15 лучших советов и рекомендаций по Microsoft Word

Microsoft Word — идеальное приложение, с которым легко начать работу, но в котором есть множество обучающих функций. В этом руководстве я расскажу вам о некоторых из лучших советов и приемов Microsoft Word. Это будет очень удобно, если вы редактируете документы каждый день.

Word остается одним из самых ценных и старых инструментов Microsoft. За прошедшие годы программное обеспечение эволюционировало для создания сложных таблиц и диаграмм, сводок, листовок и информационных бюллетеней, среди прочего. Вы можете использовать эти лучшие советы и приемы, чтобы сократить время, которое вы тратите на MS Word, и перейти к следующей задаче в вашем списке.

15 лучших советов и рекомендаций по Microsoft Word

Самым популярным приложением для обработки текстов, которое используют машинистки по всему миру, является Microsoft Word. Когда вы печатаете отчет, рассказ, эссе или что-то еще, над чем вы можете работать, программа загружается всевозможными функциями, с которыми вы, возможно, никогда не столкнетесь. Я представляю несколько моих любимых приемов, которые помогут вам открыть для себя некоторые из менее известных программ. Вот пятнадцать советов и приемов, которые превратят вас в мастера Microsoft Word:

1. Используйте собственные шрифты и стили
2. Определите статистику читабельности вашего документа
3. Выделите предложение, нажав
4. Использовать дату и время автоматического обновления
5. Избавьтесь от нежелательного форматирования.
6. Вставить скриншот
7. Заставьте ваш документ говорить
8. Удалить ленту панели инструментов
9. Защитите свой документ
10. Преобразование Word в PDF
11. Используйте шаблоны, чтобы сэкономить время.
12. Импорт, форматирование и редактирование изображений
13. Удаление слов одним нажатием клавиши
14. Добавление закладок в документ
15. Объединение и слияние документов

Давайте попробуем их один за другим.

1] Нажмите «Пользовательские шрифты и стили».

Одним из важных советов по работе с Word является настройка размера и стиля шрифта. Word по умолчанию отображает текст шрифтом Calibri размером 12 пунктов. Если вы измените настройки шрифта, вы можете изменить внешний вид документа.

Есть два способа изменить размер и стиль шрифта:

• Прежде чем что-либо вводить, вы можете внести изменения в настройки.
• После написания текста вы также можете настроить размер и стиль текста.

Вы можете изменить это в верхнем левом углу экрана, выполнив следующие действия:

• В левой части вкладки «Главная» вы увидите группу «Шрифт» .

• Просто нажмите и перетащите курсор, чтобы выбрать текст, который вы хотите изменить.
• После этого вы можете изменить шрифт с помощью выпадающих меню в группе «Шрифт» .
• Выберите новый стиль шрифта и измените размер.

В режиме реального времени вы увидите, как Word обновляет ваш текст. Это делает его одним из самых популярных советов для Microsoft Word — это простая настройка, которая дает значительные результаты!

2] Определите статистику читабельности вашего документа

Word также может оценить сложность вашего стиля письма, помимо орфографии и грамматики. Соответствует ли ваш стиль письма, например, уровню понимания пятиклассников или людей с высшим образованием? Вам не о чем беспокоиться. Word подсчитывает ваш балл по 100-балльной шкале с помощью теста на легкость чтения с плоти. Как правило, чем выше процент на шкале, тем легче это понять. В документации из Офиса обычно указано, что оценка должна быть выше 60.

Кроме того, тест Flesh-Kincaid Grade Level указывает оценку, для которой написан ваш текст, и, согласно документации Microsoft, вы должны стремиться к от 7,0 до 8,0.

Вот процедура активации этой функции:

• Откройте Word> Перейти к файлу > Параметры> Выберите правописание
• Под заголовком При исправлении орфографии и грамматики в Word > Установите флажок Проверять грамматику с орфографией.
• Затем установите флажок «Показать статистику удобочитаемости» > нажмите «ОК».
• После включения этой функции откройте файл, который хотите изучить.
• Нажмите F7 или выберите «Обзор» > «Правописание и грамматика».

Word отображает уровень чтения вашего документа после проверки грамматики и орфографии.

3] Выделите предложение одним щелчком мыши

Возможно, вы захотите выделить большую часть документа, чтобы изменить шрифт, цвет текста и т. д. Обычный способ перемещения курсора по блоку текста — перетаскивание курсора, но это может занять много времени, особенно когда блок текста большой и занимает несколько страниц.

Чтобы сделать это быстро, выполните следующие действия:

• Нажмите на начало текстового блока, который хотите выделить.
• Удерживая нажатой клавишу Shift , прокрутите вниз до конца текстового блока.
• Все будет выделено, когда вы нажмете на конец текста. Затем вы можете предпринять любые действия, которые вам нужны.

