Jak zbudować skuteczny proces zatwierdzania w mediach społecznościowych dla swojego zespołu

Każdy zespół mediów społecznościowych, który składa się z więcej niż jednej osoby, potrzebuje procesu zatwierdzania w mediach społecznościowych.

Procesy zatwierdzania treści nie są unikalne dla mediów społecznościowych. Na przykład prawdopodobnie masz już proces zatwierdzania swojego bloga lub witryny. Ale szybkość i zasięg kanałów społecznościowych sprawia, że ​​proces zatwierdzania Twoich postów w mediach społecznościowych jest jeszcze ważniejszy.

W tym miejscu wyjaśnimy, jak skonfigurować przepływ pracy zatwierdzania w mediach społecznościowych, który umożliwi Twojemu zespołowi efektywną współpracę, zapewniając jednocześnie przejrzystość, poprawność i oznakowanie treści.

Jak wygląda proces zatwierdzania w mediach społecznościowych?

Proces zatwierdzania w mediach społecznościowych to przepływ pracy, w którym treść przechodzi od jednego interesariusza do drugiego, aż do ostatecznego opublikowania.

Dobrze zaprojektowany proces zatwierdzania reguluje wszystkie etapy Twojej aktywności w mediach społecznościowych, od tworzenia treści po publikowanie na platformie mediów społecznościowych. Tworzy również wyraźną ścieżkę dla Twoich treści od osoby do osoby w Twojej organizacji. Dokumentuje, którzy interesariusze są zaangażowani i kiedy. Na koniec określa, kto ma ostateczne uprawnienia do zatwierdzania treści do publikacji w mediach społecznościowych Twojej marki.

Zanim napiszesz swoją polisę, musisz się trochę przygotować. Oto wszystkie narzędzia i części potrzebne do rozpoczęcia:

Jak stworzyć proces zatwierdzania w mediach społecznościowych

Krok 1: Zdefiniuj swoją strategię w mediach społecznościowych

Jeśli regularnie czytasz bloga Hootsuite, wiesz, że dużo rozmawiamy o strategii. Mocno wierzymy w planowanie i wyznaczanie celów. Nie wiedząc, dokąd chcesz iść, jest mało prawdopodobne, że tam dotrzesz.

Dlaczego potrzebujesz strategii społecznościowej, zanim będziesz mógł skonfigurować proces zatwierdzania?

Jasna strategia ułatwia twórcom treści (grafikom i content marketerom) tworzenie treści spełniających oczekiwania starszych interesariuszy. Pozwala to wszystkim znajdować się na tej samej stronie i oszczędza czas, zmniejszając liczbę kliknięć wymaganych na poziomie poszczególnych postów.

Jasna strategia w mediach społecznościowych pozwala również wiedzieć, czy proces zatwierdzania jest zgodny z celami. Na przykład, jeśli Twoja strategia ma być na czele trendów tematycznych, musisz odpowiednio ustawić liczbę interesariuszy i ich ramy czasowe.

Krok 2: Zdefiniuj role i obowiązki zespołu i interesariuszy

Ponad 20% klientów biznesowych Hootsuite średniej wielkości ma wiele zespołów korzystających z mediów społecznościowych. Aby stworzyć skuteczny proces w mediach społecznościowych, musisz wyjaśnić wszystkie osoby i zespoły korzystające z mediów społecznościowych i kto jest zaangażowany w zatwierdzanie każdego z nich.

To, jak to wygląda, zależy od Ciebie. Być może każdy zespół ma swoje własne kanały i własne procesy zatwierdzania. A może kilku starszych interesariuszy jest strażnikami wszystkich treści społecznościowych dla Twojej marki.

Najważniejsze, że wszystko to jest rejestrowane.

Na przykład powinieneś napisać:

• Kto tworzy i planuje treści w mediach społecznościowych?
• Kto redaguje treść, aby zachować jakość?
• Kto zatwierdza i publikuje treści?

