Как создать эффективный путеводитель по социальным сетям для вашего бизнеса

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, у каждого современного бизнеса должны быть передовые методы работы с социальными сетями.

В Руководстве по работе с социальными сетями изложены лучшие социальные практики для ваших сотрудников. В некоторых случаях эти правила требуются по закону или для правовой защиты. Но в конечном итоге цель этих рекомендаций — предоставить сотрудникам информацию, необходимую им для принятия правильных решений в социальных сетях для себя и компании.

Это верно, даже если ваша компания еще не представлена ​​в социальных сетях. Независимо от того, есть ли у вас официальная учетная запись в Твиттере или профиль в Instagram или нет, вам лучше доверять тому, что ваши сотрудники находятся в сети и активно общаются.

В этой статье будут рассмотрены:

• Разница между политикой в ​​отношении социальных сетей и руководящими принципами в отношении социальных сетей
• Реальные примеры от других брендов
• Как использовать наш бесплатный шаблон руководства по социальным сетям для создания собственного набора руководств

Что такое рекомендации в социальных сетях?

Руководящие принципы для социальных сетей — это предложения о том, как сотрудники компании должны представлять себя и компанию в своих личных аккаунтах в социальных сетях.

Думайте о передовом опыте в социальных сетях как о руководстве по передовому опыту в социальных сетях для сотрудников.

Они должны описывать, как вести себя в социальных сетях так, чтобы это было позитивно и выгодно как для компании, так и для сотрудников и клиентов. Социальные рекомендации могут включать советы по этикету, полезные инструменты и ссылки на важные ресурсы.

Важно отметить, что мы действительно не рекомендуем запрещать сотрудникам использовать социальные сети или вообще запрещать им говорить о вашей компании. Нехорошо охранять или подвергать цензуре социальное присутствие членов вашей команды: поговорите о моральном убийце и попрощайтесь с любыми возможностями органического посла.

Обратите внимание, что политика использования социальных сетей отличается от политики вашей компании в отношении социальных сетей. Они также отличаются от вашего руководства по стилю в социальных сетях.

Политика в отношении социальных сетей — это всеобъемлющий документ, в котором подробно описывается, как компания и ее сотрудники используют социальные сети. Эти политики предназначены для защиты бренда от юридических рисков и поддержания его репутации в социальных сетях. В тех случаях, когда политика в отношении социальных сетей устанавливает правила и последствия их нарушения, рекомендации в отношении социальных сетей являются более информативными.

Между тем, руководство по стилю для социальных сетей определяет голос бренда, визуальные эффекты бренда и другие важные маркетинговые элементы. Он часто используется создателями контента в организациях, чтобы гарантировать, что их публикации будут брендированы.

Еще одно отличие: правила социальных сетей также отличаются от правил сообщества, которые устанавливают правила публичного взаимодействия с вашей учетной записью или группой.

Хотите знать больше? Пройдите бесплатный курс Академии Hootsuite «Внедрение управления социальными сетями в вашей организации».

Почему руководство в социальных сетях важно?

Каждый сотрудник (да, включая Мориса из бухгалтерии) является потенциальным представителем онлайн-бренда. Делитесь рекомендациями в социальных сетях — это ваш шанс предоставить всей команде инструменты, которые помогут им продвигать вас в позитивной, инклюзивной и уважительной манере.

Используйте правила социальных сетей, чтобы:

• Дайте своим сотрудникам возможность позитивно взаимодействовать со своими личными аккаунтами в социальных сетях.
• Обучайте передовым методам работы с социальными сетями
• Поощряйте сотрудников подписываться на ваши официальные аккаунты или использовать официальные хэштеги.
• Распространите стратегию вашей компании в социальных сетях
• Познакомьте сотрудников с полезными сторонними инструментами и ресурсами, такими как панель инструментов социальных сетей Hootsuite или обучение в Академии Hootsuite.
• Защитите своих сотрудников от социального преследования
• Защитите свою компанию от угроз кибербезопасности
• Уточнить, какой информацией можно делиться, а что является нарушением конфиденциальности
• Повысьте репутацию своего бренда в социальных сетях

Хотя передовой опыт в социальных сетях обычно предназначен для обмена с сотрудниками, любой, с кем вы работаете, также может извлечь выгоду из этого передового опыта, например, корпоративные партнеры, маркетинговые агентства или влиятельные лица.

Если вы не создадите лучшие практики представления или обсуждения вашей компании в социальных сетях, ситуация может быстро выйти из-под контроля. И, с другой стороны, отсутствие рекомендаций в социальных сетях также может помешать вам извлечь выгоду из контента сотрудников. Восторженный член команды, вооруженный социальными принципами и уверенный в том, что ему позволено говорить, может стать мощным представителем вашего бренда.

10 правил социальных сетей для сотрудников

Вот краткое изложение основных разделов, которые вы должны включить в свою политику в отношении социальных сетей. Но, конечно, хотя эти детали являются общими, действуйте и адаптируйте любую часть этого в соответствии с вашим брендом: в конце концов, все отрасли разные.