Если вы хотите выделить весь документ, вы можете сделать это, нажав Ctrl + A.

4] Использовать дату и время автоматического обновления

Вы используете один и тот же документ снова и снова, пока вы меняете только несколько ключевых деталей? Один изящный трюк — позволить Word автоматически обновлять дату, если документ содержит время и дату.

Чтобы вставить дату, которая автоматически обновляется, выполните следующие действия:

• Откройте Word > перейдите на вкладку «Вставка».
• В группе Текст > щелкните Дата и время.
• В диалоговом окне Дата и время выберите нужный формат .
• Далее установите флажок Обновлять автоматически .

Дата будет вставлена ​​как поле и будет обновляться автоматически.

5] Избавьтесь от нежелательного форматирования

Легко испортить форматирование документа, особенно если он был скопирован и вставлен из другого источника. Таким образом, вы должны проверить и исправить любое неправильное форматирование, чтобы сделать ваш документ более привлекательным и презентабельным. Вы должны вернуть его к формату по умолчанию, как показано в группе «Шрифт» на вкладке «Главная» на ленте. Для этого вам необходимо выполнить шаги, указанные ниже:

• Выделите оскорбительный текст и нажмите Ctrl+Пробел.
• Вы также можете использовать кнопку « Очистить все форматирование », чтобы избавиться от форматирования выделенного текста.

Вот и все.

6] Вставить снимок экрана

Добавление визуального представления или ссылки на содержание статьи или обзора иногда добавляет глубины. Вот как вы можете использовать функцию скриншота в MS Word, чтобы сделать снимок экрана и добавить вес вашему контенту. Для этого выполните следующие действия:

• Откройте Word> Нажмите на вкладку «Вставка».
• Нажмите на опцию «Снимок экрана» в группе «Иллюстрация» в группе «Лента» .
• Появится возможность обрезать экран .
• Нажав на нее, вы попадете на страницу, скриншот которой хотите сделать.
• Перетащите мышь на нужное изображение.
• Копия снимка экрана будет автоматически добавлена ​​в ваш документ.

Это все.

7] Заставьте ваш документ говорить

В Word есть интересная функция, позволяющая читать текст документа через динамики компьютера. Он не относится к ленте, поэтому его необходимо добавить на панель быстрого доступа. Чтобы заставить ваши документы говорить, выполните следующие действия:

• Откройте Word > Нажмите «Файл» на ленте > Затем нажмите «Параметры» в меню в левой части экрана.
• Нажмите Панель быстрого доступа > Измените раскрывающийся список с популярных команд на все команды. Подождите несколько секунд, пока список команд не обновится.
• Прокрутите вниз до пункта «Говорить» > коснитесь «Добавить».
• На панели быстрого доступа над лентой вы увидите значок «Говорить». Это похоже на пустой речевой пузырь.
• Выделите текст > Затем щелкните значок «Говорить» , и через несколько секунд вы услышите произносимый текст.

Вы можете создать аудиокнигу из документа. Это было бы очень полезно в презентации, где ваша аудитория должна понять все пункты в документе, прежде чем перейти к следующему разделу.

Для аудитории часто более эффективно слушать произнесенное слово, чем читать что-то, где они могут пропустить строчку и прийти к ошибочным выводам.

8] Удалить ленту панели инструментов

Серая панель инструментов в верхней части Word называется лентой.

Если вы хотите писать без перерыва, вы можете скрыть ленту панели инструментов в верхней части документа, просто нажав комбинацию клавиш Ctrl + F1 на клавиатуре. Когда вы закончите свою работу, вы можете снова нажать Ctrl + F1 , чтобы вернуть ее в поле зрения.

9] Защитите свой документ

Вполне вероятно, что вы вложили много труда в создание сложного документа, и вы можете не хотеть, чтобы ваши коллеги могли вносить какие-либо изменения, или вы можете хотеть, чтобы они могли вносить только определенные изменения, например вставлять комментарии. .

Кроме того, если документ доступен в многопользовательской среде, вы можете назначить ему пароль, чтобы его могли открывать только авторизованные пользователи. Microsoft Word имеет ряд встроенных функций безопасности, которые могут помочь зашифровать ваш текст. Чтобы получить доступ к настройкам защиты, выполните следующие действия:

• Нажмите «Файл» > «Информация» > «Защитить документ».
• Вы можете выбрать «Ограничить редактирование», «Зашифровать с помощью пароля» или «Ограничить доступ» в раскрывающемся меню.

Выбор «Зашифровать с помощью пароля» позволяет вам управлять разрешениями на просмотр и редактирование .

