en hun tijdsbestek dienovereenkomstig instellen.

Stap 2: Definieer de rollen en verantwoordelijkheden van het team en de belanghebbenden

Meer dan 20% van de middelgrote zakelijke klanten van Hootsuite heeft meerdere teams die sociale media gebruiken. Om een ​​effectief proces voor sociale media te creëren, moet u alle mensen en teams verduidelijken die sociale media gebruiken en wie betrokken is bij de goedkeuring ervan.

Hoe het eruit ziet, is aan jou. Misschien heeft elk team zijn eigen kanalen en zijn eigen goedkeuringsprocessen. Of misschien zijn een paar senior stakeholders de poortwachters van alle sociale content voor je merk.

Het belangrijkste is dat dit allemaal wordt vastgelegd.

U moet bijvoorbeeld schrijven:

• Wie maakt en plant content voor sociale media?
• Wie bewerkt de inhoud om de kwaliteit te behouden?
• Wie keurt en publiceert content?

In een middelgroot bedrijf kan het goedkeuringsproces voor content op sociale media de volgende rollen omvatten:

• Contentmakers: schrijvers, ontwerpers, video-editors en iedereen die betrokken is bij het maken en plannen van content.
• Inhoudseditors die inhoud bewerken voor taal, stijl en consistentie op sociale media-accounts.
• Managers van sociale media die content goedkeuren en ervoor zorgen dat het postschema consistent is met de algemene merkstrategie en de optimale posttijd.

Stap 3: Maak een stijlgids voor sociale media

Welke content publiceert uw merk? Gebruik je de Britse spelling of de Amerikaanse? Of een heel andere taal? Is je merktoon speels en leuk? Of informatief en serieus? Wat vind je van hashtags en emoji’s?

Met al deze zaken moet rekening worden gehouden om ervoor te zorgen dat de inhoud van de sociale media van uw merk consistent, van hoge kwaliteit en altijd in lijn met het merk is.

Zorg ervoor dat uw bedrijf een stijlgids heeft gemaakt. Dit is een gedetailleerd document dat beschrijft hoe uw sociale netwerken eruit zouden moeten zien. Dit kan alles omvatten, van toon en schrijfstijl tot merkkleuren, gebruik van foto’s en lettertype.

Wanneer iedereen in het marketingteam werkt vanuit een solide stijlgids, is goedkeuring een stuk eenvoudiger. Contentmakers gebruiken dit document om hun werk te begeleiden. Ondertussen kunnen redacteuren en managers het document raadplegen om ervoor te zorgen dat merknormen en richtlijnen worden gevolgd.

Stap 4: maak een inhoudsbibliotheek aan

De inhoudsbibliotheek is een bestaande pool van goedgekeurde sociale bronnen. Dit kunnen afbeeldingen, sjablonen en andere bronnen zijn die uw inhoudontwikkelaars kunnen gebruiken bij het maken van nieuwe berichten.

Het gebruik van middelen uit een vooraf goedgekeurde bibliotheek vereenvoudigt het goedkeuringsproces aanzienlijk. Senior stakeholders kunnen er zeker van zijn dat veel elementen zijn goedgekeurd voordat de functie is gecreëerd.

Stap 5: stel deadlines en deadlines in

Uw goedkeuringsproces voor sociale media moet worden gekoppeld aan een tijdlijn die iedereen voldoende tijd geeft om zijn of haar deel van het proces te voltooien.

Begin met te bepalen hoe lang het uw makers van inhoud gemiddeld duurt om een ​​bepaald aantal berichten te maken. Bepaal vervolgens hoe lang het duurt om die inhoud te bewerken, in te plannen en goed te keuren.

Werk vervolgens achteruit om een ​​tijdlijn op te zetten die voor iedereen werkt. Dit helpt paniek op het laatste moment of knelpunten in de inhoud te voorkomen.

Stel ook regelmatige deadlines en een planning in die iedereen verantwoordelijk maakt voor het op tijd leveren.

Een doorlopend goedkeuringsproces voor sociale media kan bijvoorbeeld het volgende omvatten:

• Makers leveren voltooide inhoud op de 15e van elke maand.
• Editors leveren de definitieve inhoud voor de 20e van elke maand.
• Managers plannen bewerkte kwaliteitsinhoud voor de volgende maand vóór het einde van de huidige maand.

