8 łatwych sposobów udostępniania kalendarza programu Outlook innym osobom
Czy chcesz udostępnić swój kalendarz współpracownikom i innym osobom w miejscu pracy, ale nie wiesz, jak to zrobić? Nie martw się; W tym artykule omówimy proste sposoby na ułatwienie procesu udostępniania kalendarza.
Wykonaj wszystkie kroki wymienione w artykule, ponieważ są one podane, aby uniknąć możliwości pomyłki. Czynności opisane w tym artykule doskonale sprawdzają się w usłudze Office 365 i wersjach programu Outlook po 2013 r., umożliwiając udostępnianie kalendarza programu Outlook innym osobom.
Co to jest Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook to wszechstronne oprogramowanie, które służy różnym celom, w tym współpracy z innymi osobami w celu oznaczania wydarzeń, ustawiania przypomnień o ważnych wydarzeniach, planowania spotkań i nie tylko.
Microsoft Office zawiera foldery Office 365. Służy głównie do wymiany wiadomości e-mail (z usługami pocztowymi, takimi jak @Gmail, @hotmail, @msn itp.) z członkami zespołu za pośrednictwem komunikacji z serwerami firmy Microsoft.
Funkcje, takie jak udostępnianie kalendarza pocztą e-mail i zarządzanie ważnymi zadaniami, sprawiają, że Outlook jest ważną częścią każdej firmy.
- Instrukcje udostępniania nowego kalendarza w programie Microsoft Outlook
- Kroki, aby udostępnić kalendarz współpracownikowi
- Jak wyświetlić kalendarz udostępniony mi przez współpracownika?
- Instrukcje udostępniania kalendarza osobie spoza organizacji
- Jak uzyskać dostęp do kalendarza, który został udostępniony osobie spoza mojej organizacji?
- Jak mogę uzyskać dostęp do udostępnionego kalendarza, jeśli korzystam z oprogramowania innej firmy?
- Kto ma dostęp do Twojego kalendarza i jakie ma uprawnienia?
Podczas udostępniania kalendarza programu Outlook istnieją dwie możliwe sytuacje. Po pierwsze, znasz osobę, do której chcesz wysłać ten kalendarz. Innym scenariuszem jest sytuacja, w której użytkownik udostępnia kalendarz poza organizacją.
Przyjrzymy się, jak podejść do obu sytuacji, wykonując następujące kroki.
Kroki udostępniania kalendarza programu Outlook, który znasz lub pracujesz w tej samej organizacji, są proste.
1. Otwórz aplikację komputerową Outlook.
2. Jeśli masz wiele kont zarejestrowanych w pakiecie biurowym, upewnij się, że wybierasz tylko kalendarz z właściwego konta Microsoft.
3. Kliknij kartę Narzędzia główne. Kliknij opcję Udostępnij kalendarz i wybierz żądany kalendarz.
4. Przejdź do zakładki „Uprawnienia” i kliknij „Właściwości kalendarza”. Wyświetli się lista użytkowników, którzy mają dostęp do Twojego kalendarza.
5. Zgodnie z domyślnymi ustawieniami każdy, kto pracuje w tej samej firmie, może zobaczyć harmonogram tylko wtedy, gdy jesteś zajęty, nic więcej.
6. Jednak konfiguracje różnią się w zależności od organizacji. Dlatego skupimy się na tym, jak możesz udostępnić go jednemu użytkownikowi, który z Tobą współpracuje.
7. Teraz kliknij przycisk „Dodaj”, aby umożliwić komuś dostęp do Twojego kalendarza.
8. Następnie na wyświetlaczu zobaczysz swoją książkę adresową. Zgodnie z domyślnymi ustawieniami pokaże Ci listę użytkowników z Twojej organizacji.
9. Jeśli wymaganego użytkownika nie ma na liście, możesz go włączyć, klikając przycisk Dodaj. Kliknij OK.
- Po dodaniu użytkownika kliknij OK. Twój kalendarz nie będzie dostępny dla tej osoby.
10. Wybrana nazwa użytkownika zostanie wyświetlona w oknie uprawnień. Domyślnie zostaną ustawione na „Może wyświetlać wszystkie szczegóły”.
To ustawienie można skonfigurować i zmienić w dowolnym momencie według własnego uznania.
- Kliknij kartę „Strona główna”.
- Wybierz Dodaj kalendarz.
- Kliknij Otwórz kalendarz udostępniony.
- Następnie otworzy się okno. Wprowadź nazwę użytkownika, którego udostępniony kalendarz chcesz wyświetlić, i kliknij OK.
Możesz teraz uzyskać dostęp do wszystkich kalendarzy udostępnionych tego użytkownika na liście Kalendarze udostępnione.
Proces udostępniania kalendarza osobie pracującej w innej organizacji niewiele się różni.
1. Otwórz aplikację Outlook Desktop.
2. Otwórz kalendarz, który chcesz udostępnić.
3. Jeśli masz wiele kont Microsoft na swoim urządzeniu, upewnij się, że wybierasz tylko kalendarz z właściwego konta Microsoft.
4. Kliknij Menu główne. Kliknij Udostępnij kalendarz.
5. Następnie otworzy się okno z właściwościami kalendarza. Aby udostępnić swój kalendarz użytkownikowi, którego nie ma na liście, kliknij opcję Dodaj w oknie dialogowym Dodaj użytkowników.