10] Конвертировать Word в PDF

Вы все еще используете стороннее программное обеспечение для преобразования документов Word в файлы PDF? Что ж, теперь вы можете просто преобразовать документ Word в PDF всего за несколько шагов, а не по старинке:

• Откройте документ, который вы хотите сохранить в формате PDF .
• Сохраните документ, щелкнув вкладку «Файл» > щелкните вкладку «Сохранить как», появится диалоговое окно «Сохранить как».
• Щелкните раскрывающийся список «Сохранить как тип» > выберите вариант PDF .
• Убедитесь, что опция Открыть файл после публикации отмечена или выбрана.
• Нажмите на опцию Сохранить.

Это будет ваш PDF-документ.

11] Используйте шаблоны, чтобы сэкономить время.

В Microsoft Word доступно множество шаблонов, от резюме до информационных бюллетеней. Большая часть тяжелой работы — форматирование, верстка и т. д. — уже сделана за вас, если вы начнете с шаблона. Чтобы начать работу с шаблоном, выполните следующие действия:

• Запустите Word> Нажмите «Создать».
• В разделе «Пустой документ» вы увидите миниатюры некоторых шаблонов, которые вы можете выбрать.
• Показанные выше шаблоны — это лишь некоторые из вариантов, доступных в Интернете.
• Если вы ищете что-то конкретное, щелкните там, где написано «Поиск онлайн-шаблонов», и введите ключевое слово, например CV . Затем нажмите Enter на клавиатуре.

Вот и все.

12] Импорт, форматирование и редактирование изображений

Вы можете добавить изображения в свои документы, выполнив следующие действия:

• Запустите Ворд. Нажмите на вкладку «Вставка» на ленте.
• Затем нажмите «Изображения» > «Это устройство».
• Найдите нужное изображение. Затем нажмите «Вставить» , чтобы добавить его в документ.
• Вы также можете выбрать стоковые изображения или онлайн-изображения в меню «Вставка» > «Изображения» > «Онлайн-изображения».

В большинстве случаев вам нужно будет проделать некоторую работу, чтобы ваши изображения выглядели наилучшим образом. По умолчанию Word размещает ваши изображения так, чтобы они были выровнены с вашим текстом, но это может быть не лучшим выбором. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

• Щелкните правой кнопкой мыши изображение и выберите « Обтекание текстом » для других параметров. Квадрат — хороший вариант, потому что он позволяет перетаскивать изображение куда угодно и обтекать его текстом.
• Щелкните свое изображение, а затем вкладку Формат изображения на ленте, чтобы просмотреть дополнительные параметры редактирования изображения.
• Например, вы можете выбрать рамку, тень или эффект в стилях изображения или нажать « Обрезать », чтобы удалить ненужные области изображения.

13] Удалить слова одним нажатием клавиши

Хотите удалить большой кусок текста? Вместо того, чтобы удерживать клавишу Backspace, удерживайте нажатой клавишу CTRL , а затем нажмите клавишу Backspace на клавиатуре.

Делая это, вместо того, чтобы удалять только один символ, одно слово удаляется каждый раз, когда вы нажимаете клавишу возврата. Благодаря этому вы можете молниеносно удалять куски текста.

14] Добавить закладки в документ

При работе с большими документами закладки очень удобны. Вы можете добавить в закладки любую часть документа и назвать закладку, чтобы ее можно было использовать для поиска определенного текста. Название закладки не отображается в самом документе.

Чтобы добавить закладку, выполните следующие действия:

• Вы можете создать закладку, поместив курсор в нужное место.
• Щелкните вкладку «Вставка» на ленте > В группе «Ссылки» щелкните значок «Закладка» .
• Вам будет предложено дать вашей закладке имя во всплывающем окне.
• Просто нажмите кнопку « Добавить », чтобы добавить закладку в документ.
• Теперь нажмите F5 , чтобы найти закладку в документе.
• Во всплывающем окне появятся кнопки «Перейти» и «Найти и заменить» .
• Выберите « Закладка » в первом списке > Затем выберите нужное имя закладки из раскрывающегося списка.
• Нажмите «Перейти» .

15] Слияние и объединение документов

Office 365 предлагает функцию Word, которая позволяет любому объединять и объединять несколько документов в один файл. Это невероятно удобно для тех, кто получает документы из нескольких источников и должен представить их на собрании как один документ.

Заключение

Несмотря на то, что Microsoft Word широко используется, его лучшие функции неизвестны большинству пользователей. Я надеюсь, что этот пост был полезен, и теперь вы знаете некоторые из лучших советов и приемов Microsoft Word, которые сэкономят вам много времени, особенно если вы работаете с большим и сложным документом.