Deze tijdlijn werkt natuurlijk alleen voor groenblijvende inhoud of inhoud die niet uitzonderlijk actueel is. Mogelijk moet u een tweede reeks deadlines of deadlines maken waarmee uw merk kan reageren op sociale trends wanneer deze zich voordoen.

Stap 6: Definieer uw workflow en meldingen

Uw goedkeuringsproces voor sociale media is een workflow waarbij inhoud van de ene persoon naar de andere gaat totdat deze uiteindelijk wordt gepubliceerd. Je hebt voor iedereen al rollen en deadlines gedefinieerd. Nu is het tijd om deze informatie te gebruiken om uw workflow en meldingen aan te passen.

Idealiter zou uw workflow automatisch inhoud van de ene persoon naar de andere moeten overdragen, waarbij elke persoon op de hoogte wordt gesteld wanneer het hun beurt is om aan het werk te gaan. Door alles in één systeem te houden, weet iedereen waar alles zich bevindt in het goedkeuringsproces. Het zorgt er ook voor dat slechts één persoon tegelijkertijd wijzigingen in de inhoud aanbrengt.

Dus hoe zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte wordt gebracht wanneer het hun beurt is? U kunt e-mail, Slack-meldingen of andere hulpmiddelen voor projectbeheer gebruiken.

Bij het ontwerpen van een werkstroom is het een goed idee om tools en apps op te nemen die het gemakkelijker maken om inhoud te maken en inhoudsproblemen te identificeren.

Enkele geweldige hulpmiddelen voor uw workflow:

• Grammatica ter ondersteuning van spelling, grammatica en schrijfhelderheid.
• Visme voor ontwerpondersteuning.
• Pictographr ter ondersteuning van fotobewerking.

Stap 7: Controleer en evalueer indien nodig

Probeer het goedkeuringsproces voor sociale media een tijdje uit en kijk hoe het werkt voor uw team. Breng vervolgens iedereen bij elkaar om eventuele storingen of dingen die verbeterd kunnen worden te bespreken.

Het doel is altijd om het leven van het team gemakkelijker te maken, niet moeilijker. Als een proces log wordt, werkt het niet. Krijg regelmatig feedback van teamleden zodat iedereen zich gewaardeerd en betrokken voelt.

4 Voordelen van het creëren van een goedkeuringsproces voor sociale media

Je hebt waarschijnlijk al enkele voordelen geplukt van het creëren van een social media-proces. Maar er zijn er een paar die we expliciet willen noemen.

1. Zorg ervoor dat de inhoud in lijn is met de stem en strategie van uw merk.

We hebben het eerder gehad over het maken van een stijlgids voor sociale media om uw inhoud en goedkeuringsproces te helpen beheren. Dit is een goede manier om uw inhoud herkenbaar te houden.

Maar er gaat niets boven de gecombineerde ervaring van uw team. Door het proces te doorlopen, kan iedereen zijn ervaring delen, zowel in zijn kernvaardigheden als in zijn kennis van de geschiedenis en stijl van het merk.

Het implementeren van een beoordelingsproces geeft u ook de beste kans om eventuele bugs op te vangen voordat de inhoud wordt gepubliceerd. Zelfs de beste editors slaan soms verbroken links of ontbrekende komma’s over. Hoe meer handen op het deck, hoe meer kans om het goed te doen.

2. Vermijd het delen van wachtwoorden en beheer de toegang

Het delen van wachtwoorden, zowel binnen teams als met externe adviseurs en aannemers, is een veiligheidsnachtmerrie.

Het goedkeuringsproces voor sociale media, gecombineerd met goede beheertools voor sociale media, stelt iedereen in staat om zijn werk op hetzelfde systeem te doen zonder wachtwoorden te hoeven delen.

Het goedkeuringsproces moet u ook in staat stellen te bepalen hoeveel toegang elk teamlid heeft. U wilt dat meerdere mensen inhoud kunnen maken, maar waarschijnlijk hebben slechts enkelen goedkeuringsrechten.

Met de goedkeuringsprocestools kunt u ook iemand uitsluiten van het proces als deze uw team of organisatie verlaat, zodat u nooit wordt blootgesteld aan onnodige externe risico’s.