W firmie średniej wielkości proces zatwierdzania treści w mediach społecznościowych może obejmować następujące role:

• Twórcy treści: pisarze, projektanci, montażyści wideo i wszyscy zaangażowani w tworzenie i planowanie treści.
• Redaktorzy treści, którzy edytują treści pod kątem języka, stylu i spójności na kontach w mediach społecznościowych.
• Menedżerowie mediów społecznościowych, którzy zatwierdzają treści i upewniają się, że harmonogram publikowania jest zgodny z ogólną strategią marki i optymalnym czasem publikowania.

Krok 3: Utwórz przewodnik po stylu mediów społecznościowych

Jakie treści publikuje Twoja marka? Czy używasz brytyjskiej pisowni czy amerykańskiej? A może zupełnie inny język? Czy ton Twojej marki jest zabawny i zabawny? A może pouczające i poważne? Co myślisz o hashtagach i emotikonach?

Wszystko to należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić, że treści Twojej marki w mediach społecznościowych są spójne, wysokiej jakości i zawsze zgodne z marką.

Upewnij się, że Twoja firma stworzyła przewodnik po stylu. Jest to szczegółowy dokument opisujący, jak powinny wyglądać Twoje sieci społecznościowe. Może to obejmować wszystko, od tonu i stylu pisania po kolory brandingu, użycie zdjęć i czcionkę.

Kiedy wszyscy w zespole marketingowym pracują według solidnego przewodnika po stylu, zatwierdzenie jest o wiele łatwiejsze. Twórcy treści używają tego dokumentu jako przewodnika w swojej pracy. Tymczasem redaktorzy i menedżerowie mogą zapoznać się z dokumentem, aby upewnić się, że przestrzegane są standardy i wytyczne dotyczące marki.

Krok 4: Utwórz bibliotekę treści

Biblioteka zawartości to istniejąca pula zatwierdzonych zasobów społecznościowych. Może to obejmować grafikę, szablony i inne zasoby, z których twoi twórcy treści mogą korzystać podczas tworzenia nowych postów.

Korzystanie z zasobów ze wstępnie zatwierdzonej biblioteki znacznie upraszcza proces zatwierdzania. Starsi interesariusze mogą być pewni, że wiele elementów zostało zatwierdzonych jeszcze przed utworzeniem stanowiska.

Krok 5: Ustaw terminy i terminy

Twój proces zatwierdzania w mediach społecznościowych powinien być powiązany z harmonogramem, który daje każdemu wystarczająco dużo czasu na ukończenie swojej części procesu.

Zacznij od ustalenia, ile średnio czasu zajmuje twórcom treści utworzenie określonej liczby postów. Następnie określ, ile czasu zajmie edycja tej treści, zaplanuj ją i zatwierdź.

Następnie cofnij się, aby ustawić oś czasu, która będzie odpowiednia dla wszystkich. Pomoże to uniknąć paniki w ostatniej chwili lub wąskich gardeł treści.

Ustal także regularne terminy i harmonogram, który sprawi, że wszyscy będą odpowiedzialni za dostarczanie na czas.

Na przykład trwający proces zatwierdzania w mediach społecznościowych może obejmować:

• Twórcy dostarczają gotowe treści do 15 dnia każdego miesiąca.
• Redaktorzy dostarczają ostateczną treść do 20 dnia każdego miesiąca.
• Menedżerowie planują edytowaną jakość treści na kolejny miesiąc przed końcem bieżącego miesiąca.

Oczywiście ta oś czasu działa tylko w przypadku treści wiecznie aktualnych lub treści, które nie są wyjątkowo aktualne. Może być konieczne utworzenie drugiego zestawu terminów lub terminów, które pozwolą Twojej marce reagować na pojawiające się trendy społeczne.

Krok 6: Zdefiniuj przepływ pracy i powiadomienia

Twój proces zatwierdzania w mediach społecznościowych to przepływ pracy, w którym treść przechodzi od jednej osoby do drugiej, aż do ostatecznego opublikowania. Zdefiniowałeś już role i terminy dla wszystkich. Teraz nadszedł czas, aby użyć tych informacji do dostosowania przepływu pracy i powiadomień.

