De bästa Microsoft Teams tips och tricks du bör känna till

Använder du Microsoft Teams på dina enheter? Använder ditt företag Microsoft Teams för möten eller videokonferenser? Om du eller ditt företag använder det finns det olika Microsoft Teams-tips som inte många känner till. I det här inlägget har vi försökt erbjuda några av de bästa Microsoft Teams tips och tricks för att hjälpa dig att få ut det mesta av denna kraftfulla organisationsapp.

De bästa Microsoft Teams tips och tricks du bör känna till

Här är en lista över de bästa Microsoft Teams tips och tricks som kommer att behandlas i den här artikeln:

1. Ändra kalenderinbjudningsmeddelande i Microsoft Teams
2. Delningsikonen är inte tillgänglig i Teams
3. Bjud in externa deltagare till ett Teams-möte
4. Gå med i ett Microsoft Teams-möte med ett konto
5. Bjud in hela teamet till ett teammöte
6. Stäng av kameran i Microsoft Teams
7. Få en lista över mötesdeltagare i team
8. Hur ringer jag in till ett Microsoft Teams-möte?
9. Hur hittar jag en post i Microsoft Teams?
10. Skapa en hyperlänk för ett Microsoft-teammöte
11. Gör en deltagare till presentatör under ett möte i Teams

Var noga med att granska var och en och ta reda på när du ska använda dem.

1. Ändra meddelande om kalenderinbjudan i Microsoft Teams

Eftersom Microsoft Teams inte stöder det ännu, måste du gå till Outlook-appen på din telefon eller dator.

• Öppna Outlook-appen.
• Välj det möte/den möte som du vill redigera.
• Ändra påminnelsen du vill ställa in.

2. Delningsikonen är inte tillgänglig i Teams

Det finns inget alternativ för skärmdelning i Microsofts webbapp. Om du använder skrivbordsversionen av Microsoft Teams, kontakta din administratör. De kan endast aktivera eller inaktivera skärmdelningsfunktionen för teammedlemmar i Microsoft Teams.

3. Bjud in externa medlemmar till teammötet

Ja, du kan använda Microsoft Teams för att träffa människor utanför ditt företag. Inte nog med det, de kan fortfarande gå med dig i ett möte även om de inte har ett konto eller Teams-appen installerad. För att göra detta, följ dessa steg:

• Öppna Teams-appen och klicka på kalenderikonen i den vänstra rutan.
• Välj Nytt möte i det övre högra hörnet av den högra rutan.

• Ange hela e-postadressen i fältet ”Medlemmar” och tryck på ”Enter”.
• Steg 4: Fyll i alla återstående uppgifter och klicka på Skicka.

Så här kan du skicka inbjudningar till externa användare att gå med i ett möte i Microsoft Teams, även om de inte har ett konto.

4. Gå med i ett Microsoft Teams-möte med ett konto

Vill du gå med i ett Teams-möte utan ett konto? Ja, du kan gå med som gäst från vilken enhet som helst, även om du inte har ett Microsoft Teams-konto eller ett Microsoft-konto. Följ dessa steg för att gå med i Teams-möten som gäst.

• Öppna mötesinbjudan och klicka på ”Gå med i ett Microsoft Teams-möte”.
• Du får två alternativ: ladda ner Teams-appen eller gå med online.
• Om du inte vill ladda ner appen klickar du på ”Gå med online”. Du kan gå med i möten med webbläsaren Microsoft Edge eller Chrome.
• Tillåt åtkomst till din mikrofon och kamera om du tillfrågas så att du kan synas och höras i mötet.
• Ange ditt namn och välj ljud- och videoinställningar. Klicka på ”Gå med nu” för att gå med i mötet.

Om du har problem med att logga in när du använder Microsoft Teams, läs vår relaterade guide.

5. Bjud in hela teamet till ett teammöte

Vill du skicka en inbjudan till alla teammedlemmar för ett kommande möte? Du skickade, men deltagarna fick ingen inbjudan. Detta beror på att teammedlemmar inte får inbjudningar som standard.

Du kan aktivera det genom att göra följande:

• Open Teams-appen följde den gemensamma kanalen. Klicka på Meddelanden och klicka på köttbulleikonen (tre horisontella prickar).
• En rullgardinsmeny visas – välj alternativet Öppna i SharePoint.

• Sedan måste du välja alternativet Konversationer från den vänstra rutan.
• Klicka nu på köttbulleikonen och välj ”Inställningar” från rullgardinsmenyn.
• På inställningssidan klickar du på knappen ”Redigera grupp” längst ned.
• Rulla ner till botten av skärmen.
• Markera rutan ”Medlemmar kommer att få alla gruppaviseringar och händelser i sina brevlådor”.

• Klicka på knappen Spara för att tillämpa ändringarna.

Du behöver inte bjuda in alla teammedlemmar till mötet. Alla teammedlemmar kommer att bjudas in automatiskt så snart du skapar ett nytt möte i Teams-appen.

6. Inaktivera kameran i Microsoft Teams

Vill du stänga av kameran i Microsoft Teams före eller efter att du anslutit till ett möte? Hittar du inget alternativ? Här är en guide som hjälper dig att stänga av kameran i Microsoft Teams:

Innan du går med i ett möte

Du kan stänga av kameran innan du går med i ett möte i Teams. För att göra detta, följ dessa steg:

• Klicka på knappen Gå med för att gå med i mötet.
• Nästa skärm låter dig välja video- och ljudinställningar. Inaktivera kameraikonen längst ner.

• Klicka på ”Gå med nu” för att gå med i mötet utan att visa videon.

Mitt i ett möte

Du kan stänga av kameran när som helst under ett möte. För att göra detta, tryck på kameraknappen för att stänga av videon under det aktuella mötet. Det är allt; din video stängs av när du deltar i ett möte i Teams.

