Hur man bygger en effektiv godkännandeprocess för sociala medier för ditt team

Varje sociala medieteam som består av mer än en person behöver en godkännandeprocess för sociala medier.

Processer för godkännande av innehåll är inte unika för sociala medier. Till exempel har du förmodligen redan en godkännandeprocess för din blogg eller webbplats. Men hastigheten och räckvidden för sociala kanaler gör arbetsflödet för godkännande ännu viktigare för dina inlägg på sociala medier.

Här kommer vi att förklara hur du skapar ett arbetsflöde för godkännande av sociala medier som gör att ditt team kan samarbeta effektivt samtidigt som du säkerställer att ditt innehåll är rent, korrekt och varumärkesskyddat.

Vad är processen för godkännande av sociala medier?

Godkännandeprocessen för sociala medier är ett arbetsflöde där innehåll flyttas från en intressent till en annan tills det slutligen publiceras.

En väldesignad godkännandeprocess styr alla faser av din sociala medieaktivitet, från innehållsskapande till inlägg till sociala medieplattformen. Det skapar också en tydlig väg för ditt innehåll från person till person genom din organisation. Den dokumenterar vilka intressenter som är inblandade och när. Slutligen anger den vem som har den slutgiltiga behörigheten att godkänna innehåll för publicering på ditt varumärkes sociala medier.

Innan du kan skriva din policy måste du förbereda dig. Här är alla verktyg och delar du behöver för att komma igång:

Hur man skapar en godkännandeprocess för sociala medier

Steg 1: Definiera din strategi för sociala medier

Om du regelbundet läser Hootsuite-bloggen vet du att vi pratar mycket om strategi. Vi tror starkt på planering och målsättning. Utan att veta vart du vill åka är det osannolikt att du kommer dit.

Varför behöver du en social strategi innan du kan sätta upp en godkännandeprocess?

En tydlig strategi gör det enklare för innehållsskapare (grafiska designers och innehållsmarknadsförare) att skapa innehåll som möter seniora intressenters förväntningar. Detta gör att alla kan vara på samma sida och sparar tid genom att minska antalet klick som behövs på individuell postnivå.

En tydlig strategi för sociala medier låter dig också veta om din godkännandeprocess är i linje med dina mål. Till exempel, om din strategi är att ligga i framkant av trendämnen, måste du ställa in antalet intressenter och deras tidsram därefter.

Steg 2: Definiera roller och ansvar för teamet och intressenterna

Mer än 20 % av Hootsuites medelstora företagskunder har flera team som använder sociala medier. För att skapa en effektiv process för sociala medier behöver du förtydliga alla personer och team som använder sociala medier och vilka som är med och godkänner var och en.

Hur det ser ut är upp till dig. Kanske har varje team sina egna kanaler och sina egna godkännandeprocesser. Eller kanske är ett par seniora intressenter portvakterna för allt socialt innehåll för ditt varumärke.

Huvudsaken är att allt detta registreras.

Till exempel bör du skriva:

• Vem skapar och planerar innehåll i sociala medier?
• Vem redigerar innehållet för att bibehålla kvaliteten?
• Vem godkänner och publicerar innehåll?

I ett medelstort företag kan processen för godkännande av sociala medier innehålla följande roller:

• Innehållsskapare: Författare, designers, videoredigerare och alla som är involverade i innehållsskapande och planering.
• Innehållsredigerare som redigerar innehåll för språk, stil och konsistens mellan konton i sociala medier.
• Chefer för sociala medier som godkänner innehåll och ser till att postningsschemat stämmer överens med den övergripande varumärkesstrategin och optimal tidpunkt för inlägg.

Steg 3: Skapa en stilguide för sociala medier

Vilket innehåll publicerar ditt varumärke? Använder du brittisk stavning eller amerikansk? Eller ett helt annat språk? Är ditt varumärke ton lekfull och rolig? Eller informativ och seriös? Vad tycker du om hashtags och emojis?

Alla dessa måste beaktas för att säkerställa att ditt varumärkes sociala medieinnehåll är konsekvent, hög kvalitet och alltid i linje med varumärket.

Se till att ditt företag har skapat en stilguide. Det här är ett detaljerat dokument som beskriver hur dina sociala nätverk ska se ut. Detta kan inkludera allt från ton och skrivstil till varumärkesfärger, användning av foton och typsnitt.

När alla i marknadsföringsteamet arbetar utifrån en solid stilguide är godkännandet mycket lättare. Innehållsskapare använder det här dokumentet för att vägleda sitt arbete. Under tiden kan redaktörer och chefer hänvisa till dokumentet för att säkerställa att varumärkesstandarder och riktlinjer följs.