Idealnie byłoby, gdyby Twój przepływ pracy automatycznie przenosił zawartość od jednej osoby do drugiej, powiadamiając każdą osobę, kiedy nadejdzie jej kolej na rozpoczęcie pracy. Utrzymanie wszystkiego w jednym systemie zapewnia, że ​​każdy wie, gdzie znajduje się wszystko w procesie zatwierdzania. Zapewnia również, że tylko jedna osoba wprowadza zmiany w treści na raz.

Jak więc upewnić się, że wszyscy zostaną powiadomieni, kiedy nadejdzie ich kolej? Możesz korzystać z poczty e-mail, powiadomień Slack lub innych narzędzi do zarządzania projektami.

Podczas projektowania przepływu pracy dobrym pomysłem jest uwzględnienie narzędzi i aplikacji, które ułatwią tworzenie treści i identyfikowanie problemów z zawartością.

Kilka świetnych narzędzi do przepływu pracy:

• Grammarly , aby wspierać pisownię, gramatykę i przejrzystość pisania.
• Visme za wsparcie projektowe.
• Pictographr do obsługi edycji zdjęć.

Krok 7: Monitoruj i przeglądaj w razie potrzeby

Wypróbuj przez chwilę proces zatwierdzania w mediach społecznościowych i zobacz, jak działa w Twoim zespole. Następnie zbierz wszystkich razem, aby omówić wszelkie usterki lub rzeczy, które można poprawić.

Celem jest zawsze ułatwienie życia zespołowi, a nie utrudnienie. Jeśli proces staje się nieporęczny, nie działa. Otrzymuj regularne informacje zwrotne od członków zespołu, aby każdy czuł się doceniony i zaangażowany.

4 korzyści z tworzenia procesu zatwierdzania w mediach społecznościowych

Prawdopodobnie już odniosłeś korzyści z tworzenia procesu w mediach społecznościowych. Ale jest kilka, które chcemy wyraźnie nazwać.

1. Upewnij się, że treść jest zgodna z głosem i strategią Twojej marki.

Wcześniej rozmawialiśmy o stworzeniu przewodnika po stylu mediów społecznościowych, który pomoże zarządzać treścią i procesem zatwierdzania. To dobry sposób na zapewnienie rozpoznawalności treści.

Ale nic nie przebije połączonego doświadczenia Twojego zespołu. Przejście przez ten proces gwarantuje, że każdy może podzielić się swoim doświadczeniem, zarówno w zakresie swoich podstawowych umiejętności, jak i znajomości historii i stylu marki.

Wdrożenie procesu recenzji daje również największą szansę na wyłapanie błędów przed opublikowaniem treści. Nawet najlepsi redaktorzy czasami pomijają niedziałające linki lub brakujące przecinki. Im więcej rąk na talię, tym większe szanse, aby zrobić to dobrze.

2. Unikaj udostępniania haseł i kontroluj dostęp

Udostępnianie haseł zarówno w ramach zespołów, jak i zewnętrznym konsultantom i wykonawcom to koszmar bezpieczeństwa.

Proces zatwierdzania w mediach społecznościowych w połączeniu z dobrymi narzędziami do zarządzania mediami społecznościowymi pozwala wszystkim wykonywać swoją pracę w tym samym systemie bez konieczności udostępniania haseł.

Proces zatwierdzania powinien również umożliwiać kontrolę nad dostępem każdego członka zespołu. Chcesz, aby wiele osób mogło tworzyć treści, ale prawdopodobnie tylko nieliczni mają uprawnienia do zatwierdzania.

Narzędzia procesu zatwierdzania umożliwiają również wykluczenie kogoś z procesu, jeśli opuści on Twój zespół lub organizację, dzięki czemu nigdy nie jesteś narażony na niepotrzebne ryzyko zewnętrzne.

3. Współpracuj efektywniej

Ciągłe zapętlanie całego zespołu — z wieloma interesariuszami — może być uciążliwe. Jeśli robisz to za pośrednictwem poczty e-mail lub przesyłasz dokumenty, zmniejsza to wydajność, spowalnia przepływ pracy i może mieć wpływ na kalendarz treści w mediach społecznościowych. Przepływ pracy zatwierdzania upraszcza proces i zwiększa produktywność.

