Zgodność z mediami społecznościowymi: wszystko, co musisz wiedzieć w 2022 r
Zgodność z mediami społecznościowymi to złożony temat, który może wywołać strach w sercach marketerów społecznościowych. W tym poście postaramy się uczynić to trochę jaśniejszym i trochę mniej zastraszającym.
Zgodność oznacza po prostu przestrzeganie zasad. Jednak w praktyce zgodność z mediami społecznościowymi prawie nigdy nie jest łatwa. „Zasady” to złożona mieszanka przepisów branżowych oraz przepisów federalnych, stanowych i lokalnych.
Standardy i zagrożenia związane z mediami społecznościowymi różnią się w zależności od branży i lokalizacji. Najpopularniejsze z nich ogólnie dzielą się na cztery szerokie kategorie.
1. Prywatność i ochrona danych
Ogólne wymagania dotyczące prywatności i ochrony danych:
- Ogranicz krąg kontaktów marketerów
- Określ, w jaki sposób marketerzy zbierają i przechowują dane
- Upewnij się, że konsumenci wiedzą, w jaki sposób ich dane są przechowywane i wykorzystywane
Istnieje wiele przepisów i regulacji dotyczących ochrony konsumentów w tej dziedzinie. Kilka odpowiednich zasad to:
- CAN-SPAM (USA)
- Kanadyjskie przepisy antyspamowe
- Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA)
- Ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO)
- Amerykańska ustawa o ochronie prywatności dzieci w Internecie (COPPA)
- Globalne forum transgranicznej polityki prywatności (CBPR).
Ogólne zasady mają tendencję do nakładania się. W rzeczywistości:
- Sprzedawcy internetowi nie powinni wysyłać niechcianych wiadomości.
- Marketerzy muszą informować konsumentów o gromadzeniu i przechowywaniu danych osobowych.
- Marketerzy muszą zapewnić, że dane osobowe są bezpieczne i wykorzystywane w sposób odpowiedzialny.
2. Prywatność
Marketerzy muszą zrozumieć pełen zakres wymagań dotyczących prywatności w swojej branży.
Na przykład te szkoły marketingowe muszą przestrzegać Ustawy o prawach do edukacji rodzinnej i prywatności (FERPA) oraz Poprawki dotyczącej ochrony praw uczniów (PPRA) .
Bardzo ważne jest, aby pracownicy służby zdrowia rozumieli ustawę o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA). Samo ponowne publikowanie w sieci społecznościowej bez podpisanej zgody może stanowić problem ze zgodnością z ustawą HIPAA.
W rzeczywistości wszyscy pracownicy służby zdrowia podlegają zasadom zgodności z mediami społecznościowymi HIPAA. Dlatego tak ważne jest posiadanie wewnętrznej polityki dotyczącej mediów społecznościowych (patrz wskazówka nr 7 poniżej).
Na przykład seria tweetów ostatnio stała się wirusowa, w których ktoś twierdził, że pracuje w szpitalu na Barbadosie, w którym urodziła Rihanna. Tweety ogłaszające jej poród i poród skutkowałyby znaczną grzywną dla szpitala za nieprzestrzeganie ustawy HIPAA w USA.
Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z naszym postem na temat korzystania z mediów społecznościowych w opiece zdrowotnej.
3. Reklamacje marketingowe
Marketingowcy społecznościowi we wszystkich branżach muszą znać zasady marketingu i reklamy, aby zapewnić sobie bezpieczną obecność w mediach społecznościowych.
Mogą pochodzić z takich agencji, jak Food and Drug Administration (FDA) i Federalna Komisja Handlu (FTC).
FDA monitoruje oświadczenia dotyczące w szczególności żywności, napojów i suplementów. Obecnie są one szczególnie skoncentrowane na ograniczaniu roszczeń związanych z COVID-19 .
FTC często koncentruje się na zatwierdzeniach i wycofaniach. W sferze społecznej często oznacza to wpływ.
W Wielkiej Brytanii Urząd ds. Standardów Reklamy przyjął wyjątkowe podejście do nieodpowiednich influencerów. Władze zamieściły ich nazwiska i pseudonimy na stronie internetowej. Reklamowali się nawet w mediach społecznościowych , nazywając influencerów po imieniu.