7. Få en lista över mötesdeltagare i team

Du har två alternativ för att få en lista över mötesdeltagare. Ladda först ner rapporten under mötet för att se vilka som är närvarande. För det andra, ladda ner den slutliga närvarorapporten efter mötets slut.

Följ dessa steg för att hjälpa dig ladda ner medlemsrapporten i Microsoft Teams:

Under mötet:

• Öppna möteskontroller
• Välj Visa medlemmar.
• Klicka på nedladdningsikonen (nedåtpil) bredvid Personer.

Det kommer att ladda ner en lista över deltagare, inklusive namn och tid då de gick med och lämnade mötet.

Efter möte:

• Klicka på kalenderikonen.
• Öppna mötet och välj fliken Deltagare från toppmenyn. Det kommer att visa dig all information om mötesdeltagare.
• För äldre möten kan du klicka på Närvarorapport och välja den rapport du vill se.

Alternativt kan du vänta 5 minuter. Öppna möteschatten så ser du närvarorapporten. Klicka på den för att ladda ner CSV-filen.

8. Hur ringer jag till ett Microsoft Teams-möte?

Vill du kalla till ett Teams-möte? Tja, processen är ganska enkel. Följ bara dessa steg:

• Öppna Teams-appen, klicka på kalenderikonen i den vänstra rutan.
• Välj mötet till höger i kalendern. Mötesinformationen kommer att visas.
• Rulla ned och hitta uppringningsnumret och konferens-ID.
• Slå telefonnumret du ser i mötesinformationen.

Om det finns en chans är du inte Teams-medlem, men du har fått en inbjudan att gå med i mötet. Använd telefonnumret på samma plats för att ansluta till konferensen.

9. Hur hittar jag en post i Microsoft Teams?

Om du vill hitta en inspelning i Microsoft Teams kan du antingen bli mötesarrangör eller börja spela in.

Om du använder Microsoft Stream för att spara inspelningar måste du följa dessa steg:

• Öppna Teams och gå till Chats i den vänstra rutan. Klicka på mötet du vill se en inspelning av.
• Klicka på ”Mötesinspelning” i den här chatthistoriken och välj ”Fler alternativ”.
• Välj nu Microsoft Stream. Klicka på knappen ”Fler alternativ”.
• Här kan du se och ladda ner mötesinspelningar. Du kan också dela inlägget eller lägga till det i chattfönstret.

10. Skapa en hyperlänk till ett Microsoft Team Meeting

Ja, du kan skapa en hyperlänk för ett Teams-möte att dela med andra deltagare. Det finns två sätt att skapa en länk. Kolla in dessa sätt nedan:

Metod 1: Få en länk via funktionen Möt nu

För att få en länk att dela måste du följa dessa steg:

• Klicka på kalenderikonen i den vänstra rutan i Teams-appen.
• Klicka på knappen Starta möte i den högra rutan. En rullgardinslista visas. Klicka på knappen Hämta länk på knappen Dela.

• Genom att klicka på knappen kan du kopiera länken eller dela den via e-post.

Metod 2: Få en inbjudningslänk med hjälp av ett schemalagt möte

Vill du dela en inbjudningslänk till ett redan planerat möte? Tja, det är lätt också. Gör följande:

• Öppna Teams-appen. Klicka på kalenderikonen på den vänstra panelen och ”Nytt möte” på höger sida.
• Ange all data. Se till att lägga till minst en medlem för att denna handledning ska fungera. När du är klar klickar du på knappen Skicka.

• Öppna kalendern igen. Klicka på ett möte för att öppna mötesinformationen.
• Steg 4: Scrolla ner till avsnittet ”Mötedetaljer” och högerklicka på länken ”Klicka här för att gå med i ett möte”. Välj ”Kopiera länk” och dela länken med kollegor.

12. Gör en medlem till talare under ett teammöte

Ja, Microsoft Teams stöder nu flera roller, så du kan befordra deltagare till presentatörsrollen mellan möten. För att göra detta, följ dessa steg:

• Klicka på ikonen Deltagare under ett möte.
• Efter att ha klickat kommer du att se en lista över deltagare. Håll muspekaren över medlemmens namn. Klicka på ikonen med tre punkter och välj alternativet ”Skapa presentatör”.
• Du kommer att få en bekräftelse popup. Välj alternativet Redigera.

Ett meddelande kommer att skickas till ledaren för den nya rollen.

Få ut det mesta av Microsoft Teams!

Det här är några av de bästa Microsoft Team-tipsen och tricken du kan börja använda idag. Jag hoppas att dessa bästa Microsoft Teams-tips hjälper dig att bli mer produktiv på din arbetsplats.

I ett Microsoft Teams-möte fortsätter fältet att visas i Teams

För att dölja aktivitetsfältet för möteshantering måste du öppna Microsoft Teams. Först måste du starta ett samtal och flytta markören bort från aktivitetsfältet. Det är allt. Verktygsfältet försvinner på ett ögonblick.

Hur man döljer Microsoft Team Meetings-presentatörer i ett Teams-möte

För att dölja talare i ett möte kan du gå in i helskärmsläge för att dölja allt. Endast skärmen som används av presentatörer kommer att vara synlig. Du kan också klicka på de tre prickarna och sedan klicka på knappen Fokus på knappen Delat innehåll.

Kan du inte se alla deltagare i en Microsoft Teams-video?

Ingen metod låter dig se alla deltagare samtidigt i ett möte. Microsoft Teams stödjer 300 deltagare i ett enda möte, så det är inte praktiskt att visa alla samtidigt. Max 49 personer kan ses samtidigt under mötet. Men om färre än 49 personer har anslutit sig till dig kan du se dem alla samtidigt.