Na przykład kierownik globalnego projektu marketingu nieruchomości rozmawiał z firmą Forrester Consulting o wyzwaniach związanych z pracą bez procesu zatwierdzania:

„Kiedy pracownicy chcieli publikować, musieli wysyłać e-mailem swoje zasoby, a następnie był to wieloetapowy proces, w którym ktoś publikował w ich imieniu lub wracał, aby później przejrzeć opublikowane treści w ich imieniu”.

Znacznie wydajniej jest przechowywać wszystko na jednej platformie do tworzenia, przeglądania i publikowania. Kiedy pojawiają się konkretne prośby, pracownicy wiedzą, kto jest odpowiedzialny za każdy etap procesu. Oznacza to, że pracownicy mogą bezpośrednio i efektywnie współpracować.

Ponadto przepływ pracy zatwierdzania pomaga pracownikom dotrzymywać harmonogramu. Zapobiega to tworzeniu, zapomnieniu lub cofnięciu publikacji treści. Powiadomienia informują wszystkich o tym, co wymaga ich uwagi.

Raport firmy Forrester wykazał, że usprawnienie zarządzania procesem zatwierdzania w mediach społecznościowych może zaoszczędzić 495 000 USD czasu i wysiłku w ciągu trzech lat. To dużo czasu i wysiłku.

Źródło: Forrester Consulting, Całkowity wpływ ekonomiczny™.

4. Zachowaj kontrolę wersji i edycję śladu

Przesyłanie plików pocztą e-mail może skutkować opiniami różnych interesariuszy w różnych wersjach. Ktoś może przeglądać plik, który jest już nieaktualny. Lub ktoś może być zmuszony do zebrania opinii od wielu interesariuszy i skompilowania ich w jeden dokument.

To nie jest najlepsza strata czasu. A to stwarza ryzyko, że niewłaściwa wersja przejdzie proces akceptacji lub nawet zostanie opublikowana.

Proces zatwierdzania w mediach społecznościowych pozwala również śledzić zmiany, dzięki czemu możesz zobaczyć, kto i kiedy zmienił. To dobre źródło wiedzy dla każdego, kto zajmuje się tworzeniem treści.

3 narzędzia do zatwierdzania w mediach społecznościowych

Oto niektóre z naszych ulubionych narzędzi, które pomogą Ci zbudować proces zatwierdzania w mediach społecznościowych i przepływ pracy.

1.Hootsuite

Widzieliście już, jak Hootsuite może pomóc w procesie zatwierdzania w mediach społecznościowych.

Korzystanie z Hootsuite oznacza, że ​​wszystkie części przepływu pracy mogą działać na tej samej platformie. Treści można tworzyć, edytować i zatwierdzać z pulpitu nawigacyjnego Hootsuite.

Oto jak seniorzy w Twoim zespole mogą używać Hootsuite do zatwierdzania postów tworzonych przez twórców mediów społecznościowych:

Te funkcje zatwierdzania najwyższego poziomu są dostępne w planach Hootsuite Business i Enterprise.

Zaprojektowany z myślą o małych zespołach plan grupowy zawiera również wiele funkcji przydatnych do utrzymania przepływu pracy zatwierdzania w mediach społecznościowych.

Starsi członkowie zespołu mogą zarządzać dostępem i rolami zespołu oraz przypisywać posty i komentarze do określonych członków zespołu.

2. Luz

Slack to potężna platforma do przesyłania wiadomości, która pomaga zespołom współpracować. Aplikacja Slack dla Hootsuite umożliwia udostępnianie w mediach społecznościowych bezpośrednio w Slack bez opuszczania Hootsuite, aby ułatwić wysyłanie wiadomości między zespołami.

To narzędzie pomaga utrzymać porządek w zespołach. Organizuj zadania i oznaczaj je kolorami na kartach i tablicach Trello. Przydziel zadania członkowi zespołu i oznacz swoje zadanie jako ukończone, gdy zadanie zostanie wykonane. A dzięki funkcji „wzmianki” będziesz wiedział, że członek Twojego zespołu zostanie powiadomiony o postępie procesu.

3. Trello

Funkcja przeciągnij i upuść sprawia, że ​​Trello jest przyjazne dla użytkownika. Wizualizuje przepływ pracy, a cały zespół może być świadomy procesu zatwierdzania.