На самом деле, каждая компания уникальна… поэтому вы можете проконсультироваться со своей командой, прежде чем принимать какие-либо жесткие и быстрые правила. У ваших сотрудников могут быть конкретные вопросы или опасения, которые было бы полезно включить в ваш основной документ.

1. Официальные аккаунты

Определите официальные каналы вашей компании в социальных сетях и поощряйте сотрудников следить за ними. Это не просто шанс получить еще несколько подписчиков, это отличная возможность показать сотрудникам, как ваш бренд представляет себя в социальных сетях.

Вы также можете определить конкретные хэштеги, если они являются важной частью вашей социальной стратегии.

В некоторых случаях компании либо разрешают, либо требуют от определенных сотрудников вести учетные записи в социальных сетях, связанные с брендом. Если это то, чем занимается ваш бизнес, в ваших социальных рекомендациях неплохо было бы объяснить, как член команды может (или не может) входить в свою фирменную учетную запись.

2. Раскрытие информации и прозрачность

Если члены вашей команды с гордостью заявляют в своих социальных аккаунтах, что они работают на вашу компанию, рекомендуется попросить их уточнить, что они создают сообщения в социальных сетях от своего имени, а не от вашего бренда. Добавление информации в их профиль в социальных сетях или биографию о том, что «Все высказанные мнения являются моими собственными» (или аналогичные), помогает понять, что это не официальная точка зрения.

При этом, если они собираются обсуждать вопросы, связанные с компанией, в социальных сетях, по закону они фактически обязаны идентифицировать себя как сотрудников. Это правило, а не дружеское предложение. На самом деле в США Федеральная торговая комиссия требует, чтобы идентификация проходила на соответствующем посту. Просто упомянуть об этом в своей биографии недостаточно.

Пример биографии сотрудника Google в Twitter

3. Конфиденциальность

Никогда не помешает напомнить вашей команде, что конфиденциальная информация компании является конфиденциальной в любое время суток. Будь то личная информация о коллегах, финансовые раскрытия, будущие продукты, частные сообщения, данные исследований и разработок или другая конфиденциальная информация, поясните, что конфиденциальность и конфиденциальность должны соблюдаться на всех платформах социальных сетей.

4. Кибербезопасность

Кибервзломы и угрозы — это не шутки. Даже если ваши сотрудники бдительны в отношении фишинга и тому подобного, никогда не помешает изучить основы кибербезопасности, особенно если вы собираете информацию о клиентах или клиентах.

Кибербезопасность прежде всего!

Быстрое обновление кибербезопасности 101:

• Выбирайте надежные пароли
• Используйте разные пароли для каждой социальной учетной записи
• Не используйте одни и те же пароли для корпоративных учетных записей.
• Используйте двухфакторную (или многофакторную) аутентификацию для входа в социальные сети
• Ограничьте личную и профессиональную информацию, которой вы делитесь
• Используйте личные учетные данные для личных учетных записей
• Убедитесь, что ваше интернет-соединение защищено
• Не загружайте и не нажимайте на подозрительный контент
• Активируйте службы определения местоположения в приложениях только при необходимости
• Практикуйте безопасный просмотр

5. Преследование

Руководство обычно напоминает персоналу о необходимости быть добрым в социальных сетях. Но помимо пропаганды позитива, предприятия также должны дать понять, что они не терпят никаких форм преследования в социальных сетях.

С другой стороны, это возможность оказать поддержку своим сотрудникам, если они столкнутся с притеснениями. Определите свою политику в отношении троллей или хулиганов, будь то сообщение о них, игнорирование, блокировка или бан.

Расскажите людям, как сообщать о проблемах, с которыми они могут столкнуться. Если необходима поддержка, сообщите сотрудникам, как и где они могут ее получить.

Предоставление протокола и инструментов поможет вашей команде пресечь проблемы в зародыше, прежде чем они перерастут в полномасштабный кризис в социальных сетях.

6. Инклюзивность

Для каждого работодателя и бренда важно продвигать инклюзивность в социальных сетях и за их пределами. Поощряйте своих сотрудников делать то же самое — это способ показать, что вы тоже заботитесь о них.

Рекомендации по включению могут включать:

• Используйте включающие местоимения (они/они/они/люди)
• Добавьте описательные подписи к изображениям
• Помните о представлении
• Не делайте предположений о поле, расе, опыте или способностях
• Избегайте смайликов пола или расы
• Не стесняйтесь делиться своими любимыми местоимениями
• Используйте заглавные буквы для хэштегов (это делает их более разборчивыми для программ чтения с экрана_
• Используйте различные изображения и значки. Это включает в себя стоковые изображения, смайлики и фирменные визуальные эффекты.
• Сообщайте и удаляйте любые комментарии, которые считаются сексистскими, расистскими, эйбилистскими, эйджистскими, гомофобными или ненавистническими по отношению к какой-либо группе или человеку.
• Сделайте текст доступным, используя простой язык , и доступным для людей, изучающих английский как второй язык, или людей с ограниченными возможностями обучения.

Дополнительные ресурсы по включению можно найти здесь.