źródło: Codzienna poczta
4. Dostęp i archiwizacja
Wymogi dotyczące dostępu i ułatwień dostępu mają na celu zapewnienie dostępu do krytycznych informacji.
Amerykańska ustawa o wolności informacji (FOIA) i inne przepisy dotyczące rejestrów publicznych zapewniają publiczny dostęp do rejestrów rządowych. Obejmuje to posty rządowe w mediach społecznościowych.
Oznacza to, że rządowe konta w mediach społecznościowych nie powinny blokować obserwujących, nawet tych problematycznych. Nawet osobiste strony polityków nie powinny blokować subskrybentów, jeśli używają tych stron do celów politycznych.
Dowiedz się więcej z naszego posta na temat korzystania z mediów społecznościowych w agencjach rządowych.
Tymczasem wymagania dotyczące archiwizacji zapewniają, że każda organizacja ma zapis aktywności w mediach społecznościowych. Może to być wymagane w sprawach sądowych.
1. Poznaj zasady swojej branży
Jeśli korzystasz z mediów społecznościowych w branżach regulowanych, prawdopodobnie masz w firmie specjalistów ds. zgodności. Powinny być Twoim źródłem odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące tego, co możesz (a czego nie możesz) robić w mediach społecznościowych.
Twoje zespoły ds. zgodności dysponują najbardziej aktualnymi informacjami na temat wymagań dotyczących zgodności. Masz najnowsze informacje na temat narzędzi i strategii społecznościowych. Kiedy zgodność i marketing w mediach społecznościowych współpracują ze sobą, możesz zmaksymalizować korzyści dla swojej marki i ograniczyć ryzyko.
2. Kontroluj dostęp do kont społecznościowych
Musisz dokładnie wiedzieć, kto ma dostęp do Twoich kont w mediach społecznościowych. Musisz także przyznać różnym członkom zespołu różne poziomy dostępu.
Na przykład możesz chcieć, aby wielu członków zespołu mogło tworzyć treści w mediach społecznościowych. Ale możesz potrzebować zatwierdzenia w zasadzie przed opublikowaniem.
Udostępnianie haseł między członkami zespołu stwarza niepotrzebne ryzyko. Jest to szczególnie problematyczne, gdy ludzie opuszczają swoją rolę. Wymagany jest system zarządzania hasłami i uprawnieniami.
3. Monitoruj swoje konta
W branżach regulowanych monitorowanie jest szczególnie ważne. Być może będziesz musiał odpowiedzieć na komentarze w określonym czasie. Może być również konieczne zgłoszenie uwag regulatorowi. Na przykład te związane z niepożądanymi reakcjami na lek.
Ważne jest również, aby mieć oko na konta społecznościowe, które są powiązane z Twoją organizacją, ale nie znajdują się pod kontrolą firmy.
Może to być konsultant o dobrych intencjach lub partner tworzący nieodpowiednie konto. Lub może to być konto oszusta. Każdy z nich może powodować problemy ze zgodnością.
Każda marka, która współpracuje z zewnętrznymi sprzedawcami, powinna zwracać uwagę na nieodpowiednie twierdzenia.
Na przykład Rada Samoregulacji Sprzedaży Bezpośredniej (SRCSB) prowadzi regularne monitorowanie. Niedawno odkryli, że sprzedawcy wielopoziomowego marketingu zestawów żywności marki Tastefully Simple składali bezpodstawne oświadczenia o zarobkach na Facebooku i Pintereście. Rada powiadomiła firmę Tasteful Simple, która skontaktowała się ze sprzedawcami w celu wycofania roszczeń.
W niektórych przypadkach Gustownie proste nie było w stanie usunąć roszczeń. Zarząd następnie doradził spółce:
„Skorzystaj z mechanizmu platformy mediów społecznościowych do zgłaszania naruszeń praw własności intelektualnej, a jeśli to konieczne, skontaktuj się również z platformą na piśmie i poproś o usunięcie pozostałych postów w mediach społecznościowych”.