3. Effectiever samenwerken

De constante lus van het hele team – met meerdere belanghebbenden – kan lastig zijn. Als u dit doet via e-mail of documenten overdraagt, vermindert dit de efficiëntie, vertraagt ​​het uw workflow en kan het uw inhoudskalender op sociale media beïnvloeden. De goedkeuringsworkflow vereenvoudigt het proces en verbetert de productiviteit.

Een projectmanager voor wereldwijde vastgoedmarketing sprak bijvoorbeeld met Forrester Consulting over de uitdagingen van werken zonder goedkeuringsworkflow:

“Als werknemers iets wilden posten, moesten ze hun activa e-mailen, en daarna was het een proces met meerdere stappen waarbij iemand namens hen postte of later namens hen terugkwam om de gepubliceerde inhoud te beoordelen.”

Het is veel efficiënter om alles op één platform te houden voor het maken, bekijken en publiceren. Bij specifieke verzoeken weten medewerkers wie verantwoordelijk is voor elke stap van het proces. Hierdoor kunnen medewerkers direct en effectief samenwerken.

Bovendien helpt de goedkeuringsworkflow werknemers om op schema te blijven. Dit voorkomt dat content wordt gemaakt, vergeten of ongepubliceerd. Meldingen informeren iedereen over wat hun aandacht nodig heeft.

Uit een rapport van Forrester bleek dat het verbeteren van het beheer van het goedkeuringsproces voor sociale media in drie jaar tijd $ 495.000 aan tijd en moeite zou kunnen besparen. Het is veel tijd en moeite.

Bron: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. Onderhoud versiebeheer en trailbewerking

Het indienen van bestanden via e-mail kan resulteren in feedback van verschillende belanghebbenden in verschillende versies. Mogelijk bekijkt iemand een bestand dat al verouderd is. Of misschien moet iemand feedback verzamelen van meerdere belanghebbenden en deze in één document samenvoegen.

Het is niet de beste tijdverspilling. En daarmee ontstaat het risico dat de verkeerde versie het goedkeuringsproces doorloopt of zelfs wordt gepubliceerd.

Met het goedkeuringsproces voor sociale media kunt u ook wijzigingen bijhouden, zodat u kunt zien wie wat wanneer heeft gewijzigd. Dit is een goed educatief hulpmiddel voor iedereen die betrokken is bij het maken van inhoud.

3 Hulpmiddelen voor goedkeuring van sociale media

Hier zijn enkele van onze favoriete tools om u te helpen bij het opzetten van uw goedkeuringsproces en workflow voor sociale media.

1.Hootsuite

Je hebt al gezien hoe Hootsuite kan helpen bij het goedkeuringsproces voor sociale media.

Het gebruik van Hootsuite betekent dat alle onderdelen van de workflow op hetzelfde platform kunnen draaien. Inhoud kan worden gemaakt, bewerkt en goedgekeurd vanuit het Hootsuite-dashboard.

Hier leest u hoe senioren in uw team Hootsuite kunnen gebruiken om berichten van makers van sociale media goed te keuren:

Deze goedkeuringsfuncties op het hoogste niveau zijn beschikbaar in de Hootsuite Business- en Enterprise-abonnementen.

Het Groepsplan is ontworpen voor kleine teams en bevat ook veel handige functies voor het onderhouden van een goedkeuringsworkflow voor sociale media.

Senior teamleden kunnen teamtoegang en -rollen beheren en posts en opmerkingen toewijzen aan specifieke teamleden.

2. Slank

Slack is een krachtig berichtenplatform dat teams helpt samen te werken. Met de Slack-app voor Hootsuite kun je rechtstreeks in Slack delen op sociale media zonder Hootsuite te verlaten, zodat het gemakkelijker wordt om berichten tussen teams te verzenden.

Deze tool helpt teams georganiseerd te houden. Organiseer en kleur codeer taken op kaarten en Trello-borden. Wijs taken toe aan een teamlid en markeer uw taak als voltooid wanneer uw taak is voltooid. En met de functie “vermelding” weet u dat uw teamlid op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van het proces.

3. Trello

De functie voor slepen en neerzetten maakt Trello gebruiksvriendelijk. Het visualiseert de workflow en het hele team kan op de hoogte zijn van het goedkeuringsproces.