7. Правовые аспекты

Ваши социальные принципы могут включать в себя напоминание сотрудникам об уважении интеллектуальной собственности, авторских прав, товарных знаков и других соответствующих законов. Если вы сомневаетесь, эмпирическое правило относительно простое: если это не ваше и у вас нет разрешения, не публикуйте его. Легкий!

8. Что можно и чего нельзя делать

Конечно, хотя вы можете захотеть подробно ознакомиться с предыдущими разделами, составить краткий справочный список того, что можно и чего нельзя делать, — это шанс сделать все как можно более ясным.

Например…

• НЕОБХОДИМО включить компанию в качестве работодателя в свою биографию в социальных сетях (если хотите).
• НЕ ВСТРЕЧАЙТЕСЬ с конкурентами ненадлежащим образом
• ОБЯЗАТЕЛЬНО делитесь сообщениями компании, событиями и историями в социальных сетях.
• НЕ РАЗГЛАШАТЬ секреты компании или конфиденциальную информацию ваших коллег
• ВЫРАЖАЙТЕ свое собственное мнение – просто убедитесь, что вы не говорите от имени компании.
• НЕ комментируйте юридические вопросы, касающиеся компании
• НЕОБХОДИМО сообщать о домогательствах, с которыми вы столкнулись или заметили
• НЕ взаимодействуйте с троллями, негативным освещением или комментариями

9. Полезные ресурсы

Вы можете включить ссылки на полезные ресурсы в руководство или перечислить их в отдельном разделе. Куда бы вы их ни поместили, хорошей идеей будет ссылка на вашу политику в отношении социальных сетей, руководство по стилю в социальных сетях и правила сообщества, чтобы у всех была эта информация под рукой.

Другие ссылки, которые вы, возможно, захотите включить, могут быть следующими:

• документы компании
  • корпоративный кодекс поведения
  • трудовые договоры
  • политика конфиденциальности
• Правила маркетинга, рекламы и продаж от правительства Канады и Федеральной торговой комиссии.

Если ваша компания предлагает ресурсы социальных сетей, что может быть лучше, чем ваши рекомендации в социальных сетях, чтобы все знали о них? Будь то инструменты, обучение от Hootsuite или стипендии в социальных сетях, вы даете людям, которые работают на вас, возможность выложиться по полной (ногами?) в социальных сетях.

10. Контактная информация и дата

Не забудьте также добавить информацию, куда вы можете отправлять вопросы. Это может быть конкретный человек, форум или Slack-канал или адрес электронной почты.

Вы также должны указать, когда ваши рекомендации обновлялись в последний раз.

Примеры рекомендаций для социальных сетей

Ищете реальные примеры правил использования социальных сетей? Мы собрали несколько источников вдохновения.

Район муниципальных колледжей Гроссмонт-Куямака предоставляет четкие и краткие рекомендации по передовому опыту. «Свобода слова должна осуществляться ответственно», — напоминает страница читателям. «Эти рекомендации представляют собой дорожную карту для конструктивного, уважительного и продуктивного использования сайтов социальных сетей».

Intel делает все возможное, чтобы убедить сотрудников в том, что они здесь не для того, чтобы подвергать цензуре или контролировать их поведение в Интернете. «Мы вам доверяем», — прямо и косвенно говорится в руководстве. С самого начала Intel четко обозначила свои пожелания: будьте искренними, сосредоточьтесь на хорошем и руководствуйтесь здравым смыслом.

Стэнфордский университет (да, тот же институт, из которого выбыл основатель Facebook Марк Цукерберг) разработал политику в отношении социальных сетей, которая довольно широка, но предоставляет пользователям много ресурсов и контекста. Если ваши рекомендации в социальных сетях настолько подробны, было бы неплохо обсудить ключевые выводы с вашей командой на семинаре или семинаре, чтобы убедиться, что не упущено ни одной детали.

Школа медсестер Bloomberg при Университете Торонто предлагает очень краткий список рекомендаций, которые легко усваиваются с первого взгляда. Это хорошее напоминание о том, что то, как вы разрабатываете свои рекомендации, может помочь в понимании, будь то веб-страница, PDF-файл или брошюра.

Помните, что ваши рекомендации могут быть настолько длинными или короткими, насколько вы пожелаете. Sharp News, например, предлагает только четыре рекомендации по использованию социальных сетей.

Олимпийский комитет сохранил свои рекомендации в социальных сетях для Олимпийских игр в Пекине на одной странице, хотя и довольно плотной. Исходя из «можно» и «нельзя», сразу становится понятно, что допустимо, а что осуждается.

Поскольку Nordstrom занимается обслуживанием клиентов, а конфиденциальность важна, ее политика в отношении социальных сетей в значительной степени направлена ​​на защиту клиентов. Ваша собственная отрасль будет другой, поэтому скорректируйте свои рекомендации, чтобы они соответствовали вашим конкретным проблемным областям (или возможностям!).

Шаблон руководства по социальным сетям

Мы собрали все эти полезные советы в один бесплатный загружаемый шаблон. Это всего лишь простой документ Google, и им довольно легко пользоваться.

Просто сделайте копию и начните добавлять свои рекомендации, чтобы помочь вашей команде добиться успеха в социальных сетях.