Aby uniknąć problemów, zacznij od audytu mediów społecznościowych, aby zidentyfikować konta w mediach społecznościowych powiązane z Twoją marką. Następnie wprowadź regularny program monitoringu społecznego.
4. Zarchiwizuj wszystko
W branżach regulowanych wszystkie posty w mediach społecznościowych muszą być archiwizowane.
Zautomatyzowane narzędzia zgodności z mediami społecznościowymi (zobacz kilka wskazówek na dole tego posta) sprawiają, że archiwizacja jest znacznie łatwiejsza i bardziej wydajna. Te narzędzia kategoryzują zawartość i tworzą bazę danych z możliwością przeszukiwania.
Utrzymują również wiadomości w kontekście. Wtedy Ty (i organy regulacyjne) będziecie w stanie zrozumieć, w jaki sposób każdy post w mediach społecznościowych pasuje do ogólnego obrazu.
5. Utwórz bibliotekę zawartości
Wstępnie zatwierdzona biblioteka treści zapewnia całemu zespołowi łatwy dostęp do zgodnych treści społecznościowych, szablonów i zasobów. Pracownicy, konsultanci i kontrahenci mogą udostępniać je na swoich portalach społecznościowych.
Na przykład Penn Mutual zapewnia zatwierdzoną bibliotekę treści dla niezależnych specjalistów finansowych. Łatwość publikowania oznacza, że 70% specjalistów finansowych Penn Mutual udostępnia zatwierdzone treści społecznościowe. Widzą średnio 80-100 akcji dziennie.
6. Zainwestuj w regularne treningi
Spraw, aby szkolenie z zakresu zgodności z mediami społecznościowymi było częścią procesu wdrażania. Następnie zainwestuj w regularne aktualizacje szkoleń. Upewnij się, że wszyscy rozumieją najnowsze osiągnięcia w Twojej dziedzinie.
Współpracuj z zespołem ds. zgodności. Mogą dzielić się z Tobą najnowszymi zmianami regulacyjnymi. Możesz dzielić się z nimi najnowszymi osiągnięciami w marketingu społecznościowym i strategii społecznej. W ten sposób mogą oznaczać wszelkie nowe potencjalne zagrożenia związane ze zgodnością.
A może przede wszystkim…
7. Stwórz odpowiednie zasady zgodności z mediami społecznościowymi
Elementy Twojej polityki zgodności z mediami społecznościowymi będą się różnić w zależności od branży i wielkości Twojej firmy. W rzeczywistości może obejmować kilka różnych rodzajów zasad, na przykład:
- Polityka w sieciach społecznościowych. Kieruje to wewnętrznymi działaniami w mediach społecznościowych i pomaga Twojemu zespołowi zachować zgodność. Dołącz odpowiednie zasady i przepisy, opis ról społecznych i obowiązków, proces zatwierdzania oraz wytyczne dotyczące bezpieczeństwa konta. Mamy cały post, który pomoże Ci stworzyć politykę dotyczącą mediów społecznościowych.
- Przyjęte zasady użytkowania. Pomaga to fanom i obserwującym wchodzić w interakcję z Tobą we właściwy sposób. Pomaga to zmniejszyć ryzyko niezgodności w oparciu o publiczne interakcje z Twoimi mediami społecznościowymi.
- Polityka prywatności. To informuje ludzi o tym, jak wykorzystujesz i przechowujesz ich dane. Opublikowanie solidnej polityki prywatności w Twojej witrynie jest wymogiem wielu przepisów dotyczących prywatności. Upewnij się, że kierujesz reklamy konkretnie do użytkowników mediów społecznościowych.
- Polityka zgodności influencerów. Jest mało prawdopodobne, aby influencerzy mieli dogłębną wiedzę na temat zgodności. Uwzględnij wymagania dotyczące zgodności w umowach z influencerami.