6. Możesz zobaczyć listę użytkowników, którzy mogą obecnie przeglądać Twój kalendarz programu Outlook.
7. Następnie na ekranie zostanie wyświetlona Twoja książka adresowa. Stąd wybierz „Kontakty”. Wszystkie kontakty zewnętrzne zapisane w Twojej książce adresowej zostaną wyświetlone na liście.
8. Jeśli jednak okaże się, że żądanego użytkownika nie ma na tej liście, należy go najpierw dodać. Dodaj tego użytkownika i kliknij OK. Twój kalendarz zostanie udostępniony.
9. Wybrany użytkownik zostanie uwzględniony w oknie uprawnień. Domyślnie zostaną ustawione na „Może wyświetlać wszystkie szczegóły”.
Ta opcja może zostać zaktualizowana lub zmieniona w dowolnym momencie według własnego uznania.
Należy zauważyć, że osobom pracującym poza Twoją organizacją nie można przyznać uprawnień „Przekazywać” ani „Może edytować”.
Różni się to od zwykłego sposobu uzyskiwania dostępu do udostępnionego kalendarza.
Proces wyświetlania udostępnionego kalendarza przez osobę spoza Twojej organizacji jest nieco inny.
Wykonaj poniższe czynności, aby uzyskać dostęp do udostępnionego kalendarza jako odbiorca.
- Kliknij Zaakceptuj i wyświetl kalendarz.
- Nastąpi przekierowanie do oficjalnej witryny programu Outlook.
- Aby zobaczyć udostępniony kalendarz, musisz być zalogowany na swoje konto.
Metody wymienione w artykule nie mają bezpośredniego zastosowania, jeśli nie masz programu Outlook i używasz alternatywnego oprogramowania.
Proces ten jest trochę czasochłonny, ponieważ wymaga kilku dodatkowych kroków. Wyjaśnimy, biorąc link do Kalendarza Google. Dzieje się tak dlatego, że jest to obecnie jedno z najpopularniejszych programów do kalendarzy dostępnych na rynku.
Jednak te kroki są równie ważne dla każdego innego oprogramowania kalendarza, którego możesz używać.
- Otwórz Gmaila (lub inną usługę e-mail, z której korzystasz) i zaloguj się na swoje konto e-mail.
- Otwórz wiadomość e-mail z zaproszeniem do udostępniania.
- Zobaczysz otwartą nową wiadomość e-mail. Kliknij prawym przyciskiem myszy opcję „Ten adres URL” w prawym dolnym rogu wiadomości e-mail.
- Wybierz opcję Kopiuj lokalizację łącza.
- Zaloguj się do swojego Kalendarza Google.
- Kliknij trzy kropki obok opcji Dodaj kalendarz.
- Wybierz Z adresu URL.
- Wklej skopiowany adres URL.
- Kliknij Dodaj kalendarz.
Kalendarz nie pojawi się na liście „Inne kalendarze” po lewej stronie ekranu.
7. Kto ma dostęp do Twojego kalendarza i jakie ma uprawnienia?
Udostępniając kalendarz, masz do wyboru kilka poziomów szczegółowości.
- Może zobaczyć, kiedy jestem zajęty: osoby z tym poziomem dostępu w Twoim kalendarzu zobaczą tylko Twoją obecność.
- Może wyświetlać tytuły i lokalizacje: Użytkownicy z tym poziomem uprawnień mogą wyświetlać Twoją dostępność, zawartość i lokalizacje spotkań.
- Może wyświetlać wszystkie informacje. Osoby, które mają ten poziom dostępu w Twoim kalendarzu, mogą wyświetlać wszystkie szczegóły Twoich spotkań, tak jak Ty.
Wniosek
To prowadzi nas do końca tego artykułu. W tym artykule omówiliśmy sposób udostępniania kalendarza osobom w organizacji i poza nią.
Omówiliśmy, jak można zobaczyć udostępnione kalendarze. Wyjaśniliśmy również, w jaki sposób możesz udzielić uprawnień innym użytkownikom zgodnie z wymaganiami.
Często zadawane pytania
W każdej chwili możesz odwołać pozwolenie na dostęp do swojego kalendarza od dowolnej osoby. Należy pamiętać, że aktualizacja uprawnień do wyświetlania kalendarza może zająć użytkownikom usługi Microsoft 365 i programu Outlook trochę czasu.1. Wybierz Kalendarz.2. Kliknij Strona główna. Wybierz uprawnienia kalendarza.3. Na karcie uprawnień znajdziesz listę użytkowników, którzy mogą uzyskać dostęp do tego kalendarza. Wybierz nazwę użytkownika, którą chcesz usunąć, i kliknij Usuń.4. Kliknij przycisk OK.
Istnieją trzy możliwe wyjaśnienia powiadomienia „Nie można opublikować tego kalendarza”.– Podany adres e-mail jest nieprawidłowy.– To jest adres e-mail grupy platformy Microsoft 365.
Jednym z głównych powodów, dla których ludzie decydują się na udostępnianie kalendarzy za pośrednictwem poczty e-mail, jest to, że dzięki tej metodzie można wysłać im statyczną kopię kalendarza. Możesz także określić okres z określonego zakresu dat, który chcesz udostępnić. Dzięki temu zaplanowane aktualizacje będą bezpieczne i prywatne. Korzystając z tej metody, możesz mieć pewność, że odbiorca otrzyma migawkę Twojego kalendarza.
Dodaj komentarz