Steg 4: Skapa ett innehållsbibliotek

Innehållsbiblioteket är en befintlig pool av godkända sociala resurser. Detta kan inkludera grafik, mallar och andra resurser som dina innehållsutvecklare kan använda när de skapar nya inlägg.

Att använda tillgångar från ett förgodkänt bibliotek förenklar godkännandeprocessen avsevärt. Senior intressenter kan vara säkra på att många delar har godkänts innan tjänsten ens har skapats.

Steg 5: Ställ in deadlines och deadlines

Din godkännandeprocess för sociala medier bör vara knuten till en tidslinje som ger alla tillräckligt med tid att slutföra sin del av processen.

Börja med att bestämma hur lång tid det tar dina innehållsskapare i genomsnitt att skapa ett visst antal inlägg. Bestäm sedan hur lång tid det kommer att ta att redigera innehållet, schemalägga det och godkänna det.

Arbeta sedan baklänges för att sätta upp en tidslinje som fungerar för alla. Detta kommer att hjälpa till att undvika panik i sista minuten eller innehållsflaskhalsar.

Sätt även regelbundna deadlines och ett schema som gör alla ansvariga för att leverera i tid.

Till exempel kan en pågående godkännandeprocess för sociala medier innefatta:

• Kreatörer levererar färdigt innehåll senast den 15:e varje månad.
• Redaktörer levererar slutgiltigt innehåll senast den 20:e varje månad.
• Chefer planerar redigerat kvalitetsinnehåll för nästa månad före slutet av innevarande månad.

Naturligtvis fungerar denna tidslinje bara för ständigt grönt innehåll eller innehåll som inte är exceptionellt lägligt. Du kan behöva skapa en andra uppsättning deadlines eller deadlines som gör att ditt varumärke kan reagera på sociala trender när de uppstår.

Steg 6: Definiera ditt arbetsflöde och aviseringar

Din godkännandeprocess för sociala medier är ett arbetsflöde där innehåll flyttas från en person till en annan tills det slutligen publiceras. Du har redan definierat roller och deadlines för alla. Nu är det dags att använda denna information för att anpassa ditt arbetsflöde och aviseringar.

Helst bör ditt arbetsflöde automatiskt överföra innehåll från en person till en annan och meddela varje person när det är deras tur att börja arbeta. Att hålla allt i ett system säkerställer att alla vet var allt är i godkännandeprocessen. Det säkerställer också att endast en person gör ändringar i innehållet åt gången.

Så hur ser du till att alla får besked när det är deras tur? Du kan använda e-post, Slack-aviseringar eller andra projekthanteringsverktyg.

När du utformar ett arbetsflöde är det en bra idé att inkludera verktyg och appar som gör det lättare att skapa innehåll och identifiera innehållsproblem.

Några bra verktyg för ditt arbetsflöde:

• Grammatik för att stödja stavning, grammatik och skrivtydlighet.
• Visme för designstöd.
• Pictographr för att stödja fotoredigering.

Steg 7: Övervaka och granska vid behov

Testa godkännandeprocessen för sociala medier ett tag och se hur det fungerar för ditt team. Samla sedan alla för att diskutera eventuella problem eller saker som kan förbättras.

Målet är alltid att göra livet lättare för laget, inte svårare. Om en process blir otymplig fungerar den inte. Få regelbunden feedback från teammedlemmar så att alla känner sig uppskattade och delaktiga.

4 Fördelar med att skapa en godkännandeprocess för sociala medier

Du har förmodligen redan skördat några av fördelarna med att skapa en process för sociala medier. Men det finns några som vi vill nämna uttryckligen.

1. Se till att innehållet är i linje med ditt varumärkes röst och strategi.

Vi pratade tidigare om att skapa en stilguide för sociala medier för att hjälpa dig hantera ditt innehåll och godkännandeprocess. Det här är ett bra sätt att hålla ditt innehåll igenkännligt.

Men inget slår den kombinerade erfarenheten av ditt lag. Att arbeta igenom processen säkerställer att alla kan dela med sig av sina erfarenheter, både i sina kärnkompetenser och sina kunskaper om varumärkets historia och stil.

Genom att implementera en granskningsprocess får du också den bästa chansen att fånga eventuella buggar innan innehållet publiceras. Även de bästa redaktörerna hoppar ibland över trasiga länkar eller saknade kommatecken. Ju fler händer på kortleken, desto fler chanser att få det rätt.