Przykłady zasad zgodności z mediami społecznościowymi
Oto przykład każdego z wyżej wymienionych rodzajów zasad zgodności z mediami społecznościowymi:
Zasady dotyczące mediów społecznościowych: GitLab
Warto przeczytać całą politykę GitLab dotyczącą mediów społecznościowych dla członków zespołu, ale oto kilka dobrych fragmentów ich listy nakazów i zakazów:
Źródło: GitLab
Zasady dopuszczalnego użytkowania: Canopy Growth Corporation
Zasady dopuszczalnego użytkowania dla tej spółki zależnej Spectrum Therapeutics zaczynają się:
„Prosimy, aby wszystkie komentarze i posty szanowały zarówno firmę Canopy Growth Corporation, jak i innych użytkowników”.
Wśród innych zasad przewodnich polityka zawiera następujące ważne zalecenia:
„Nie publikuj wiadomości, które są nielegalne, fałszywe, obraźliwe, oszczercze, obraźliwe, zawierające groźby, szkodliwe, obsceniczne, bluźniercze, zorientowane seksualnie lub obraźliwe na tle rasowym”.
Co jeśli zignorujesz politykę?
„Kilku przestępców otrzyma zakaz korzystania z naszego kanału w mediach społecznościowych po trzech ostrzeżeniach”.
Polityka prywatności: Wood Group
Polityka prywatności w mediach społecznościowych dla tej grupy firm opisuje, w jaki sposób i dlaczego dane społecznościowe są gromadzone, przechowywane i udostępniane. Zawiera informacje zarówno o gościach, jak i pracownikach.
Na przykład:
„Informacje, które zbieramy automatycznie, mogą obejmować informacje, takie jak adres IP, typ urządzenia, unikalne numery identyfikacyjne urządzenia, typ przeglądarki, szerokie położenie geograficzne (takie jak lokalizacja na poziomie kraju lub miasta) oraz inne informacje techniczne. Możemy również zbierać informacje o tym, jak Twoje urządzenie wchodzi w interakcję z naszymi sieciami społecznościowymi, w tym o odwiedzanych stronach, klikanych linkach lub o tym, czy śledzisz nasze strony w mediach społecznościowych”.
Polityka zgodności influencerów: Fiverr
W swojej Polityce wsparcia influencerów Fiverr określa wymagania FTC. Na przykład:
„Każde poparcie influencera w mediach społecznościowych musi jasno, wyraźnie i jednoznacznie ujawniać jego„ materialny związek ”z marką Fiverr”.
Polityka zawiera szczegółowe wskazówki, jak włączyć takie ujawnienie:
„Aby wideo zostało zatwierdzone, influencer musi dokonać ustnego ujawnienia, a także nałożyć język ujawnienia na sam film. Aby uzyskać wsparcie na żywo, Influencer musi ujawnić ustnie i okresowo powtarzać to ujawnienie podczas transmisji na żywo”.
Fiverr podaje również przykłady zatwierdzonych oświadczeń:
źródło: Fiverr
Zgodność mediów społecznościowych dla instytucji finansowych
Instytucje finansowe mają do czynienia z obszerną listą wymagań dotyczących zgodności z mediami społecznościowymi.
Weźmy na przykład amerykański Urząd Regulacji Przemysłu Finansowego (FINRA). Zapewnia różne wymagania dotyczące zgodności dla treści statycznych i interaktywnych.
Treść statyczna jest uważana za reklamę i musi zostać wstępnie zatwierdzona, aby się kwalifikować. Treść interaktywna jest jednak poddawana ponownej weryfikacji. Musisz archiwizować oba rodzaje postów w mediach społecznościowych przez co najmniej trzy lata.
Co to jest post statyczny i interaktywny? Jest to pytanie, na które każda firma będzie musiała odpowiedzieć w zależności od swojej tolerancji ryzyka. Strategia zgodności powinna obejmować najwyższe szczeble organizacji.
Amerykańska Komisja Papierów Wartościowych (SEC) monitoruje również naruszenia wymogów dotyczących mediów społecznościowych.
W Wielkiej Brytanii Financial Conduct Authority (FCA) ma zasady regulujące zgodność społeczną instytucji finansowych.
