Bezpieczeństwo w wirtualnych pokojach danych: 6 rzeczy, o których należy pamiętać

Dbanie o bezpieczeństwo plików firmowych jest koniecznością dla każdej firmy. Dokumenty te zawierają informacje, które nie tylko pomagają firmie się rozwijać, ale obejmują również akta osobowe pracowników, ich wynagrodzenia i adresy domowe. Dlatego przechowywanie tych dokumentów w określonym miejscu, chronionym przed wszelkimi zagrożeniami zewnętrznymi, jest dobre dla Twojej firmy.

Spośród wielu dostępnych na rynku rozwiązań przechowywania w chmurze tylko nieliczne są w stanie zapewnić pełne bezpieczeństwo plików. Wirtualne pokoje danych są zbudowane wokół idei bezpiecznego środowiska dokumentów, które w razie potrzeby można udostępnić światu zewnętrznemu. Ale jakie cechy powinny mieć najlepsze pokoje danych?

1. Certyfikat bezpieczeństwa

Dostawcy wirtualnych pokojów danych muszą posiadać wszystkie niezbędne certyfikaty i algorytmy bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo jak forteca. Przyjrzyj się najpopularniejszym wirtualnym pokojom danych dostępnym na rynku i porównaj, jakie posiadają certyfikaty bezpieczeństwa i co tak naprawdę robią z bezpieczną przestrzenią.

Jeśli przechowywanie plików online jest zbudowane na idei bezpieczeństwa, ma również narzędzia, które pozwalają klientowi uczynić przestrzeń jeszcze bezpieczniejszą. Są to zazwyczaj ustawienia uprawnień, funkcje znaku wodnego i uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

2. Ustawienia uprawnień

Bezpieczny VDR jest przeznaczony nie tylko do przechowywania, ale także do współpracy. Dlatego ważne jest, aby śledzić, kto ma dostęp do jakich plików.

Dzięki ustawieniom uprawnień możesz zezwolić określonym osobom na dostęp do wybranych dokumentów. W ten sposób będą dla nich dostępne tylko pliki bezpośrednio z nimi powiązane.

Nie ryzykujesz wyciekiem informacji ani naruszeniem prywatności i masz pewność, że tylko osoby, które muszą przeglądać dokumenty, będą mogły je przeglądać. Dostawcy wirtualnych pokojów danych są tego pewni.

3. Funkcje znaku wodnego

Jeśli ktoś chce pobrać plik z oprogramowania wirtualnego pokoju danych, dokumenty te będą miały znak wodny podkreślający, kto i kiedy przesłał plik.

Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z wyciekiem poufnych informacji, możesz użyć funkcji znaku wodnego, aby zidentyfikować słaby punkt na jednym z kont pracowników.

O wiele łatwiej jest też śledzić, jakie rodzaje dokumentów są drukowane i kto musi je wydrukować do celów zarządzania. Istnieją również opcje narzędzia, w zależności od potrzeb użytkownika wirtualnego pokoju danych.

4. Bezpieczne udostępnianie plików

Jak wspomniano wcześniej, oprogramowanie do pokojów danych online to nie tylko miejsce do bezpiecznego przechowywania dokumentów, ale także do udostępniania ich innym.

Sposób ich udostępniania również musi być bezpieczny, a wirtualny pokój danych musi być w stanie zapewnić Ci to bezpieczeństwo – poprzez algorytmy szyfrowania i nadawanie dostępu osobom z odpowiednimi uprawnieniami. I nie powinno być żadnych obaw o prywatność podczas przesyłania plików lub dostępu do plików, a będziesz musiał sprawdzić recenzje dostawcy wirtualnego pokoju danych, aby zobaczyć, jak silne są ich środki bezpieczeństwa.

To połączenie narzędzi dostępnych dla klienta i wbudowanych w rozwiązanie sprawia, że wymiana doświadczeń jest naprawdę bezpieczna.

5. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo konta osobistego, jedną z rzeczy, której możesz być pewien po swojej stronie, jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Wielu hakerów próbuje uzyskać dostęp do twoich danych, a proste stare hasło nie wystarczy.

Połączenie tego, co masz (authenticator) i tego, co wiesz (hasło) jest praktycznie niezrównane. Wirtualny pokój danych musi mieć tę funkcjonalność, aby być naprawdę bezpiecznym środowiskiem do przechowywania plików biznesowych.

6. Wsparcie

Jeśli podczas korzystania z Virtual Data Rooms wystąpią jakiekolwiek problemy, dobry zespół wsparcia może zapewnić dodatkowe bezpieczeństwo, którego potrzebujesz. Wszelkie błędy w oprogramowaniu lub po prostu złe zarządzanie dostępnymi narzędziami można poprawić za pośrednictwem infolinii kompetentnego dostawcy.

Szukając rozwiązania do wirtualnego pokoju danych, powinieneś również mieć świadomość pomocy, jaką możesz uzyskać od zespołu — czy mają oni wbudowaną infolinię lub funkcję czatu w swoim wirtualnym pokoju danych? Czy zawsze dostępny jest żywy przedstawiciel, który może Ci pomóc?