2. Undvik lösenordsdelning och kontrollera åtkomst

Att dela lösenord både inom team och med externa konsulter och entreprenörer är en säkerhetsmardröm.

Godkännandeprocessen för sociala medier, i kombination med bra verktyg för hantering av sociala medier, gör att alla kan göra sitt jobb på samma system utan att behöva dela lösenord.

Godkännandeprocessen bör också tillåta dig att kontrollera hur mycket åtkomst varje teammedlem har. Du vill att flera personer ska kunna skapa innehåll, men förmodligen har bara ett fåtal godkännandebehörigheter.

Godkännandeprocessverktygen låter dig också utesluta någon från processen om de lämnar ditt team eller organisation, så att du aldrig utsätts för onödiga externa risker.

3. Samarbeta mer effektivt

Den ständiga loopen av hela teamet – med flera intressenter – kan vara betungande. Om du gör detta via e-post eller överför dokument minskar det effektiviteten, saktar ner ditt arbetsflöde och kan påverka innehållskalendern för sociala medier. Godkännande arbetsflödet förenklar processen och förbättrar produktiviteten.

Till exempel talade en global projektledare för fastighetsmarknadsföring med Forrester Consulting om utmaningarna med att arbeta utan ett godkännande arbetsflöde:

”När anställda ville göra inlägg var de tvungna att e-posta sina tillgångar, och sedan var det en process i flera steg där någon skrev för deras räkning eller kom tillbaka för att granska det publicerade innehållet efteråt för deras räkning.”

Det är mycket mer effektivt att ha allt på en plattform för att skapa, visa och publicera. När specifika önskemål uppstår vet medarbetarna vem som är ansvarig för varje steg i processen. Det gör att medarbetare kan samarbeta direkt och effektivt.

Dessutom hjälper godkännandearbetsflödet medarbetarna att hålla schemat. Detta förhindrar att innehåll skapas, glöms bort eller avpubliceras. Aviseringar informerar alla om vad som behöver deras uppmärksamhet.

En Forrester-rapport fann att en förbättring av processhanteringen för godkännande av sociala medier kan spara 495 000 USD i tid och ansträngning under tre år. Det är mycket tid och ansträngning.

Källa: Forrester Consulting, The Total Economic Impact™.

4. Behåll versionskontroll och spårredigering

Att skicka in filer via e-post kan resultera i feedback från olika intressenter i olika versioner. Någon kanske tittar på en fil som redan är inaktuell. Eller någon kanske måste samla in feedback från flera intressenter och sammanställa den till ett dokument.

Det är inte det bästa slöseri med tid. Och detta skapar risken att fel version går igenom godkännandeprocessen eller till och med publiceras.

Godkännandeprocessen för sociala medier låter dig också spåra ändringar så att du kan se vem som ändrade vad och när. Detta är en bra pedagogisk resurs för alla som är involverade i innehållsskapande.

3 godkännandeverktyg för sociala medier

Här är några av våra favoritverktyg som hjälper dig att bygga upp din godkännandeprocess och arbetsflöde för sociala medier.

1.Hootsuite

Du har redan sett hur Hootsuite kan hjälpa till med godkännandeprocessen för sociala medier.

Att använda Hootsuite innebär att alla delar av arbetsflödet kan köras på samma plattform. Innehåll kan skapas, redigeras och godkännas från Hootsuites instrumentpanel.

Så här kan seniorer i ditt team använda Hootsuite för att godkänna inlägg skapade av sociala medier:

Dessa godkännandefunktioner på toppnivå är tillgängliga i Hootsuite Business- och Enterprise-planerna.

Gruppplanen är utformad för små team och innehåller också många funktioner som är användbara för att upprätthålla ett arbetsflöde för godkännande av sociala medier.

Seniorteammedlemmar kan hantera teamåtkomst och roller och tilldela inlägg och kommentarer till specifika teammedlemmar.

2. Slapp

Slack är en kraftfull meddelandeplattform som hjälper team att samarbeta. Slack-appen för Hootsuite låter dig dela på sociala medier direkt i Slack utan att lämna Hootsuite för att göra det enklare att skicka meddelanden mellan team.

Det här verktyget hjälper till att hålla team organiserade. Organisera och färgkoda uppgifter på kort och Trello-tavlor. Tilldela uppgifter till en gruppmedlem och markera din uppgift som slutförd när din uppgift är klar. Och med funktionen ”nämna” vet du att din teammedlem kommer att uppmärksammas på hur processen fortskrider.

3. Trello

Dra och släpp-funktionen gör Trello användarvänlig. Den visualiserar arbetsflödet och hela teamet kan vara medvetet om godkännandeprocessen.