FCA niedawno zmusiła aplikację inwestycyjną do usunięcia wszystkich reklam w mediach społecznościowych przedstawiających influencerów. Akcja opierała się na obawach o wymagania finansowe. Freetrade Ltd. cytował między innymi :
„Film TikTok, który został opublikowany w relacji na Instagramie na profilu influencera, który promuje korzyści płynące z wykorzystywania Firmy do angażowania się w działalność inwestycyjną, ale nie zawiera wymaganego ujawnienia ryzyka”.
Tymczasem Australijska Komisja Papierów Wartościowych i Inwestycji (ASIC) niedawno przedłożyła RG 271. Stwierdza, że firmy świadczące usługi finansowe muszą potwierdzić reklamacje w ciągu 24 godzin. Nawet w mediach społecznościowych.
Więcej informacji znajdziesz w naszym poście na temat korzystania z mediów społecznościowych w usługach finansowych.
Zarządzanie zgodnością to duże zadanie. Pomocne mogą być narzędzia do zapewniania zgodności z mediami społecznościowymi.
1.Hootsuite
Hootsuite pomaga zachować spójność Twojej marki na kilka sposobów. Po pierwsze, umożliwia tworzenie niestandardowych uprawnień. Członkowie zespołu uzyskują dostęp do tworzenia treści społecznościowych, ale ostateczne zatwierdzenie jest ograniczone do odpowiedniego personelu wyższego szczebla lub urzędników ds. zgodności.
Po drugie, biblioteka treści Hootsuite umożliwia tworzenie i przechowywanie wstępnie zatwierdzonych, zgodnych treści. Grupy społecznościowe mogą wykorzystywać i udostępniać ten materiał w dowolnym momencie.
Hootsuite Amplify dystrybuuje zatwierdzone treści do całej sieci pracowników i konsultantów. Dzięki temu pracownicy o dobrych intencjach nie stwarzają niezamierzonego ryzyka związanego ze zgodnością.
Hootsuite integruje się również z poniższymi narzędziami do zapewniania zgodności z mediami społecznościowymi w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
2. Brolly
Bezpieczna aplikacja do przechowywania i archiwizacji dokumentacji używana przez wiele organizacji w administracji, edukacji, usługach finansowych i sektorze prywatnym w celu spełnienia wymagań dotyczących zgodności.
3.AETracker
AETracker jest przeznaczony dla firm zajmujących się naukami przyrodniczymi. W czasie rzeczywistym identyfikuje, monitoruje i zgłasza potencjalne zdarzenia niepożądane oraz stosowanie poza wskazaniami rejestracyjnymi.
4. Ochrona socjalna
Ta aplikacja wstępnie sprawdza wszystkie wiadomości użytkownika i załączniki. Weryfikuje, czy są one zgodne z polityką korporacyjną i obowiązującymi przepisami. Wiadomości, które nie spełniają wymagań, są oznaczane do sprawdzenia i nie mogą być publikowane. Tworzy również pełną ścieżkę audytu.
5 Zero FOX
ZeroFOX automatycznie sprawdza nieodpowiednie, złośliwe i fałszywe treści. Może wysyłać automatyczne powiadomienia o niebezpiecznych, groźnych lub obraźliwych wiadomościach. Wykrywa również złośliwe linki i oszustwa.
6. Dowód
Po dodaniu do Hootsuite Proofpoint oznacza typowe naruszenia zgodności podczas pisania wiadomości. Proofpoint nie zezwala na publikowanie treści, które mają problemy ze zgodnością.
7.Smash
Walidacja Smarsh w czasie rzeczywistym zapewnia zgodność z politykami korporacyjnymi, prawnymi i regulacyjnymi. Wszystkie treści społecznościowe są archiwizowane, niezależnie od tego, czy zostały zatwierdzone, odrzucone, czy zmodyfikowane. Treści można kontrolować, gromadzić, przeglądać, dodawać do spraw i przechowywać zgodnie z prawem.
Uprawnienia, narzędzia bezpieczeństwa i archiwizacji Hootsuite zapewniają aktualność wszystkich profili w mediach społecznościowych z jednego panelu sterowania. Zobacz go w akcji już dziś.
Dodaj komentarz